Пример должностной инструкции документоведа

Почти на любых предприятиях в штате присутствует такая должность, как документовед. Это человек, который занимается документоведением, предоставляет нужную информацию при запросе, ведает архивом. Работник обязан уметь пользоваться современными программами, в его обязанности входит ведение и контроль документации. В настоящее время должность документоведа требует все больше знаний и умений, и  специалист является достаточно ценным кадром на предприятии. Далее рассмотрим:

• кто такой документовед;
• где работает такой специалист;
• основные обязанности и функции;
• требования к специалисту;
• основные положения должности;
• как стать документоведом.

Кто такой документовед

В современное время документовед это уже не тот человек, который выполняет скучную и пыльную работу, а это достаточно важный специалист на предприятии, который должен обладать такими качествами, как коммуникабельность, пунктуальность, трудолюбие, быть честным и хорошо уметь работать с бумагами.

В обязанности сотрудника входит ведение документации всей фирмы, умение быстро находить и предоставлять нужную информацию, структурировать полученные документы, вести архив, пользоваться современными компьютерными программами.

На современном рынке труда профессия документоведа пользуется большим спросом, руководство понимает, что сотрудник должен:

• организовать процесс сбора и хранения информации, которая составляет основу деятельности любого предприятия;
• знать и уметь применять законы в области документоведения;
• обладать терминологией в сфере своей работы;
• уметь пользоваться нормативно-методическими материалами, применяемые в сфере деятельности;
• знать историю возникновения документоведения, а также нововведения актуальные на данный момент;
• организовать процесс своевременной и правильной утилизации документов;
• знать правила составления и заполнения документов;
• помимо организации самого документоведения, должен быть организован качественный контроль за доступом посторонних лиц, как к документам, так и к справочным базам.

Где работает такой специалист

Документовед – это специалист, обеспечивающий порядок и контроль документов на предприятии. Чаще всего в эту профессию идут лица женского пола, специалист обязан знать все о документах и уметь с ними работать. Основой деятельности является оформление и группировка бумаг предприятия, контроль справочной службы, отслеживание и соблюдение правильности хранения документов.

Сейчас многие фирмы перешли на ведение электронного документооборота, что помогает в работе всем структурным подразделениям. По своей сути документовед – человек, имеющий доступ ко всей документации.

Такой сотрудник необходим в следующих местах работы:

• на предприятии (как в крупных и средних, так и на небольших);
• в ведомственных архивах;
• в министерствах;
• в любых организациях, у которых большой объем документооборота.

Основные обязанности и функции

К каждой профессии предъявлены обязанности и функции, которым должен следовать специалист. Для документоведа к обязанностям можно отнести следующие пункты:

• оптимизация документооборота на фирме;
• сортировка, занесение информации в базу и передача бумаг в архив;
• ведение базы данных документов на предприятии, обеспечение доступа и помощи другим сотрудникам при обращении за информацией;
• обеспечение сохранности бумаг;
• контроль за безопасностью и ограничением доступа к документам;
• разработка, оформление и заполнение форм и табелей документов.

В функция специалиста являются:

• разработка и своевременное внедрение современных процессов работы с бумагами на основе использования современных технологий вычислений, а именно:
  • контроль ведения;
  • учет;
  • хранение;
  • справочная работа.
• необходимость принятия участия в организации и улучшении работы отдела по документоведению, контролировать делопроизводство;
• внос предложений по улучшению условий труда, оптимизацию рабочих мест;
• разработка документов и табелей для коллег различных структурных подразделений;
• плавное внедрение на всех структурах предприятия системы документации;
• соблюдение порядка состава документации, стремление к уменьшению ненужных бумаг;
• организация отбора и передачи документов на хранение;
• участие в разработке задач для улучшения информационных систем;
• своевременное изучение и применение знаний в области документоведения, использование современной документации, на основе которой осуществляется деятельность;
• принятие участия в отборе кадров для улучшения работы.

Требования к специалисту

Основные требования, предъявляемые к сотруднику:

• наличие образования в сфере документоведения или в сфере смежной с данной специальностью;
• умение пользоваться ПК;
• опыт работы с бумагами (если нет опыта на работе, то при прохождении практики должны были сформироваться знания и умения в этой сфере).

К личностным качествам, которыми должен обладать документовед, можно отнести:

• внимательность;
• пунктуальность;
• аккуратность;
• стрессоустойчивость;
• быстрая обучаемость;
• эрудированность;
• умение быстро находить документы и информацию по работе;
• грамотность;
• наличие организаторских способностей;
• усидчивость;
• умение отвечать за свои действия.

Специалист должен уметь работать с документацией, ведь ему придется отдавать все свое рабочее время на поиск, обработку и хранение бумаг, у такого человека должен быть интерес к такому виду работы. Но обладать всеми личностными качествами, перечисленными выше недостаточно, помимо этого специалист должен обладать навыками и знаниями в следующих областях:

• экономика;
• бухгалтерия;
• юриспруденция;
• кадровое делопроизводство;
• основы программирования;
• архивное дело;
• менеджмент;
• управление персоналом.

Документоведом должен быть человек, обладающей хорошей памятью и готовый работать с большим объемом информации.

Поэтому при подходе к делу специалист должен быть внимательным и проявить все свои знания, чтобы работа была выполнена качественно и в оговоренный срок.

Основные положения должностной инструкции

Для того чтобы сгруппировать требования, на предприятии разрабатывают должностные инструкции для всех категорий работников, включая документоведа.

В общих положениях должностных инструкций указывают на основании чего, и кем назначается на должность сотрудник, к какой категории работы относится специальность, требования, предъявляемые к соискателю.

Также тут указывается, кто является руководителем, и кто подчиняется специалисту.  Очень важно сообщить о новом документоведе всем заинтересованным и перечисленным в инструкции лицам, чтобы ускорить процесс адаптации новичка в команде.

Например, в инструкции товароведа, данный пункт может выглядеть следующим образом:

• сотрудник назначается и увольняется на основании приказа, согласованного с руководителем предприятия;
• на должность документоведа претендуют лица, имеющие высшее образование (еще в этом пункте можно указать требования к стажу работы);
• профессия документовед относится к категории специалистов;
• специалист должен обладать знаниями, чтобы:
  • организовать рабочий процесс, включающий ведение архива, сбор и сохранности документации;
  • знаниями современных программ, методов проектирования баз данных;
  • обладать знаниями в разных сферах, включая экономику, основы управления, социологии;
  • уметь применять опыт зарубежных и российских коллег, быть в теме актуальных изменений.
• подчиненность сотрудника должна быть в соответствии с введенной иерархией подчинения на предприятии;
• на время отпуска или болезни сотрудника замещает другое должностное лицо в соответствии с приказом директора.

Современный рынок вакансий предлагает устроиться документоведом в следующие учреждения:

• документовед в школу;
• в детсад;
• в образовательное учреждение;
• в колледж;
• в доу.

Рассмотрим некоторые особенности. Для документоведа в школе начальником является директор, который дает распоряжения сотруднику. Как правило, на эту должность ищут человека со стажем работы на аналогичной должности, так как в государственных учреждениях присутствует специфика составления документов. Документы, разработанные сотрудником должны соответствовать требованиям ГОСТ.

Для документоведа в образовательных учреждениях также необходимо знать законодательство в этой сфере. На сотрудника возложены обязательства секретаря, делопроизводителя и кадрового работника, в связи с ограничением штата.

Как стать документоведом

Чтобы начать свою профессиональную деятельность в сфере документоведения можно получить специальное образование. Как правило, претендентов, не имеющих соответствующего образования, редко берут на должность с хорошим окладом. Ведь руководство понимает, что сотрудник должен быть квалифицирован, выполнять свою работу быстро и качественно, ведь от этого зависит дальнейшее развитие предприятия.

Колледжи и вузы разных городов предлагают пройти обучение и получить аттестат. Блок Многие студенты предпочитают параллельно проходить обучение на кадровика или архивного работника, чтобы по окончании профессионального заведения на руках сразу было две «корочки».

При выборе места обучения уделять внимание стоит не только наличию высококвалифицированных преподавателей, но и возможности прохождения практики в крупных российских предприятиях, с возможным дальнейшим трудоустройством.

Имея на руках диплом об образовании, можно легко трудоустроиться, найти высокооплачиваемую работу и быть уверенным, что при рассмотрении кандидатур, человеку с образованием вероятней отдадут предпочтение.

Свежий взгляд на эту профессию от молодых специалистов.