Командировка в табеле учета рабочего времени

Выход сотрудников на рабочие места в каждой организации фиксируют в табеле учета. Работник по производственной необходимости может быть направлен в командировку за пределы предприятия. Его нахождение в деловой поездке отмечают в приказном порядке, расчет зарплаты за этот период выполняют отдельно.

Командировка в табеле учета

Что такое командировка

Выезд специалистов из территории организации по служебным делам и специальным поручениям, исходящим со стороны руководства компании, на срок до выполнения задания, называют командировками. Направление сотрудников для работы в другие места — обычный производственный процесс.

За это время:

  • выполняются важные для производства мероприятия;
  • сохраняются рабочие места;
  • оплачиваются затраты, связанные со служебной деятельностью;
  • учитывается период отсутствия работника в рабочем табеле.

В командировку могут послать любого человека из персонала фирмы, на основании приказа работодателя и командировочного удостоверения. Работник обязан документально подтвердить:

  • отъезд, дату прибытия, в пункт назначения;
  • выполнение производственного задания;
  • точки передвижения.

По возвращению на предприятие специалисту предстоит заполнить авансовый отчет, передать его в бухгалтерию, где проверят каждую статью расходов, после утверждения работодателем будут проведены начисления.

За время нахождения в сторонней организации командировочному нужно собирать транспортные билеты, отмечать время приезда и отъезда, эти данные понадобятся для доказательной базы относительно целевых трат, по ним будут возмещены израсходованные во время поездки деньги.

Чем регламентируется

Когда сотрудник уезжает в командировку, остаются документы в компании, которая его направила — приказ от работодателя, выданное и зарегистрированное под номером удостоверение командированного.

Действия руководства регламентируют законодательные положения:

  1. Статья 9 Федерального закона №402 от 06.12.2011 указывает на правила ведения первичных документов, к ним принадлежит табель учета посещения сотрудниками мест занятости, он отражает причины их отсутствия на работе.
  2. Статья 91 ТК РФ вменяет в обязанность работодателя вести точную фиксацию отработанного времени персоналом по формам Т-12, Т-13.
  3. Статья 167 ТК РФ указывает на сохранение среднего заработка сотруднику, выполняющему задание за пределами организации.
Следует учесть, не все поездки считаются командировками. В Трудовом кодексе РФ отмечено, что перемещения работников по району в течение суток считаются разъездными работами, фиксация в табеле выполняется, как в обычные отработанные дни.

Представление о табеле учета рабочего времени

Каждая организация имеет документальное подтверждение израсходованного времени на трудовые процессы наёмным персоналом. Табель учёта предназначен для отражения фактической занятости работников.

В производственных планах указывают каждый месяц:

  • длительность и количество смен;
  • рабочие дни;
  • часы.

Запланированное время никогда не совпадет с действительным посещением работы сотрудниками. В табеле собираются все сведения о неявке персонала, причины отсутствия. Эти данные нужны в отделах фирмы для выполнения расчетных операций, по ним будут проходить сверки и контрольные действия, проверяющих лиц.

Представление в табелеПредставить необходимость табеля можно на примерах следующего порядка:

  • бухгалтеру предстоит по занятым дням рассчитывать выплаты зарплаты, отпускных, командировочных;
  • представителю ФНС нужно узнать, как начислена оплата за труд для определения налоговой базы, правильности обязательных перечислений в государственную казну;
  • сотруднику ФСС необходимо удостовериться в реальном отработанном времени, использовать информацию при начислении социальных выплат;
  • трудовая инспекция интересуется, не было ли переработок, нарушений прав работников;
  • Росстат собирает статистику для различных аналитических исследований.

Командировку в табеле обозначают кодом «К», это время оплачивается по среднему заработку. Если работы выполняют в выходной или праздничный день, расчет происходит в двойном размере.

Командировочному перед выездом выдают аванс, который будет учтен при окончательном расчете по авансовому отчету, совместно с приложенными платежками в виде чеков, квитанций, подтверждающих расходы в период деятельности.

Как грамотно заполнить документ

Рабочее время в табеле необходимо учитывать правильно и корректными записями. За каждым обозначением стоят деньги — это доход работника и затраты предприятия. Документ отражает действительный распорядок дня, фактическую занятость сотрудников на производстве вне зависимости от занимаемой должности.

Сюда включают присутствие персонала:

  • на рабочих местах;
  • в отпусках;
  • в отгулах;
  • в командировках;
  • на больничных.
Строгого регламента по оформлению табеля нет, запреты отсутствуют на разработку и применение собственных бланков. При этом существуют единые формы для всех организаций (Т-12, Т-13), многие компании не отказываются от их заполнения.

Правила делопроизводства требуют, чтобы образцы содержали следующую структуру:

  • наименования табеля;
  • даты открытия и закрытия;
  • названия предприятия, осуществляющего учет посещаемости сотрудников;
  • разделы, показывающие выход и отсутствие на работе;
  • измерение в единицах по дням и часам;
  • назначение должностного лица, ответственного за ведение документа;
  • утверждение графика подписью руководителя фирмы.

В характеристики документа включено следующее:

  • заполнение проводят ежедневно в течение расчетного периода;
  • завершает оформление суммирование часов, отработанных каждым сотрудником, при необходимости указывают результат первой и второй половины каждого месяца;
  • посещение или отсутствие рабочего отражают специальным знаком, его расшифровка стоит в отдельной графе.

После закрытия табеля ставится общее количество часов, отработанных в организации. Исключение принадлежит к командировочным дням, учет часов в этом случае не происходит.

Во время удалённой от предприятия работы могут произойти разные обстоятельства. В табеле учетчик указывает бууквой каждый случай:

  1. К – рабочий день командировочного.
  2. В – выходной.
  3. РВ – привлечение к работе в выходной по приказу руководства.
  4. Б – больничный лист.
  5. КС – сверхурочная работа.
  6. Я – обычная работа по распорядку предприятия.

Если возникает производственная необходимость в командировке для дополнительной занятости, чтобы её оплатили, следует заранее согласовать с начальством основного предприятия и на месте временного труда. В этом случае учитывают переработанные часы, их указывают в графе того дня, в котором совершалась деятельность, данная процедура требует документального подтверждения.

Возвращаясь из командировки, работник привозит выписки от организации, где пришлось выполнять сверхурочную деятельность. Заболевание в неурочный период также предстоит документально доказывать обращением в медучреждение за лечением и больничным листом. Нужно знать, что двойной оплаты не будет, предстоит выбирать, как закрывать табель: по нетрудоспособности или обычной отработке.

Подобное обстоятельство следует предусмотреть, когда болезнь не серьёзная, работник переносит её на ходу, выходит трудиться, рассчитывая закрыть больничный, получить доход по пособию и командировочные дни.

По закону считается, что человек не может сразу быть в двух неоднозначных положениях: болеть и работать. Больного человека заставить работать, отправить в другой город нельзя, но по обоюдному согласованию не запрещено. В этом случае совет может быть единственный: приступать к деятельности следует после окончательного выздоровления.

Специальная форма Т-12 разработана с учетом всех обстоятельств, которые могут произойти с работником в командировке.

Разработчики разбили образец на три основные части:

  • титульный лист передаёт систему кодов, они отражают каждый возможный случай – дополнительный выходной, болезнь, производственные простои по вине руководства;
  • заполненная таблица на 2 странице показывает, сколько дней отработано;
  • завершают рабочий график данные по зарплате.

Заполняет форму ответственный за эту работу сотрудник, назначенный руководителем. Если штат позволяет, принимают табельщика.

В форме Т-13 нет последней части для расчета заработка, там только строгий учет отработки.

Ведение табеля выполняют в следующем порядке:

  1. Назначенный приказом работодателя табельщик ежедневно отмечает фактический выход персонала на работу.
  2. В последний день месяца график закрывается, его направляют в кадры.
  3. После поверки и утверждения руководством документ пересылают в бухгалтерию.

Бухгалтер расчетчик по зарплате, никогда не приступит к её начислению, пока не получит на руки, подписанный всеми службами табель. К нему прилагаются приказы, больничные листы, другие подтверждения, объясняющие отсутствие работников.

Когда документ выполнит свою основную функцию, его подошьют для отправки в архив. Здесь бумаге предстоит находиться на хранении 5 лет. В особых местах занятости, сопряженных с опасностью или с вредными для здоровья условиями, срок хранения увеличен до 75 лет.

Табель, в котором учитывают отработанное время каждым работником — важный документ, он нужен многим ответственным службам. Заполняют его аккуратно, без исправлений, корректировка разрешена после передачи исполнителю доказательных фактов.

Дополнительная информация — ниже в инструкции.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных