Ведение документации и подача отчетности по охране труда на предприятии

Отчет по охране труда3Оформление документов в области охраны труда – гарантия защиты интересов и здоровья членов коллектива. Обеспечение безопасных условий работы служит также залогом спокойствия самого работодателя. О выполнении данных обязательств наниматель регулярно сообщает в отчетности в уполномоченные органы. Как правильно их составлять, когда и куда подавать, какие виды бумаг создаются в данной области – ответы на все эти вопросы будут освещены в материале.

Организация документооборота по охране труда

В соответствии с регламентами, разработанными для управленцев, задача обеспечить работников всем необходимым для безопасной работы лежит на руководителе, ст. 212 ТК РФ. В бумагах отображаются ключевые процедуры по охране труда и их пересечение между собой.

Главное требование к документам – удобная читаемость, простая идентификация, наличие дат и сроков действия. Хранение должно производиться строго в рамках сроков, указанных в законодательстве. Правительство обязывает нанимателей устанавливать порядки в сфере разработки, обновления, хранения и уничтожения документации в области безопасных условий работы. На практике принято выделять следующие формы бумаг:

  • внешние;
  • управленческие;
  • в рамках конкретного подразделения;
  • в области рабочих мест.

Есть три основных требования, которым должна соответствовать организация документооборота на предприятии:

  • документы должны быть понятными, лаконичными, целевыми и подвергаться регулированию действующими законодательными нормами;
  • немаловажную роль играет исключение операций с документами, если необходимость в этом отсутствует;
  • если какие-то бумаги транспортируются и перевозятся, это должно быть оправдано.

По завершении отчетного периода осуществляется отбор бумаг, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив. Предоставление документов сотрудникам осуществляется под роспись.

Основные типы документов на предприятии

В организациях действуют десятки и даже сотни типов документов. Это всевозможные приказы, списки, журналы, постановления. Вот самые распространенные виды бумаг:

  • локальные нормативные акты (ЛНА), разработанные в стенах организации по усмотрению работодателя, в них регламентируется безопасность производственного процесса, правила организационной и управленческой деятельности;
  • бумаги, регулирующие деятельность сотрудников, связанную с соблюдением требований ЛНА, охраны труда, противопожарной безопасности, итогами проведенных оценок;
  • сведения по расследованию несчастных случаев, заболеваний профессионального характера;
  • письма, составленные контролирующими органами, предполагающие совершение оперативных действий;
  • правила охраны труда;
  • инструктажи по эксплуатированию производственного оборудования;
  • статистические отчеты, адресуемые в государственные органы;
  • отчеты внутри организации;
  • учебные, методические, дидактические материалы.

Перечень далеко не исчерпывающий, но включает в себя базовые заполняемые документы.

Отчетность по охране труда

Документация, связанная с безопасностью на рабочем месте, может быть внутренней и внешней. Бланки отчетности внутри компании разрабатывается локально или имеет свободную форму. Внешние отчеты,  обычно, утверждаются на уровне соответствующих министерств и ведомств.

Внутренняя

Организация делопроизводства в рамках данной сферы осуществляется по общему порядку документооборота, а также в соответствии со спецификой работы.

Эффективное функционирование всех звеньев отдельного предприятия невозможно без ведения документации и внутренней отчетности, составляемой подразделениями перед нанимателем, работодателем перед владельцами/учредителями, контролирующими госучреждениями.

Подача внутренней отчетности вышестоящим структурам осуществляется на базе ведения ряда локальных документов:

  • Отчет по охране труда2приказы (например, о распределении обязанностей, определении исполнителей, формировании службы, утверждении положений и т. д.);
  • распоряжения руководства;
  • записки докладного и служебного характера;
  • должностные инструкции, разработанные для специалистов в области охраны труда;
  • журналы;
  • правила, касающиеся внутреннего трудового распорядка;
  • конспекты и действующие программы дальнейшего развития;
  • планы и графики проведения мероприятий;
  • локальные акты, протоколы;
  • свидетельства аттестации;
  • трудовые соглашения;
  • журналы, перечни, списки.

Передача отчетных документов осуществляется отделом охраны труда в адрес головных офисов и подразделений. Цель формирования подобной отчетности – поддержание локальной документации в норме, предотвращение проблем с законом и обеспечение результативной политики по охране труда. Отчет данной службы должен предоставляться, как минимум, раз в год.

Статистическая периодическая отчетность

Функциональные подразделения создают отчеты для предоставления в головные офисы организации в следующие временные интервалы:

  1. Ежемесячно. В данном случае речь идет о документах, связанных с проведенными проверками, исполненными приказами, привлечением к ответственности, изданными приказами, произведенными работами по охране труда в целом.
  2. Раз в полгода. Речь идет об отчетной документации, связанной с отражением числа рабочих мест, количества работников, выполнением охранных мероприятий с целью улучшения условий охраны труда.
  3. В срочном порядке и в рамках, установленных действующими документами. В этой ситуации подается отчетность о случаях приостановления функционирования оборудования, производственного травматизма, в форс-мажорных ситуациях.

Сначала уполномоченное подразделение создает отчетность перед фирмой-работодателем, а затем она передает эти документы в органы статистики. На практике применяется две формы статистической отчетности по охране труда:

Отчеты по факту возникновения событий

Подача таких отчетов требуется в срочном порядке, как только произошло то или иное событие, или же в сроки, установленные локальными нормативными актами. Отчет по охране труда4Цель предоставления таких бумаг – определение статистики по возникновению особых обстоятельств (травм, профессиональных заболеваний, несчастных случаев и т. д.), а также совершенствование работы отдела охраны труда для их предотвращения.

Все отчеты должны быть составлены в строгой законодательной форме и храниться в положенном месте на протяжении времени, установленного федеральными и местными законами. Например, при расследовании несчастного случая на предприятии составляется акт по форме Н-1 (Постановление Минтруда России «Об утверждении форм документов…» от 24.10.2002 № 73)

Отчет о проделанной работе в текущем периоде

В основном, подразделения обязуются отчитываться по соблюдению нормативов охраны труда и проведенных в этом направлении мероприятиях.

Формирование отчетности, предоставляемой со стороны структурных подразделений головным предприятиям и государственным контролирующим органам, производится в индивидуальном порядке.

Форма разрабатывается отдельно для организации и утверждается в рамках ЛНА. Структура отчетности о проделанной работе подразумевает следующие разделы:

  • введение (описывается цель проведения мероприятий и направление, в котором они осуществляются, а также характеризуются службы и отдельные сотрудники, ответственные за их проведение);
  • описание (указываются конкретные проведенные мероприятия по охране труда, которые включают в себя обучение специалистов, модернизацию оборудования, введение новых внутренних актов и т. д.);
  • выводы (определяется, насколько эффективными оказались проведенные меры, и нуждаются ли они в дополнениях, доработках).

Образец документа позволит составить этот отчетный документ безошибочно и с соблюдением сроков.

Ответственность за неподачу и искажение данных в отчетности

В ст. 217 ТК РФ сказано, что, если численность сотрудников более 50 человек, в организации должна быть сформирована специализированная служба по охране труда. Если количество сотрудников меньше, решение о необходимости создания этого отдела принимается руководством. Задачи, решаемые отделом, включают в себя следующие направления:Отчет по охране труда

  • всесторонний контроль соблюдения специалистами законов;
  • организация профилактических мер, связанных с предотвращением производственного травматизма;
  • предоставление работникам консультаций в области безопасности производственных работ.

Ответственность за работу данного подразделения возложена непосредственно на руководителя предприятия (ст. 212 ТК РФ) или начальника отдела по охране труда. Она может быть дисциплинарной, административной, уголовной, в зависимости от масштабности нарушения. Ответственность предполагает следующие меры наказания, ст. 5.27 КоАП РФ:

  • штраф в размере 30-50 т. р. для юридических лиц;
  • санкция 1-5 т. р. для должностных лиц;
  • приостановление деятельности до 3-х мес.;
  • дисквалификация руководителя.

Что касается уголовной ответственности, она предполагает назначение штрафа до 400 т. р. или отправление на обязательные работы на период в 180-240 часов, а также на исправительные работы до 2-х лет. Порой виновное лицо лишается свободы на определенный срок, в зависимости от степени нарушения и последствий. Все это прописано в ст. 143 УК РФ.

Правила составления локальных документов для обеспечения безопасности на рабочем месте изложены в сюжете ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных