Нужна ли служебная записка на командировку

В процессе трудовой деятельности сотрудники организаций часто сталкиваются с написанием служебных записок. Например, в адрес коллеги, на списание, на получение премии. Они относятся к внутреннему документообороту и, очень редко выходят за пределы компании.

Служебная записка на командировку необходима для своевременного оформления кадровой службой соответствующих приказов и распоряжений и выдачи денежных средств на выполнение служебных обязанностей.

Письмо о командировке

Основные нюансы заполнения

На законодательном уровне не установлены четкие требования к форме и содержанию документа. Чаще всего они утверждаются внутренними приказами и положениями.

Когда необходима

Подать документ на рассмотрение руководителя необходимо в двух случаях:

  1. Для поездки был предоставлен служебный транспорт. Если этого не произошло в силу использования для других целей или технической неисправности, допускается использование личного автомобиля или арендованного. Документ подтвердит расходы при использовании транспорта (заправка топливом, ремонт образовавшейся в дороге поломки).
  2. При отсутствии каких-либо других бумаг, подтверждающих денежные затраты, связанные с выполнением трудовых функций во время командировки. Например, оплата ночлега, покупка еды, проезд в общественном транспорте или такси.

Даты

Действующим законодательством не установлена обязанность составлять и подавать на подписание документа на командировку перед поездкой. Однако во благо самого сотрудника, с целью избежать проволочек с выплатой денежных средств на компенсацию расходов, следует оформить ее в первый же день прибытия, как можно раньше.

После составления бумаги и проверки на грамотность и наличие всех необходимых сведений, указанных в следующем пункте, записку полагается отдать на регистрацию уполномоченному должностному лицу. Чаще всего – секретарю руководителя. Для подстраховки можно составить в двух экземплярах. На одном секретарь должен сделать отметку о принятии в работу.

Форма и структура

Строгих правил написания бумаги в настоящее время не существует. Но имеются некоторые требования к ее содержанию:

  • записка пишется на имя руководителя организации;
  • обязательно должно быть написано название документа;
  • указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность командированного сотрудника;
  • необходимо описать цели и причины командировки;
  • указывается точный срок и количество необходимых денежных средств на поездку, планируемые источники финансирования;
  • после основного текста следует перечисление прилагаемых документов (при наличии);
  • в самом конце необходимо поставить текущую дату и подпись;
  • если в командировку отправляется несколько человек, записка может быть написана их непосредственным начальником.

Образец служебной записки

Кто подписывает и согласовывает

Поскольку бухгалтерии организации придется в обязательном порядке отчитаться за потраченные на командировку средства в налоговую инспекцию, в первую очередь необходимо согласовать ее с главным бухгалтером. Он проверит правильность составления записки, а также наличие, полноту и достоверность прилагаемых документов.

После того, как командировочная служебная записка будет одобрена бухгалтерией, ее подпишет непосредственный руководитель организации.

Подведение итогов

Необходимо учитывать, что руководство может не принять к учету расходы, понесенные сотрудником, на основании одной лишь служебной записки на командировку, без подтверждающих документов. Поэтому следует обязательно сохранять полученные чеки. В крайнем случае, необходимо получить отметки или справку (с печатью) о пребывании от принимающей стороны.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных