Правила составления описи личного дела работника

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.

Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Зачем нужен документ

Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать. Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию, определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.

Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Обязательно ли вставлять опись в личное дело

Составление описи не является обязательным в общем случае. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом, в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.

При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:

• когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
• если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.

Порядок составления документа

Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве. Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.

В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:

• её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
• её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.

Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:

• порядковый номер бумаги;
• числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
• дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
• его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
• номера листов дела, которые занимает данный документ;
• примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.

Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов. Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.

Пример оформления описи

[docs]

Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.

В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.

Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.

Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.

Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование — способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.

Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.

Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует. Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному.

В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.

Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.

Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.

В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.