Правила составления графика отпусков на 2017 год

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, каждая организация и ИП обязаны составлять график отпусков. На следующий 2018 год этот документ следует утвердить до 15 (17) декабря этого года.

Составление графика отпусков

Порядок составления и утверждения

При составлении графика отпусков следуют соблюдать такие правила:

  1. Порядок составления графикаПрежде чем приступить к формированию документа, нужно издать приказ по организации. В этом приказе необходимо указать должностное лицо, которое будет отвечать за внесение данных в график, а также рекомендации по составлению документа. Можно обойтись и без приказа, но в этом случае следует использовать специально разработанную унифицированную форму Т-7.
  2. Произвести опрос в первую очередь льготных категорий сотрудников и учесть их просьбы при составлении графика.
  3. Составить предварительный документ, в котором отобразить даты начала отпусков для всех работников, и ознакомить с ним весь коллектив. Если предприятие большое, то следует написать графики для каждого структурного подразделения.
  4. По возможности принять к вниманию пожелания сотрудников, которые не согласны со своей очередью на отдых. Обязательно взять у всех подписи, что работники организации ознакомлены с графиком и у них нет никаких к нему претензий.
  5. Учесть мнение первичной профсоюзной организации, если она существует на предприятии.
  6. Согласовать дни основного и дополнительного отпусков для определённых категорий работников.
  7. Составить сам график по форме Т-7 или самостоятельно разработать документ. Обязательно указать планируемую дату начала отпуска по каждому человеку.
  8. Учесть пожелания сотрудников. Если они хотят разделить отпуск на части, то одна из этих частей, согласно ст. 125 ТК РФ, должна быть не меньше 14 дней.
  9. Документ должен быть готов за две недели до нового года.
  10. Составляется график либо начальником отдела кадров, либо главным бухгалтером, а утверждается руководителем.

Нормативно-правовая база

Нормативно-правовая базаВсе вопросы, касающиеся отпусков, закреплены в российском Трудовом кодексе. Так, например, статья 114 ТК РФ гласит, что каждый год работнику любого предприятия должен предоставляться отпуск с сохранением рабочего места, а также заработной платы.

А в статье 115 этого же Кодекса говорится, что продолжительность отпуска для сотрудников различных организаций и фирм должна быть 28 календарных дней.

Согласно частям 1 и 2 статьи 122 ТК РФ, отдых не только предоставляется, но и оплачивается за счёт организации, в которой люди работают. А вот право на оплачиваемый отпуск возникает не раньше шести месяцев беспрерывной работы на том или ином предприятии. На основании статьи 123 ТК РФ каждая организация обязана составлять график отпусков на год вперёд.

Кроме того, если трудовая инспекция или налоговая служба обнаружит отсутствие графика, в котором расписано кому и когда отдыхать, то на организацию наложат штраф в размере 30000 или 50000 рублей. Могут и остановить работу всего предприятия сроком на три месяца. И такое положение закреплено в статье 5.27 КоАП РФ.

Необходимость для маленькой организации

Небольшим фирмам также нужно разрабатывать график отпусков для своих сотрудников. Если людей в организации работает не так уж и много, и без того или иного работника никак не обойтись, то можно разбить отпуск на части, и на несколько дней возложить рабочие функции отдыхающего на какого-то другого сотрудника.

В маленькой фирме проще договориться с людьми насчёт времени для отдыха, потому что все члены коллектива заинтересованы в поддержании беспрерывного рабочего процесса.

Составляет документ на отпуск в таких организациях бухгалтерия, но лишь в том случае, если на фирме отсутствует отдел кадров. В унифицированной форме Т-7 можно написать приблизительные даты отпусков, а потом скорректировать их в зависимости от тех или иных обстоятельств.

Внесение изменений

Внесение изменений в графикНачальнику отдела кадров или бухгалтеру, занимающемуся составлением графиков на отпуск, нужно обязательно помнить, что в унифицированной форме Т-7 следует написать количество дней отдыха для каждого работника, а также дату запланированного отпуска.

Но в том случае, когда у человека появляется повод отменить отпуск, то отдых можно перенести на иную дату. Все изменения и основания для них вносятся в форму Т-7, а именно:

  • в гр. 7 вносится фактическое число невыхода человека на работу;
  • в гр. 8 записывают основание, по которому принято решение перенести отдых для работника (в качестве основания может служить заявление сотрудника с просьбой перенести ему отпуск);
  • в гр. 9 указать предполагаемую на взгляд работника новую дату, когда он сможет не выйти на работу;
  • гр. 10 – для разных отметок, примечаний.

Какие сведения стоит отразить

В графике на отпуск по форме Т-7 следует написать фамилию, имя, отчество каждого сотрудника организации, его должность или профессию, а также его табельный номер. Обязательно указывается количество дней и дата запланированного отпуска, а также фактическое число невыхода на работу и причина, по которой отдых работнику был перенесён.

Но отдых отображается и в табеле учёта рабочего времени по форме Т-12. В этом случае нужно каждому сотруднику написать свой код отпуска. Если человек отдыхает в связи с основным ежегодным отпуском, то буквенный код будет «ОТ», а числовой «09». Дополнительный оплачиваемый отпуск кодируется так: «ОД» и «10» соответственно.

Права отдельных категорий работников

Составляя график отпусков, в первую очередь необходимо учесть пожелания той категории граждан, которые имеют льготы. Согласно закону, льготники имеют право уйти на отдых, когда им захочется.

Список отдельных категорий работников, которые имеют преимущества при выборе времени на отдых:

  1. Лица, которые подверглись радиации вследствие катастрофы на ЧАЭС.
  2. Герои СССР и герои России.
  3. Почётные доноры страны.
  4. Ветераны войны и ветераны труда.
  5. Сотрудники, не достигшие 18 лет.
  6. Лица, работающие по совместительству.
  7. Сотрудницы, которым положен отдых по беременности и родам.
  8. Мужчины, чьи жёны находятся в отпуске в связи с беременностью или родами.
  9. Усыновители детей в возрасте до трёх месяцев.
  10. Работницы, у которых два или более ребёнка в возрасте до 12 лет.
  11. Родитель, которому нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение после окончания школы.

Образец приказа о составлении

Руководитель предприятия или директор фирмы приказ о написании графика отпусков составляет в письменной форме. Ответственность за выполнение приказа возлагается на начальника кадров или главного бухгалтера.

ООО «Спектр»

ИНН 756890675312

Москва, ул. Ленинградская, стр.5,

ОГРН 1068645086731

Приказ №3

о подготовке графика оплачиваемых отпусков

01 декабря 2017 года

В целях подготовки графика оплачиваемых отпусков на 2018 год и во исполнение ст. 123 ТК РФ приказываю:

Начальнику отдела кадров Ткач В.А. в срок до 06 декабря 2017 года на основании предложений всех сотрудников организации, работающих в штате и по совместительству, составить график отпусков на 2018 год. При этом необходимо учесть:

а) очерёдность предоставления отпусков, исходя из производственных задач;

б) мнение профсоюзов;

в) пожелания льготных категорий сотрудников;

г) просьбы работников по разделению отпуска на части или перенесению его на другой период;

д) планируемые отпуска совместителей.

Проект графика представить руководству на утверждение 14 декабря 2017 года.

 

01 декабря 2017 г.

Директор ООО «Спектр» Петров А.О.         /   подпись   /

М.П.

С приказом ознакомлены:

(должность, Ф.И.О., подпись)                                               «         »              г.

Форма и образец графика

График отпусков по форме Т-7 могут использовать в своей работе организации разных форм собственности. Нужно заполнить раз в год всего один образец этого документа. А отсутствие графика навлечёт штрафы на предприятие и взыскания на должностные лица.

Документы для скачивания (бесплатно)

Особенности хранения и ответственность

График разрабатывается сроком на один год, и хранить его нужно столько же. За отсутствие документа на предприятии предусмотрена административная ответственность и финансовая санкция.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, на организацию могут наложить штраф в размере до 50000 рублей. Также, на 1000 или даже 5000 рублей могут оштрафовать и должностное лицо, которое должно было подготовить график  отпусков.

Сроки: норма и сверх нормы

Сроки по графикуСоставить и утвердить график на отпуск для своих сотрудников нужно за две недели до нового года. До 16 декабря каждого года этот документ должен быть готов и подписан руководителем.

Длительность оплачиваемого отпуска по норме составляет 28 календарных дней.

Если у сотрудника есть дополнительный отпуск, возникший в связи с работой на вредном или опасном участке производства, то общая продолжительность отдыха увеличивается.

Отпуск также увеличен для учителей, судей, сотрудников полиции, государственных служащих и других отдельных категорий граждан.

Отражение отпуска в табеле учета

Согласно российскому законодательству (ст. 91 ТК РФ), юридические лица и ИП обязаны вести табель, в котором учитывается рабочее и нерабочее время  по каждому сотруднику. В этом табеле по форме Т-12 также отражается и отпуск.

Для  каждого вида отпуска есть своё обозначение:

  1. ОТ – очередной оплачиваемый отпуск.
  2. ОД – дополнительный оплачиваемый отпуск.
  3. ДО – административный, без сохранения заработной платы.
  4. Р – по беременности и родам.
  5. ДБ – дополнительный без оплаты.

Несоответствие фактического отпуска с запланированным

На практике бывает так, что фактический отпуск не соответствует тем датам, которые внесены в табель, разработанный на год вперёд. Число месяца, когда человек действительно ушёл отдыхать, записывают в графы 7 и 9, а основания для перенесения отпуска и различные примечания записывают в гр. 8 и 10 графика отпусков по форме Т-7.

Для перенесения запланированной даты отпуска на другое число сотрудник обязан написать заявление на имя руководителя своей организации. Самостоятельно уходить в отпуск, не предупредив руководителей, нельзя. Такое действие будет считаться прогулом и может привести к увольнению с работы.

Типичные ошибки

При составлении графиков отпусков работники отдела кадров или бухгалтерии часто допускают такие ошибки:

  1. В документ внесены не все сотрудники.
  2. Нельзя суммировать накопившийся за несколько лет отпуск, его следует разбить на несколько частей.
  3. Не учитывают особенности производственного процесса и дают отпуска в летний период работникам из одного подразделения.

Особенности по составлению данного документа представлены в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных