Порядок оформления и образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Ознакомление с должностной инструкцией является довольно важной задачей, относиться к которой, как к простой формальности не стоит, так как наличие подписи на листе ознакомления говорит о том, что соискатель на должность ознакомлен в полной мере со своими обязанностями и правами.

Образец листа

В чем необходимость использования

Необходимость использованияСогласно законодательству, работодатель обязан знакомить всю численность специалистов, как уже трудящихся, так и устраивающихся на работу с локальной нормативной документацией, в число которой входит и должностная инструкция.

Кроме требования законодательства относительно обязательного предоставления специалисту к изучению инструкции, работодатель может иметь и объективные для этого причины, к примеру, изменение отдельных пунктов в связи с установкой нового оборудования.

Изучение должностной инструкции работником дает право руководителю в дальнейшем привлекать его к дисциплинарному взысканию за несоблюдение требуемых норм.

При этом в законодательных актах нет четкой регламентации относительно образа изучения работником подобной документации. Согласно общепринятым нормам существует несколько вариантов данного процесса лист ознакомления, журнал или подпись на самом инструктаже.

Законодательная база

Относительно процесса ознакомления законодательство не содержит прямых требований, но в данном вопросе следует опираться на следующие законодательные акты:

  1. Ч. 2 ст. 22 ТК РФ указывает на прямую обязанность работодателя знакомить работника под роспись с локальной внутренней документацией, имеющей отношение к трудовому процессу, к таким нормативным актам имеет отношение и должностная инструкция;
  2. Ч. 3 ст. 68 ТК РФ перед подписанием трудового соглашения с новым работником его необходимо ознакомить с обязанностями, правами и ответственностью, а также рабочим графиком и прочими нюансами работы на предприятии.
Отсутствие конкретных сроков ознакомления сполна компенсировано указанием – до подписания трудового договора.

Правила составления

Правила составленияДля формирования листа не существует унифицированной формы, так что разрабатывать его доступно в соответствии с требованиями организации и учетом особенности ее работы.

Составление ознакомительной бумаги должно быть примерно следующим:

  1. В шапке листа обозначается: название организации, название документа, основание – номер и дата приказа о назначении на должность.
  2. Далее для удобства пользования составляется таблица, в которую вносится: порядковый номер сотрудника, его ФИО, должность, подразделение, в котором он трудится, дата ознакомления с должностной инструкцией, подпись.

При необходимости доступно добавить столбец с примечаниями.

Формируется документ:

  • на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия с логотипом;
  • составить доступно на компьютере или от руки;
  • его можно отметить штампом, но это не обязательно особенно после 2016 года, когда были внесены изменения, опускающие применение штампа;
  • после формирования документ следует завизировать в журнале учета внутренних документов.

Главное требование – наличие подлинных автографов каждого члена коллектива.

Составлять лист ознакомления и получать подписи от подопечных обязан назначенный соответствующим указом работодателя сотрудник, обычно это секретарь, специалист отдела кадров или юрист.

Как происходит знакомство персонала с инструктажем

Если это происходит перед подписанием договора, работодатель или уполномоченное лицо обязан провести инструктаж претендента на должность, ознакомить его с локальными актами и получить подпись об ознакомлении.

Когда появляется необходимость изменения пунктов должностной инструкции в течение сотрудничества, следует издать новую редакцию, и после ее утверждения ознакомить сотрудников в списочном порядке под роспись.

Образец журнала и листа

Бумага ознакомления имеет вид таблицы, составленной в произвольной форме и располагающей количеством граф согласно количеству штатных единиц на производстве.

Порядковый номер ФИО работника Должность Реквизиты приказа о назначении на должность Дата ознакомления с инструкцией и подпись
1 Агеева Евгения Валерьевна Юрист-консультант 01.06.2017 года №144-ЛС 01.06.2017

Агеева

2 Кудрявцева Екатерина Георгиевна Главный бухгалтер 04.12.2014 года №120-ЛС 04.12.2014

Кудрявцева

3 Макаров Ефим Петрович Секретарь-референт 25.11.2010 года №98-ЛС 25.11.2010

Макаров

Листы для большего удобства доступно подшивать или же завести журнал ознакомления, который формируется таким же образом, как и лист, а в его шапке необходимо указать даты начала и окончания его применения.

Требования к заполнению

Существует два способа заполнения подобного документа:

  1. В первом случае документ является приложением к трудовому договору и подписывается индивидуально принимаемым на должность работником: в данном случае указывается номер приказа о принятии на работу и дата его составления, подписывается сотрудник только за ознакомление с теми локальными актами, которые касаются его трудовой деятельности, обычно это происходит в день подписания договора, указываются даты ознакомления.
  2. Формирование самостоятельного ознакомительного бланка, подписи в котором ставятся всеми работниками предприятия, и он содержит реквизиты всех существующих в компании должностных инструкций: в данном случае в бумаге необходимо перечнем указать все должности и структурные подразделения, а также ФИО работников, специалисты в порядке очереди ставят в нем свои подписи.

Выписка из должностной инструкции

Выписка из инструкцииПод выпиской подразумевается вынесение основной части документа на отдельный лист, в котором указана главная информация относительно трудовых функций работника.

Запросить такую выписку могут соответствующие инстанции при рассмотрении трудовых споров между сторонами сотрудничества.

При ее составлении используют такое же структурирование, как и при формировании основного документа.

Чтобы выписка была грамотно составлена, необходимо учитывать основные правила ведения кадрового делопроизводства:

  1. Указать в шапке документа регистрационный номер приказа, а также сведения о том, что это выписка, а не сам оригинал.
  2. Если должностная инструкция обновлялась необходимо указать дату ее нового утверждения.
  3. Полную информацию относительно запрашиваемой должности – обязанности, ответственность, права, дополнительная информация, к примеру, об оплате труда и начисление поощрений.
  4. Придание документу юридической силы – дата составления, ФИО должностного лица, которое ее формировало и подпись, штамп предприятия.

Ответственное лицо в большинстве случаев — это кадровый работник, в обязанности которого входит хранение личной документации и информации персонала.

Зачем необходима подпись работника

Подпись работника является обязательным требованием законодательства.

Будущий специалист должен не просто изучить инструкцию, а и подписать ее или ознакомительный лист.

Такая мера необходима для подтверждения его согласия со всеми пунктами требований руководства, только после указания своего согласия сотрудник сможет приступить к работе.

Период и способ хранения

Лист ознакомления должен сохраняться на протяжении всего периода действия должностной инструкции.

В общих чертах законодательством не установлен такой период.

Хранить его может совместно с инструкцией в отдельной папке отдел кадров или же листы могут подшиваться на пример журнала и храниться в папке для листов ознакомления.

Заключение

Должностная инструкция является важным документом в регулировании правоотношений между нанимателем и сотрудником.

Однако нередко работник из собственных соображений отказывается знакомиться с данной бумагой, этот вариант обычно происходит, если документ обновляется.

В таком случае необходимо составить акт отказа, в котором указать, что новая редакция инструкции не изучена и лист ознакомления не подписан.

Уволить за такой отказ работника нельзя, суд сразу же его восстановит.

Как оформить ознакомление? Ответ — на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных