Как ведется корректирующий табель учета рабочего времени

Корректирующий табель учета рабочего времени используется для комфортного внесения исправлений в основной документ, который уже был заполнен. Оформление его допустимо на одного специалиста или на целый штат сотрудников.

Значения и порядок составления

Корректирующий табель учета рабочего времени (далее по тексту – КТУРВ) в соответствии с нормами действующего трудового законодательства нужен, чтобы кадровый специалист в документ, который уже заполнен, мог внести изменения. Главное требование, которое необходимо соблюдать – новизна и актуальность вновь предлагаемой информации.

корректирующий табель учета рабочего времениОформление и сдача осуществляется не реже, нежели дважды в месячный период (ст. 136 ТК РФ). Именно на базе этих данных работникам фирмы начисляется жалование.

Довольно распространены ситуации отсутствия работника на непосредственном месте исполнения обязанностей (при этом причины являются невыясненными).

Если кадровику придется ждать прояснения ситуации и только потом сдавать готовый документ в архив, это будет признано нарушением трудового законодательства. Поэтому компании и прибегают к оформлению КТУРВ.

Бланки представлены формами Т-12, Т-13. А если бумага ведется в учреждении бюджетного характера, применяется специализированный шаблон №0504421 (хотя некоторые организации используют бланк Т-13).

Базовое отличие КТУРВ заключается в том, что в «шапке» присутствуют несколько иные обозначения. В ней так и прописывается, что бумага носит корректирующий характер.

Немаловажную роль играет и иная нумерация бумаги. В основном КТУРВ она не учитывается, а в корректирующем всегда имеют место быть порядковые номера. В остальном табель имеет ту же содержательную часть, что и основная бумага, т. к. полностью ее повторяет.

А теперь стоит рассмотреть временные интервалы составления и действия бумаги. Бумага может поступить в бухгалтерию на протяжении полугода с момента, когда основной табель был заполнен и закрыт. Даже в этом случае со стороны бухгалтерского отдела мероприятия по перерасчету зарплаты являются обязательным. Хотя в соответствии с рекомендательными табелями табельщик занимается его составлением и сдачей не позднее 5-го числа.

Каждая из ситуаций должна рассматриваться в индивидуальном порядке, однако к документу традиционно прилагается объяснительная записка. Такое обстоятельство имеет непосредственную взаимосвязь с тем фактом, что больничный лист предъявляется с опозданием.

корректирующий табель учета рабочего времениПоэтому особо предусмотрительные работодатели ввели практику уточнения подробных моментов с сотрудниками, которые не явились на службу, по телефону.

Еще одна особенность документа заключается в том, что к нему всегда прилагается служебная записка, составлением которой занимается сотрудник, ответственный за заполнение бумаги.

Если работник пребывает в командировочной поездке, он занимается ведением этого документа в самостоятельном порядке.

За выполнение подобных функций он вправе рассчитывать на доплату в связи с увеличением количества трудовых обязанностей. Так что если в подобный табель требуется внесение каких-то изменений, оформлением занимается сам сотрудник, поскольку именно он признан ответственным лицом за корректность вносимых сведений.

Если внесение корректировок осуществляется по нескольким работникам одновременно, целесообразнее всего составлять КТУРВ на каждого из них по отдельности, это позволит добиться минимизации ошибок.

Если говорить о помарках, недочетах и погрешностях, возникающих в процессе заполнения КТУРВ, то они заключаются преимущественно в следующих моментах:

  • отсутствие в заполненной форме отметки о факте прогула сотрудника (при неявке работника на место непосредственного исполнения трудовых обязанностей следует ежедневно проставлять «НН» вместо того чтобы медлить и ожидать прояснения обстоятельств);
  • предъявление со стороны работника больничного листка за прошлый период или же его возврат, что явно не идет на пользу работодателю;
  • в усовершенствованном документе не имеется подписи руководителя;
  • отсутствие предоставления вспомогательных доказательств того, почему именно сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

Период, на протяжении которого осуществляется хранение документа, пребывает в прямой зависимости от выполняемых им функций:

  • корректирующий табель учета рабочего времениесли применение КТУРВ осуществляется исключительно в качестве документа, содержащего данные о деятельности организации, он подлежит обязательному хранению на протяжении годового периода;
  • если документ имеет непосредственную взаимосвязь с начислением налоговых взносов, что на практике встречается достаточно часто, происходит увеличение длительности хранения до 4-х лет;
  • если корректирующий табель представлен основным документом, применяемым для начисления зарплаты, его сохранение производится на срок в 5 лет;
  • если в компании наблюдаются особо вредные или крайне опасные трудовые условия, хранение в архиве осуществляется на протяжении срока, составляющего 75 лет.

Допущение ошибочных сведений в КТУРВ может обойтись работодателю в сумму штрафа, достигающую 80 000 р. (согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).

Внесение исправлений

Если со стороны табельщика произошла письменная формулировка, связанная с необходимостью внесения коррективов, а основной ТУРВ был заполнен, есть возможность внесения изменений без необходимости перепечатывания.

Происходит этот процесс посредством перечеркивания ложных сведений и попутного установления истинных данных.

Поля при этом должны содержать следующие элементы:

  • ссылка на документ с коррективами, содержащая данные о номере, дате составления (при отсутствии возможности поместить эту фразу полностью, потребуется лишь название документа, его номерное значение, день составления);
  • «автографы» всех лиц, принимавших участие в процессе подписания базового табеля;
  • расшифровка всех поставленных подписей;
  • должности, которые занимают лица, несущие ответственность за заполнение, а затем указывается сфера работы (фактическая должность) руководителя.

Внесение изменений в один и тот же документ может осуществляться несколько раз, причем как по конкретному сотруднику, так и по нескольким. Сведения из корректирующей документации подлежат внесению в основную часть.

Удобнее всего производить это оформление в электронном виде, поскольку замены на бумаге бывают проблематичны. Если же необходимо подкорректировать всего несколько букв, можно обойтись простым внесением исправлений в действующий документ.

Образец заполнения и правила

На практике сформировался определенный порядок внесения изменений в указанные данные, которому рекомендуется безоговорочно следовать.

корректирующий табель учета рабочего времени

  1. Сначала устанавливается факт необходимости проведения корректировки. К примеру, это может быть связано с чрезмерно поздним предоставлением доказательной базы, на основании которых производится заполнение документа.
  2. Затем подготавливается объяснительная записка от работника, который ответственен за ведение КТУРВ. Этот элемент не считается обязательным даже в государственных организациях. Тем не менее, специалисты дают рекомендации по его составлению в любом случае, когда исправления имеют место быть.
  3. Составление непосредственно самого документа. Производится этот процесс в соответствии с теми же правилами, что и основная бумага. Единственное различие заключается в проставлении в рамках названия слова «корректирующий».
    Если в форме есть значение, связанное с номером корректировки, в ней проставляется порядковый табельный номер, начало идет с 1-го. Эта мера требуется для ситуаций, в которых производится составление нескольких КТУРВ.

Касательно структуры и содержания документа используется несколько вариабельных подходов.

  1. Необходимость полного повторения содержания основной бумаги, которая оформлялась ранее. Разумеется, в учет следует принять внесенные исправления. Эта позиция закреплена в постановлениях Минфина РФ.
  2. Документ включает в себя исключительно исправления. То есть непосредственно данные по тем сотрудникам, сведения по которым подлежали изменениям.

В связи с отсутствием четкого регламента касательно алгоритма заполнения КТУРВ кадровики получили свободу действий, т. к. неверное заполнение документа не влечет за собой каких-либо серьезных последствий в виде наказаний. Но если принять во внимание присутствие разъяснений от Минфина РФ, рекомендуется использовать первый подход к решению данного вопроса.

Следует помнить и о факте заполнения корректирующих документов на основании табельных номеров, а не конкретных лиц. Связано это с тем, что если работник в стенах одной организации совмещает две должности (то есть исполняет трудовые обязанности по совместительству), на него производится заполнение двух персональных карточек, а также осуществляется присвоение двух номеров.

Таким образом, корректирующий документ по учету рабочего времени является важным и широко используется в рамках деятельности предприятий государственного и частного сектора.

Он позволяет беспрепятственно вносить в документы изменения и соблюдать законодательную базу касательно заполнения базовых бумаг. Нормативного образца документа не существует, однако есть несколько шаблонов, которых и придерживаются конкретные организации для упрощения процесса ведения рассматриваемых бумаг.

Подробнее о подготовке корректирующего табеля смотрите ниже на видео.

 

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных