Должностная инструкция работника архива – архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

• систематизация и отбор документации;
• принятие и обработка документов на хранение;
• составление справок на документы;
• передача документов в хранилище государственных органов;
• ведение делопроизводства организации;
• хранение документов до истечения их срока;
• контроль над использованием архивных материалов;
• составление и наполнение базы данных документации;
• учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
• размещение дел;
• контроль над состоянием документации;
• восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

• участие в проведении экспертиз;
• соблюдение правил пожарной безопасности;
• выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

• положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
• структуру организации;
• порядок принятия и передачи документов на хранение;
• правила пользования документами;
• систему делопроизводства;
• нормативно-правовые акты об архивном деле;
• правила трудового распорядка;
• правила пользования техническими средствами;
• правила составления отчетов;
• трудовое законодательство;
• порядок составление актов уничтожения документации;
• правила составления описи;
• правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

• ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
• запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
• запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
• сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
• представление интересов компании;
• не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
• подписание документации в пределах своих обязанностей;
• поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

• некачественное исполнение своих обязанностей;
• разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
• разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
• нарушение внутреннего распорядка организации;
• нарушение делового этикета;
• разглашение конфиденциальной информации;
• нанесение предприятию ущерба;
• нарушение пожарной безопасности;
• направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
• нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

• соблюдение дисциплины на предприятии;
• качественное исполнение своей работы;
• своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

[docs]

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

• быть внимательным и педантичным;
• обладать усидчивостью и терпеливостью;
• быть ответственным и организованным;
• обладать дисциплинированностью и спокойствием;
• быть аккуратным и сосредоточенным;
• обладать тонкой ручной моторикой;
• обладать хорошими знаниями русского языка;
• иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

• умение работать с организационной техникой;
• знание основ работы на компьютере;
• письменная и устная грамотная речь;
• знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
• умение работать с огромным потоком информации;
• опыт работы;
• в некоторых случаях возрастной ценз.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

• болезни опорно-двигательного аппарата;
• нарушение зрения;
• нервные и психические заболевания;
• аллергия на пыль;
• наркотическая и алкогольная зависимость;
• заболевания слухового аппарата;
• заболевания, связанные с речью;
• потери сознания;
• эпилептические припадки;
• заболевания кожных покровов;
• судороги;
• нарушение координации движений;
• инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.