Как оформляется больничный в табеле учета рабочего времени

За каждым работодателем без исключения закрепляется обязательство по ведению табеля учета рабочего времени, в котором осуществляется учет по отработанному времени и неявок на место работы.

Каждая из причин пропуска подразумевает индивидуальное обозначение посредством букв или цифр. Способ отражения больничного отпуска в документе зависит от того, предполагает ли он выплату.

Сущность и значение табеля учета

Табель учета рабочего времени (далее по тексту – ТУРВ, или ТРВ) – документ, посредством которого происходит отображение базовых сведений, связанных с рабочим графиком. Он дает понимание, когда человек отсутствовал на рабочем месте, использовал ли свой отпуск, если да, то когда ушел и вернулся, отправлялся ли командировки, имел ли прогулы за определенный период времени. Каждое предприятие должно включить эту бумагу в свой документооборот.

Есть несколько ключевых задач, которые могут быть решены посредством использования ТРВ:

  • контроль времени труда и отгулов служащих в организации;
  • подтверждение факта пребывания на рабочем месте;
  • расчет величины зарплаты, который пребывает в зависимости от фактического посещения места исполнения трудовых обязанностей;
  • определение статистических сведений в целях предоставления в контролирующие органы.

В целях обеспечения рационального ведения документа организация назначает определенного сотрудника, обладающего опытом работы.

Особенности отражения больничного

Обязанность по оформлению больничного отпуска в рамках данного документа закрепляется абсолютно за каждым работодателем, о чем свидетельствуют нормы ст. 91 ТК РФ. Это способствует рациональному проведению расчетных операций по размеру зарплаты.

В целях учетных действий принято использовать ТРВ, относящиеся к формам Т-12, Т-13, которые были разработаны и впоследствии приняты Государственным комитетом статистики от 05.01.2004 г.

Если оговоренные нормы будут нарушены, на сотрудника, отвечающего за ведение, будет наложена ответственность по кодексу административных правонарушений (ст. 5.27).

Чтобы оформить каждую графу, необходимо следовать простому алгоритму действий. Для этого целесообразнее всего воспользоваться формой Т-12. Проставить сведения можно, соблюдая следующую инструкцию:

  • выбор обозначения документа (если речь идет о больничном, проставляется буква «Б»);
  • определение кодового значения в строке в верхней части таблицы (если документа не имеется, ответственный сотрудник ставит букву «Н»);
  • выявление фактического количества времени, отработанного человеком.

больничный в табеле учета рабочего времениОформление бумаги подразумевает наличие всех необходимых сведений о сотруднике.

Чтобы рационально поставить любые отметки, можно воспользоваться двумя способами заполнения бумаги. И каждый из них правилен. Если компетентный работник решил делать отметки на постоянной основе, он должен отмечать следующие моменты:

  • время прихода на рабочее место и ухода с него;
  • точные отработанные часы графика;
  • всевозможные сокращения рабочего времени;
  • отпускные периоды;
  • прочее.

Если со стороны сотрудника происходили определенные отклонения, нарушения, они подлежат обязательной фиксации. Это могут быть несанкционированные прогулы, уходы в отпуск за собственный счет, периоды болезни.

Отметки по больничному отпуску в ТРВ должны осуществляться безошибочно. Документ необходимо предоставлять налоговым инспекторам, его требуют судьи, прокуроры, представители ГИТ, статистические организации.

Дни сотрудника, проведенные в больнице, обозначаются посредством специальных кодовых комбинаций:

  • «Р» — дородовый и послеродовый период;
  • «Т» — лист, предполагающий отсутствие возможности получения сотрудником выплат;
  • «Б» — временной отрезок, подразумевающий начисление пособия.

В процессе оформления листа в связи с декретным отпуском отпускнику проставляется каждый день, который указан в листке. Точное обозначение – «Р». Во внимание принято брать и выходные дни. После того как документ будет предоставлен, компетентный специалист вправе поступать так:

  • если ТРВ не закрыт, его допустимо переписать, а затем вставить новые коды;
  • в случае закрытия документа имеется возможность его корректировки.

больничный в табеле учета рабочего времениИсправления осуществляются силами профессионального сотрудника, который обладает внушительным опытом работы в данном направлении.

Для этого производится аккуратное зачеркивание проставленных кодов «НН», а рядом прописывается буква «Б», «Т» или «Р». Все исправления должны подлежать четкому удостоверению.

Для обеспечения удобства работы специалиста по кадрам необходимо применять несколько форм ТРВ. Самый распространенный – лист формата А4. Его заполнение осуществляется силами сотрудников кадрового отдела, но есть возможность ведения документации в электронном формате. Он считается наиболее простым, удобным и прогрессивным. Оба документа могут быть распечатаны и предоставлены проверяющим органам.

Обозначение декретного отпуска

Беременные сотрудницы вправе рассчитывать на дополнительное время службы, о чем свидетельствуют базовые нормы ст. 255 ТК РФ. Отмечается этот момент и в ТУРВ посредством буквенного обозначения «Р» или принятого цифрового формата – «14». Что касается оформления последующего отпуска, предназначенного для ухода за родившимся ребенком, его оформление осуществляется в виде букв «ОЖ» или цифры «15».

больничный в табеле учета рабочего времениРаботница, которая числится как отпускница, может продолжать осуществлять трудовые функции на условиях неполного рабочего дня.

В этом случае факт посещения рабочего места прописывается в документе как «01» и «ОЖ», что означает работу в дневное время и одновременное пребывание в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет.

Отмечание кодов производится в одной ячейке через символ «/», или же происходит заполнение дополнительной строки в ТРВ.

В ТУРВ напротив фамилии сотрудницы, которая пребывает в этом отпуске, ставится «Р» или «14», а поля, в рамках которых производится фиксация отработанных часов, остаются пустовать. Для отметки декрета в рассматриваемом документе требуется наличие обоснования. В его роли может выступать Приказ, изданный руководством.

Алгоритм заполнения

  1. Заполнение граф осуществляется в течение месячного периода, а после того, как он завершится, в документе произойдет подведение итогов касательно количества фактически отработанных каждым сотрудником часов.
  2. Немаловажную роль играет указание промежуточных итогов, времени работы в первой и второй половине учетного месяца.
  3. Абсолютно каждый выход или невыход сотрудника на место исполнения обязанностей должен фиксироваться посредством методики сплошной регистрации.
    В рамках данного способа фиксации подразумевается, что напротив каждого из чисел месяца в документе требуется заполнение соответствующих граф, в которых и будет происходить отражение буквенных и цифровых значений.
  4. В 4-й и 6-й графах предполагается (по форме Т-12) 2 строки. В верхней части происходит фиксирование буквенного обозначения разновидностей временных затрат, в то время как в нижнюю часть происходит внесение количества часов по каждой из них.
  5. Если в этот день работник пребывал в командировке, то следует проставить кодовое значение «К». Снизу ставится отметка «0», т. к. в это время служащий находился в другой организации.
  6. Отражение выходных и праздничных дней осуществляется по тому же принципу с использованием тех же символов. Вверху проставляется код «B», а внизу – цифра «0».

Все коды, которые проставляются в рассматриваемом документе, должны быть подкреплены посредством документального подтверждения.

Составление ТРВ производится в одном экземпляре дважды в месяц, т. е. непосредственно за первую его часть и по итогу. Свои «автографы» на документе ставят следующие специалисты:

  • табельщик;
  • руководитель, относящийся к конкретному структурному подразделению;
  • специалист-кадровик, несущий ответственность за ведение документа.

Далее табельщик должен передать эту бумагу в бухгалтерский отдел в целях осуществления расчетных мероприятий по оплате труда:

  • за первые полмесяца документ подается не позже 12-го числа;
  • за весь период – не позже 25 числа.

Краткие обозначения с расшифровкой

В процессе заполнения документа специалисты сталкиваются с определенными символами. В ведомости используются определенные буквы или цифры, указанные на титульной странице формы.больничный в табеле учета рабочего времениВот несколько самых распространенных вариантов знаков:

  • «Я» — дневные отработанные часы;
  • «В» — выходные и праздничные дни, в течение которых сотрудник не исполнял должностные обязанности;
  • «НН» — факт отсутствия на рабочем месте по причинным соображениям, которые не были выяснены;
  • «Н» — ночные часы;
  • «РВ» — рабочее время, отнесенное к выходным и праздничным дням;
  • «С» — сверхурочные часы, в течение которых сотрудник исполнял должностные обязанности;
  • «К» — дни, когда работник был отправлен в командировку;
  • «Б» — временной отрезок, в течение которого сотрудник был временно нетрудоспособным;
  • «У» — отпуск, который был взят на время прохождения специального обучения;
  • «ОТ» — ежегодные основные дни отпуска, который оплачивается начальством;
  • «ОЗ» — если отпуск не оплачивается, т. е. фактически был взят сотрудником за его собственный счет.

Таким образом, заполнение ТРВ – ответственный процесс, требующий профессионального подхода и определенных временных затрат. Немаловажную роль играет следование алгоритму его оформления.

Подробнее о заполнении табеля учета смотрите ниже на видео.

 

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных