Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Многие документы на предприятии хранят коммерческую тайну. К ним относится табель учёта рабочего времени. Однако помимо секретных данных, он содержит важную информацию для позиционирования фирмы на торгах, ее вступления в СРО или защиты имени предприятия на проверках. Предоставлять оригинальный бланк учёта, для ознакомления третьим лицам, сотрудники кадровой службы права не имеют. Для подобных случаев был разработан специальный документ, именуемый выпиской. Как его составить, чтобы не нарушить ничьи права.

Выписка из штатного

Для чего нужна выписка

Штатное расписание можно сравнить с географической картой, но только в рамках предприятия и составленной на языке цифр, а не условных обозначений. В нем подробно отражаются данные о фирме: количество структурных подразделений, сотрудников, сведения о денежных средствах, которые каждый из них получает и другие важные факты из ее жизни.

для чего выписка

Документ составляется по форме Т-12 или Т-13. Однако для удобства фирмы также предусмотрена возможность разработать подходящий бланк самостоятельно. Обязательный перечень информации, который должен быть указан в штатном расписании:

  • данные о предприятии;
  • основная информация (подразделение, должность, квалификация, количество сотрудников, ставка, сумма надбавки и др.);
  • подписи ответственных лиц.

Практически все данные, отражённые в штатном расписании, относятся к коммерческой тайне.

Ознакомиться с ними могут лишь те сотрудники, кто разрабатывает документ или имеет доступ к такой информации.

В зависимости от размера фирмы ими могут быть бухгалтера или работники отдела кадров, а также руководители. В отдельных случаях информация из штатного расписания может быть передана третьим лицам. Однако не вся, а лишь та ее часть, которая касается определённого сотрудника или деятельности организации.

Право требовать выписку имеют:

  • сотрудники предприятия. Эта возможность регламентирована трудовым кодексом. в частности, статьи 62 и 88. чаще всего такая необходимость возникает при решении трудовых споров, защите прав работника в суде. Также при смене работы сотрудник с помощью выписки может подтвердить свою высокую квалификацию;
  • представители пфр;
  • сотрудники фсс;
  • работники инспекций — налоговой и трудовой;
  • организаторы онлайн-торгов;
  • участники саморегулируемых организаций.

Однако каждому из указанных предприятий, выписка служит для различных целей. Инспекции обычно запрашивают документ при проведении проверок (как камеральных, так и выездных). Что касается ПФР, обычно выписка необходима для проверки точности исчисления стажа, социальных выплат, стразовых взносов и др.

Что касается тендеров — это новая «буква» в законе. Согласно правилам их проведения — выписка обязательный документ, который необходим для участия. Наряду с копией трудового договора и книжки. Таким образом, участник подтверждает, что является сотрудником предприятия.

Также нововведением является членство организации в СРО, которое представляется группу фирм, объединяющихся на основании вида деятельности или товара, который выпускают. Основная цель — разработка стандартов качества. Подобные ассоциации могут создаваться как на добровольных, так и на обязательных началах. Как и в случае с тендером, одним из обязательных документов для вступления в СРО является выписка из штатного расписания.

Чем отличается от копии

отличия от копииНа практике предусмотрено две разновидности выписки:

  1. Ксерокопия.
  2. Печатный документ.

Копией документа является его отксерокопированное изображение без внесения правок и изменений. Таким образом, копия табеля учёта будет являться ничем иным, как вторым экземпляром указанного табеля.

В то время как выписка, это часть формы Т-12 или Т-13. В этом кроется их главное отличие.

Также в сети немало сообщений, что при увольнении сотрудники требуют предоставить им копию табеля учёта рабочего времени.

Право получить заверенные копии документов, подтверждающих их работу на предприятии прописана в статье 62.

Прямой ссылки на табель в Трудовом кодексе нет. Однако и перечень документов в статье открытый. Значит, работник имеет право получить копию документа.

Табель разрабатывается на всё структурное подразделение, содержит персональные данные всех сотрудников. И снять его копию и отдать третьему лицу – значит нарушить право на защиту личной информации. Поэтому в такой ситуации делают выписку, она содержит перечень, относящийся лишь к одному работнику.

Таким образом, копия табеля и выписка — совершенно разные документы.

Документы для скачивания (бесплатно)

Кто выдает документ?

В связи с тем, что выписка является официальным документом, поводом для ее разработки должно быть заявление.

После этого уполномоченный сотрудник вносит необходимые данные в бланк. Как показывает практика, чаще всего он идентичен форме Т-12 или Т-13. В зависимости от размеров предприятия, право составлять документ имеют:

  1. Сотрудник кадровой службы.
  2. Бухгалтер.
  3. Руководитель.

кто выдает документЕсли фирма крупная, то выписка должна быть утверждена начальником отдела кадров, непосредственным руководителем структурного подразделения, начальником, а также заинтересованным в ней сотрудником. Чем меньше фирма — тем меньше людей участвуют в утверждении.

Выписки из нескольких страниц требуют особого оформления. Все листы подшиваются нитью, нумеруются, сверяются, а узел консервируется бумажным треугольником. На нем указываются данные о количестве страниц, и ставится подпись исполнителя.

Далее происходит визирование документа, если это предусмотрено правилами предприятия.

Затем сотрудники отдела кадров/бухгалтерия фиксирует выписку, как «исходящий» документ. Присвоив ему номер, и уточнив время и дату. Соответствующая отметка проставляется в журнале.

Если выписка необходима для использования внутри фирмы, то к ее оформлению как «исходящий» не прибегают.

Общие правила составления

Официального бланка с рекомендациями для выписки не существует, как, к примеру, формы Т-12 или Т-13 для табеля учёта. Ее вид и содержание зависит от информации, которая будет представлена в документе. По общему правилу в выписке указываются личные данные сотрудника. Остальная информация добавляется по запросу, причём может быть представлена не последовательно, как в оригинальном табеле.

Обычно фирмы разрабатывают бланк выписки или инструкцию ее заполнения.

Срок, на который данные выписки актуальны — не больше года. Это обусловлено тем, что само штатное расписание разрабатывается обычно не больше чем на 12 месяцев. Храниться документ должен не менее 5 лет.

Образец заполнения формы

Документы разрабатывается по общим правилам:

  1. В шапке указываются данные организации, информация о структурном подразделении и период времени, за который составляется документ.
  2. В основной части уполномоченное лицо отражает информацию, которую требует заказчик. Обычно это данные о сотруднике, его квалификация, а также информация об отработанных днях, прогулах, размер должностного оклада.
  3. В заключительной части документа свои подписи ставят уполномоченные лица. У зависимости от размера фирмы их число
    может быть разным.

Выписка из штатного расписания

Важные рекомендации

По мнению многих кадровиков, выписки без указания размера оклада являются недействительными. Так как требование указывать сумму указано в постановлении Госкомстата.

Однако в практике нередки случаи, когда кадровики составляет документ без указанной информации. Чтобы в организации, куда адресована выписка, не сочли ее недействительной, следует уточнить о необходимости указывать сумму оклада.

Выписка в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации относится к типу: справки. Расположение реквизитов на них допускается угловое и продольное. Однако первое предпочтительнее. Поэтому если вы работаете с государственными предприятиями, лучше последовать данной рекомендации. Иначе документ может быть признан недействительным.

В данном видео содержится информация о том, как правильно сделать штатное расписание.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных