Замена отпуска денежной компенсацией: порядок возмещения и количество дней

Содержание статьи

Возможна ли замена
Кому предоставляется в обязательном порядке
Расчет количества дней с формулами и примерами
Нормативная база и документальное оформление

До настоящего времени работникам организаций можно было вместо всего неиспользованного отпуска получить немалую сумму денег в виде компенсации. Теперь же Трудовой кодекс РФ это запрещает. По правилам такие выплаты положены не всем группам граждан и не за весь отдых.

Часть отдыха может быть не востребована по следующим причинам:

человек сам не желает этого (тогда руководство должно подталкивать его на отгул всех положенных дней);
больничный лист во время очередного ежегодного отдыха от труда – в этом случае отпуск переносят;
занятость госслужбой;
отзыв по приказу руководства учреждения.

Неотгулянный период переносится на следующий раз, либо за него может быть выплачено вознаграждение, если это положено по законодательству. Трудясь без отдыха, человек несет расходы и убытки, поэтому и существует выплата, замещающая неиспользованный отдых. Работодатель должен помнить, что беспрерывно работать сотруднику можно не более 2 лет.

Возможна ли замена

По трудовому законодательству отпуск, предоставляемый каждый год, можно заменить компенсацией, когда:

Сотрудник увольняется. Денежное возмещение тогда восполняет все неиспользованное время.
Продолжительность отдыха превысила 28 дней. Выплата производится именно за эту разницу.

Кому предоставляется в обязательном порядке

Компенсацию вместо отпускных обязательно получат такие работники, имеющие право на удлиненные трудовые «каникулы», как:

трудящиеся на Крайнем Севере;
инвалиды;
люди, профессионально занимающиеся спортом, и тренеры;
сотрудники медицинских предприятий;
преподаватели.

Этим гражданам предоставляеится денежное замещение за неотгулянное дополнительное время.

Расчет количества дней с формулами и примерами

Вначале определяют количество лет и месяцев труда работника на предприятии, то есть стаж. Потом подсчитывают, сколько получилось неиспользованных дней. Далее следуют специальным формулам.

Бухгалтерия высчитывает размер выплаты вместо отдыха за накопленное время. Если работник не уходил в отпуск два года, то из 64 дней отнимают 56 основных по норме, за 8 выплачивают замещение, а остальное время человек отдыхает, получив за это отпускные. Но подобные возмещения работодатель вправе и не оплачивать, так как в этом случае он не обязан совершать данное.

Если же приходится рассчитывать компенсацию полностью за весь неиспользованный отпуск при увольнении, то эта выплата считается несколько иначе. Существует следующая формула для такого расчета:

(S / 29,3) / 12 * Kn, где

S – годовой доход подчиненного до увольнения, Kn – все положенное за время, которое считается как 2,33*N (месяцы, отработанные целиком).

Например, в текущем году было отработано пять месяцев и четыре дня, за которые было заплачено 300000 руб. При подставлении в формулу получается:

(300000 / 29,3) / 12 * 12 = 10238

Если сотрудник отработал положенных 11 мес., то требуемое рассчитывают по другой формуле:

(S / 29,3) / 12 * K, где

K – количество отпускных дней, положенных за год.

Для выяснения количества этих дней суммируют те периоды, при которых отпуск не предоставляют, а потом полученное вычитают из всей продолжительности труда подчиненного. К таким периодам относятся:

прогулы;
отсутствие по причине ухода за детьми до трехлетнего возраста, кроме отпуска по беременности и родам;
отдых, превышающий 14 дней за год, без сохранения зарплаты, то есть уход на отдых за свой счет.

В расчет отпускного стажа должны быть включены:

выполнение служебных обязательств на договорных отношениях и по инструкциям;
повышения квалификации по приказу начальства;
время сессий или поступления в вуз по справке организации;
время командировок, совпадающее с отсутствием на работе;
нетрудоспособность по больничному;
госслужба и пребывание на военных сборах;
простои по вине руководства;
отпуск за свой счет, непревышающий или меньший, чем 2 недели.

Среднедневная зарплата высчитывается с учетом оклада и премий. Социальная поддержка в виде материальной помощи и оплат за обучение, съем жилья, питание, проезд к работе – не учитываются.

Итак, средний дневной заработок равен заработной плате, начисленной за расчетный период, поделенной на 12 мес. и на 29,3 (среднее количество дней в месяце). Полученную в итоге цифру умножают на количество отпускных дней, чтобы, наконец, узнать размер ежегодных отпускных. Точно так же вычисляется и выплата за неизрасходованное.

Минимальный дополнительный отдых от работы составляет 7 дней. Так, если такой отдых будет содержать 12 дней, то возмещение деньгами будет за 5 дней. При устройстве на работу, например, 1 марта 2017 года, расчетный период будет считаться с 1.03.2017 по 28.02.2018.

Нормативная база и документальное оформление

В статье 126 ТК РФ о замене ежегодного отпуска компенсацией прописано, что его часть, которая превышает 28 дней, можно заменить денежной выплатой, если сотрудник напишет об этом заявление.

Если суммируются прошлогодние неиспользованные отпуска с настоящим, то выплату производят за разницу, превышающую 28 дней.

Такие выплаты нельзя производить несовершеннолетним, беременным и работающим во вредных условиях. Исключение для них лишь составляет тот случай, когда они увольняются. Тогда компенсация этой категории выплачивается.

К этому можно также добавить статьи 116-119 ТК РФ о дополнительном отпуске в особых условиях, ст. 115 – об обязательном периоде отпуска, 321, 334, 348.10 и 350 статьи, а также ст. 122 и 127.

Из Трудового кодекса РФ известно, что возмещать выплатой неизрасходованные дни отпуска нельзя:

женщинам, которые ждут ребенка;
гражданам, не достигшим 18 лет;
трудящимся в особо опасных и вредных условиях.

Компенсацию не получают те сотрудники, которые совершили воровство на предприятии или нанесли ему иной ощутимый ущерб по своей вине, а также нарушившие другие трудовые законы.

Приказ

После письменного заявления работника на предоставление возмещения работодателю необходимо издать приказ по этому поводу, который составляется произвольно. В нем указываются фамилия и инициалы сотрудника, его должность, продолжительность отпуска, которая будет заменена выплатой, основание для приказа, в котором прописываются данные заявления обратившегося.

Изданный документ доносится до работника, чтобы он с ним ознакомился и подписал.

Заявление

Оно пишется подчиненным в свободной форме. В нем указывается причина его подачи и количество дней отпуска, за которое должна быть выплачена компенсация.

Личная карточка

В форме №T-2 в восьмом разделе под названием «Отпуск» нужно внести данные о том, что он будет заменяться компенсацией за неиспользованные дни.

В графу 1 вписывают вид отпуска, 2 и 3 графы заполняют как всегда, а в 4 указывают дни, превышающие основной период. Графы 5 и 6 должны содержать замену отпуска денежной компенсацией, а 7 – данные приказа.

Внесение изменений в график отпусков

В графе «Примечание» указывают, какое количество дней будет заменено денежной выплатой, и отражают данные приказа об этом.

Если руководитель будет инициировать своему работнику компенсацию части трудового отдыха, то ему необходимо в произвольной форме написать докладную, содержащую причины производственной необходимости данной выплаты. Оформляет такую записку управляющий производством, начальник отдела или сам руководитель подчиненного.

Далее работника об этом письменно уведомляют под его подпись и получают от сотрудника такое же согласие. Остальной алгоритм действий такой же, как если бы заявление на денежное замещение писал сам подчиненный.

За неправильные компенсационные выплаты руководство предприятий привлекается к административным штрафам. В первый раз должностное лицо или предприниматель заплатит 1000-5000 руб., а организация – 30000-50000 руб. Вторичные взыскания будут составлять 10000-20000 руб. и 50000-70000 руб. соответственно, а должностных лиц при этом дисквалифицируют.

Хотя законом и запрещена компенсация за неиспользованный основной отпуск, получить ее все-таки можно. Для этого увольняются и довольствуются желаемым. В этот же день необходимо опять устроиться на прежнее место занятости.

Если работодатель отказывает в денежном поощрении неизрасходованных дней отпуска, то он должен предоставить работнику за это время сам отдых, который положен. Также руководство обязано отказывать в данной выплате трудящимся на вредных производствах, несовершеннолетним и беременным, даже если они составят заявление об этом. Потому что таким категориям социума запрещено законом выплачивать возмещение неиспользования отпуска.

При увольнении компенсацию выплачивают вместе с остальным расчетом в последние часы нахождения в организации или на следующий день после ухода человека с работы, если такое невозможно. Продолжающему же трудиться подчиненному такая выплата включается в день выдачи зарплаты.

Если возвратная сумма не устраивает работника, то он в праве об этом заявить своему руководству, после чего его обращение рассматривается и происходит перерасчет компенсации, если сотрудник оказывается все-таки прав.

Несвоевременная выплата компенсации за неиспользованный отпуск влечет за собой штрафные санкции для руководителя. А при обращении подчиненного в суд – еще и оплату ему всех задержанных дней в размере среднедневной зарплаты за каждые просроченные сутки.

Как происходит отзыв из отпуска, можно узнать на видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Особенности замены отпуска денежной компенсацией