Должностная инструкция и обязанности менеджера по продажам на 2020 год

Должностная инструкция менеджера по продажам является основным документом, определяющим порядок и механизм его работы. Он раскрывает имеющиеся требования, предъявляемые к кандидатам на должность, содержит перечень непосредственных должностных обязанностей работника, выполняемые функции. Кроме того, определяются права работников, система оценки знаний и основные условия работы.

Общие положения

Общие положения должностной инструкции определяют следующее:

1. Каким образом осуществляется прием менеджера на должность и порядок его увольнения. Как правило, такие действия производятся на основании действующего трудового законодательства, и приказ выносится непосредственным руководителем компании.
2. Должностное лицо, которому подчиняется менеджер – это может быть либо руководитель отдела, либо директор предприятия или организации.
3. Основные требования, предъявляемые к соискателю при приеме на работу – наличие среднего или высшего профессионального образования и стаж работы в течение определенного времени.

Кроме того, существует перечень того, чем должен руководствоваться специалист при выполнении своих должностных обязанностей:

1. Порядком организации продаж и сбыта продукции организации.
2. Отдельными распоряжениями руководства, а также общими положениями предприятия, касающимися управления реализацией товаров.
3. Существующими правилами охраны труда, которые являются общими для всех организаций, функционирующих на территории РФ.
4. Непосредственно пунктами своей должностной инструкции.

[docs]

Соискатель, которого принимают на должность, должен обладать такой информацией:

1. Перечнем и содержанием законов и нормативных актов, относящихся к регулированию вопросов сбыта и реализации товаров и услуг.
2. Различными материалами, которые содержат правила и основные принципы сбыта и повышения продаж.
3. Основные методы работы, осуществляемые как лично менеджером, так и сотрудниками его отдела.
4. Принципы организации делопроизводства с учетом особенностей направления работы компании.
5. Актуальную информацию, в том числе и полученную из зарубежных источников, по опыту сбыта, анализу деятельности и повышению эффективности труда.
6. Систему оценки выполняемой работы.
7. Порядок и форму сдачи отчетности, порядок взаимодействия в процессе деятельности подразделения.
8. Правила трудового распорядка организации.

Функции и должностные обязанности

Основными функциями, которые должен выполнять менеджер по продажам, а также его должностными обязанностями, согласно инструкции, являются:

1. Разработка методик и технологий осуществления продаж товаров.
2. Разработка и совершенствование основных схем сбыта продукции в рамках деятельности организации.
3. Организация различных мероприятий, направленных на предпродажные действия, основным назначением которых является подготовка к началу сбыта нового товара или сотрудничества с новым контрагентом.
4. Создание определенных условий, обеспечивающих удовлетворение текущего спроса на определенную продукцию.
5. Осуществление контроля за соблюдением имеющихся пунктов бизнес-планов, которые используются в процессе ведения рабочей деятельности.
6. Соблюдение основных условий подписанных с клиентами и контрагентами договоров и соглашений, при необходимости внесение изменений в двухстороннем порядке, которые регистрируются дополнительным соглашением к уже существующему.
7. Изучение рынка товаров, сбытом которых занимается менеджер. Такая функция относится не только к тому региону, в котором работает менеджер – при своей работе он обязательно должен использовать результаты соседних регионов и городов для возможности применения каких-либо методов и технологий в своей деятельности.
8. Прогнозировать рост продаж и их спад в зависимости от сторонних факторов и соответствующим образом реагировать на подобные изменения.
9. Проводить анализ деятельности конкурентов фирмы, особенно специализирующихся на продажах аналогичной продукции и товаров.
10. Собирать и обобщать информацию, которая свидетельствует об объемах продаж продукции за определенный промежуток времени, колебаниях как в большую, так и в меньшую сторону, причинах подобных изменений. В связи с этим вынесение предложений вышестоящему руководству или принятие действий в рамках своей компетенции.
11. Анализ основных тенденций на рынке сбыта товаров, получение основной информации, касающейся прогноза спроса, а также планируемых выпусках товаров и продукции фирмами-конкурентами.
12. Анализ основных потребностей покупателей, изучение основных факторов, влияющих на него, разделение статистики по основным регионам и зонам.
13. Разработка схем действий, направленных на проведение различных мероприятий по повышению сбыта того или иного товара. Такая функция выполняется как для общего увеличения продаж, так и для предотвращения планируемого падения интереса к товару.
14. Разработка мер по увеличению сбыта путем использования наиболее эффективных материалов и методов, используя при этом передовой опыт конкурентов и прочих компаний, чья специфика деятельности также связана с продажей.
15. Упор в работе на создание прочных связей с крупными торговыми сетями. Постоянное поддержание взаимоотношений, проведение акций для постоянных контрагентов, выгоду от которых получает как клиент, так и организация, в которой ведет свою трудовую деятельность менеджер.
16. Построение отношений с различными оптовыми компаниями, анализ возможностей сотрудничества, проработка совместно с другими отделами возможной выгоды от подписания договоров с такими контрагентами.
17. Выявление среди существующих юридических и физических лиц потенциальных клиентов и установка с ними деловых контактов.
18. Ведение переговоров с клиентами любого уровня, поскольку даже мелкая розница в определенном количестве приносит фирмам свою долю дохода.
19. Активное участие в разработке ценообразования для клиентов различного уровня. Проведение переговоров с клиентами таким образом, чтобы извлечь максимальную выгоду для своей фирмы в плане цены на товар, но, в то же время, обеспечить возможность сотрудничества на более выгодных для клиента условиях, чем могут предложить конкуренты.
20. Проведение непосредственных переговоров о сотрудничестве. В ходе переговоров должно происходить пошаговое обсуждение таких вопросов: донесение до клиента общей информации по товару или группе товаров, которую организация хочет предложить для продажи, представление сведений об основных достоинствах такой продукции, возможно, упоминание о существующих недостатках, но в таком ключе, чтобы они были правдивыми, но в то же время не отпугивали контрагента от сотрудничества. При наличии у клиента каких-либо сомнений относительно необходимости сотрудничества с организацией менеджера, умелое управление правдивой информацией с целью убеждения клиента в обратном. Донесение до потребителя основных положительных моментов сотрудничества в общем, чего клиент может ожидать в перспективе.
21. Определение формы расчета, которая будет использоваться при оплате за поставленный товар. В этом случае учитываются как пожелания клиента, так и возможности самой фирмы, сотрудником которой является менеджер по продажам. В таком случае может применяться наличная форма расчетов, безналичная, по чекам, по открытому счету, при помощи банковских переводов. Определение возможности предоставления отсрочки платежа и основных условий погашения долга (через определенное время, при последующей поставке и т.д.).
22. Разработка как в пределах своей компетенции, так и совместно с другими отделами системы скидок, выгодных, в первую очередь, своей фирме и таких, которые могут привлечь клиентов к сотрудничеству.
23. Организация основной работы и выполняемых действий, которые предшествуют непосредственному подписанию договора с клиентом. Сюда может относиться проработка основных прав и обязанностей одной и второй стороны, определение способов и формы выполнения обязательств, согласование существующих разногласий по основным моментам договоренностей. Анализ документации, предоставленной контрагентами на предмет соответствия ее основным стандартам компании, при необходимости запрос дополнительных бумаг.
24. Участие в непосредственном заключении договоров с возможностью последующего ведения клиента и контролем за соблюдением обеими сторонами указанных в соглашении пунктов.
25. Контроль вверенных менеджеру контрагентов на предмет своевременной оплаты за поставленный товар. В том случае, если по каким-либо причинам контрагент вовремя не оплачивает поставку, принятие соответствующих мер по устранению такого факта.
26. Организация сбора информации по данным от продажи товаров как клиентов, с которыми только заключен договор о сотрудничестве, так и тех, поставка товаров которым осуществляется уже достаточно длительное время.
27. При необходимости сопровождение отгрузки товара клиентам, такая деятельность возможна как на начальном этапе сотрудничества, так и на протяжении всего периода работы.
28. Анализ данных о качестве поставляемой продукции, сбор и обобщение информации, при необходимости направление претензии производителю. Возможна организация возврата товара, который по каким-либо признакам не может быть реализован и использоваться по своему прямому назначению.
29. В случае наличия каких-либо претензий по качеству товаров своевременное реагирование на информацию с целью максимального улаживания конфликта.
30. Анализ и реагирование на те события, которые препятствуют повышению спроса на продукцию.
31. Контроль всех существующих качественных показателей по упаковке продукции, правилах использования.
32. Донесение информации до клиента по условиям продажи продукции, ее хранения и основных условий реализации.
33. Поддержание постоянных контактов с существующими клиентами для того, чтобы избежать оттока контрагентов.
34. Создание различных информационных баз имеющихся клиентов компании. Такие данные могут представляться в табличной форме и содержать сведения об адресе контрагента, основных реквизитах, в том числе и тех, которые могут содержаться в платежных документах, номера телефонов руководителей и сотрудников контрагентов, с какими можно контактировать по поводу решения различных вопросов, ФИО руководителя, ведущих специалистов. Кроме того, сюда вносят произведенные отгрузки продукции конкретному клиенту, статистику по осуществлению возвратов, историю выполнения текущих платежей и т.д.
35. Перезаключение договоров с контрагентами при невозможности пролонгации текущих и желании продолжать сотрудничество.
36. Обеспечение участия в проводимых мероприятиях (выставках, ярмарках) для увеличения количества клиентов и повышения объема продаж.
37. Участие в проведении рекламных компаний и при необходимости координация выполняемых действий.

Права и ответственность

Менеджер по продажам имеет право на следующее:

1. Получение сведений о внутренних изменениях в работе компании, которые касаются непосредственно сотрудника.
2. Получение информации о наличии документов, необходимых для работы менеджера.
3. Внесение предложений вышестоящему руководству по улучшению принципов работы компании, а также совершенствованию схемы продаж.
4. Запрашивание лично или посредством руководителя отчетной информации, касающейся контрагентов, которых ведет менеджер по продажам.
5. Требование оказания содействия в рамках выполнения трудовых обязанностей.

Ответственность менеджер может нести за следующее:

1. За последствия вынесенных решений, которые были приняты в рамках собственной компетенции без дополнительного одобрения руководством.
2. За невыполнение своих должностных обязанностей, определяемых данной инструкцией.
3. За нарушение любых законодательных и нормативных актов в процессе своей работы, пусть даже и выполненных для принесения своей фирме большего размера прибыли.
4. За причинение своими действиями материального ущерба своей организации при выполнении должностных обязанностей.
5. За ухудшение репутации компании, которые привело к снижению продаж или же оттоку контрагентов.

Система отчетов

Применяемая система отчетов о проделанной работе менеджерами направлена на контроль их деятельности, который можно выразить в непосредственной выгоде, так и исключительно проделанной работе. В частности, отчеты могут содержать такую информацию:

1. Количество отработанных дней.
2. Опоздание.
3. Количество совершенных менеджером звонков. Указывается как общий показатель, так и те, которые привели к определенному результату.
4. Проведенные встречи с действующими и потенциальными клиентами, которые привели к заключению новых контрактов или увеличению объемов реализации.
5. Количество поставленной продукции контрагентам, которых ведет конкретный менеджер.

Особенности

Рассмотрим основные особенности должностей, которые также относятся к процессу реализации товара – старший менеджер и специалист по развитию продаж.

Старший менеджер

Основной особенностью выполнения трудовых обязанностей будет являться общий контроль всех действий, которые выполняют менеджеры среднего звена.

Возможно, старший менеджер будет самостоятельно курировать некоторые проекты и вести крупных клиентов.

В общем, порядок выполнения работы на такой должности определяется в соответствии с внутренними порядками компании, величиной отдела продаж, а также общей структурой как всей компании, так и отдельного подразделения.

Старший менеджер может нести ответственность за ошибки своих подчиненных, возникших из-за недостаточной степени контроля с его стороны.

Специалист по развитию продаж

Должностные обязанности специалиста отдела продаж могут быть более узкими, чем менеджера по продажам и касаться не определенных клиентов фирмы, а каких-либо аспектов работы компании.

С другой стороны, организация также вправе самостоятельно определять их должностные обязанности. К ним может относиться как отдельное проведение аналитических исследований, так и сбор определенных сведений, обобщение данных и т.д.

В данном видео представлена дополнительная информация по составлению должностной инструкции для менеджера по продажам.