Содержание статьи
Текущее трудовое законодательство подразумевает обязанность сотрудников, которые только что поступили на работу, ознакомиться с локальными нормативами, действующими на территории предприятия. Абсолютно каждый сотрудник должен пройти процедуру ознакомления с основными документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности.
К таким документам можно отнести следующий набор бумаг:
- график предоставления отпусков;
- расписание штатного характера;
- коллективное соглашение;
- должностной инструктаж;
- социальное обеспечение;
- коммерческая тайна и конфиденциальность информации;
- положение, связанное с премированием.
Все эти акты, согласно действующим нормам законодательства, работодатель обязуется предоставить работнику для проведения ознакомления.
Общие положения
В рамках этой документации учитываются только те положения, которые непосредственно связаны с деятельностью поступившего на работу сотрудника. Такое ознакомление обязательно происходит под роспись.
И это не просто формальность: если данное требование будет проигнорировано, есть вероятность нанесения административного взыскание по статье, связанной с неисполнением требований трудового законодательства.
Уплачивать штрафы не хочет никто, поэтому процесс ознакомления необходимо задокументировать и подтвердить подписью. Есть несколько способов совершения данного мероприятия:
- оформление отдельных листов в целях ознакомления, а затем приложение их к отдельным положениям, договорам, приказам, распоряжениям и прочим бумагам;
- проставление росписей непосредственно на листе;
- создание специального журнала, в котором регламентируется порядок ознакомления сотрудников с теми или иными нормативными актами и прочими формами документации.
Что касается приказных документов, связанных с приемом на работу, отпусками и другими персонализированными элементами, ознакомление с ними происходит «под роспись», то есть на самом документе ставится подтверждение. А что касается внутренних нормативных актов, касающихся нескольких лиц одновременно, дело обстоит значительно сложнее, ведь если на бумаге будет расписываться каждый штатный сотрудник, по итогу на ней просто-напросто не останется свободного места.
Поэтому работодателям приходится заводить специальные листы и журналы, которые включают в себя все эти информационные сведения. Особенно актуальными подобные документы являются для крупных предприятий с большой среднесписочной численностью персонала.
Что касается нормативных актов и документов, касающихся сохранности персональных сведений, они должны быть составлены строго в соответствии с Федеральным законом №152 ФЗ «О персональных данных». Оформление листов ознакомления осуществляется в форме таблички, это необходимо для удобства заполнения. Журнал обязательно должен быть прошнурован.
Для того чтобы с локальными документами могло ознакомиться большее количество сотрудников, нужно вести журнал, который оформляется по аналогии с листами и прочими бумагами.
Для чего он нужен
Знание сотрудником внутренних нормативных актов и документов – залог успешной и плодотворной работы. Кроме того, владение подобной информацией гарантирует безопасность на производстве и в другой рабочей сфере. Есть несколько причин, по которым не стоит пренебрегать ознакомлением с данным типом документации:
- Гарантия безопасности на производстве, в торговле, в сфере услуг.
- Владение информацией об особенностях работы
- Получение представления о трудовом процессе.
- Нормализация взаимоотношений в коллективе.
- Налаживание отношений между сотрудниками и начальством.
- Структуризация деятельности всех подразделений.
- Последовательность работы всех звеньев.
Что касается необходимости самого журнала, то он составляется в целях систематизации всех сведений и их интеграции в одну картину. Принцип действия подобного документа прост и понятен: сотрудник знакомится с правилами и локальными документами, а затем подтверждает этот факт в специальном журнале, проставив свое ФИО, дату, а затем подпись. Журнал удобен тем, что содержит большое количество страниц, в нем может расписаться несколько сотрудников. Такой документ прослужит несколько лет.
Что такое ЛНА? Ответ на вопрос – на видео.
Структура и состав
Если обратить внимание на классический образец этого документа, то можно сделать вывод, что структура, состав и форма являются максимально простыми. Традиционно локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми необходимо ознакомить персонал, достаточно много, так что под каждый из них следует выделить несколько страниц.
При этом структура останется прежнем и будет включать в себя следующие важные материалы:
- должность, на которую поступил новоиспеченный сотрудник;
- фамилия, а также имя и отчества новичка;
- дата и время, в которое происходит визирование документа;
- персональная подпись каждого сотрудника.
Сроки и порядки хранения
Отдельно стоит упомянуть такие моменты, как особенности и сроки хранения рассматриваемого типа документации. Данный вопрос не имеет под собой какого-либо регулирования с точки зрения законодательства, поэтому он решается силами исключительно самой организации.
Чаще всего работодатели устанавливают малые сроки хранения таких журналов и листов, составляющие, например, порядка 5 лет. Это большая ошибка, ведь на практике следует установить более продолжительное время хранения, ведь большинство ЛНА хранятся в течение длительного периода времени, поэтому должны пролежать на предприятии минимум 10 лет.
Кроме того, львиная доля сотрудников, ознакомившихся с правилами много лет назад, может потребовать повторного ознакомления. А без наличия такого документа обеспечить доказательство факта их соблюдения проблематично.
Поэтому целесообразнее всего установить аналогичные требования и для журнала ознакомления с ними. Особенно это касается положений о структурных подразделениях организации, об оплате труда. Поэтому если сотрудники ставят подписи лично, срок хранения должен быть соответствующим.
Образец документа
Чтобы иметь представление о том, что являет собой данный нормативный акт, необходимо ознакомиться с типовым образцом этой бумаги. Утвержденной законодательно формы журнала и листа не существует. Более того, бумага не является обязательной и даже рекомендованной, поэтому законодатели приняли решение обойти ее своим вниманием.
Тот факт, что организация вводит в документооборот эту форму, является строго добровольным. Поэтому именно от работодателя зависит то, каким именно образом будет происходить решение данного вопроса.
В любом случае, заниматься разработкой нужной формы придется самостоятельно. Главное, чтобы она включала в себя все необходимые сведения и нормативные акты, подлежащие ознакомлению со стороны всех сотрудников. Сформированный бланк должен быть утвержден руководителем фирмы. В этом нет абсолютно ничего сложного.
Традиционно шаблон выглядит в форме таблицы. Над таблицей пишется название нормативного акта, который подлежит ознакомлению, а затем в графы вносятся данные о сотрудниках – порядковом номере, должности, ФИО, подписи. Под таблицей ставятся данные о составителе документа, а также его подпись.
[docs]
В законодательстве нет обязательного пункта и о том, что документу следует придавать бумажный вид. Журнал может представлять собой и набор отдельных листов, которые помещены в папку-скоросшиватель. Никаких визовых и других данных о том, что бумага утверждена, ставить не нужно, ни на титульном листе, ни по тексту самого документа. Единственное, что рекомендуется учесть, так это дату начала и завершения записей.
Существует еще одна форма табличного шаблона данного документа, она выглядит приблизительно следующим образом:
- Первый столбец – это порядковый номер сотрудника, который проходит ознакомление с условиями труда.
- Второй столбик предполагает указание ФИО.
- В третьем столбце показана должность.
- Далее следует структурное подразделение, в котором сотрудник исполняет свои прямые должностные обязанности.
- Отметка о том, что ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка пройдено.
- Подтверждение ознакомления с положениями об аттестации.
- Отметка о понимании положений коммерческой тайны.
- Подтверждение факта проверки обработки персональных данных.
- Отметка о прочтении норм по оплате труда сотрудников и их премировании.
Помимо этих пунктов могут содержаться и некоторые дополнительные положения, которые зависят от индивидуальной ситуации.
Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись? Ответ на вопрос – на видео.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются