Штатное расписание по унифицированной форме Т-3

Каждый субъект предпринимательской деятельности, независимо от организационно-правовой формы, обязан использовать штатное расписание для учета численности оформленных работников. Этот локальный документ может оформляться в свободной форме, но многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели продолжают задействовать унифицированный бланк Т-3.

Образец штатного расписания

Понятие и необходимость

Штатное расписание формы Т-3 представляет собой унифицированный документ локального значения. Его функции заключаются в предоставлении четко сформулированной конфигурации субъекта предпринимательской деятельности, в частности:

  • состава;
  • количества наемных сотрудников;
  • суммы заработной платы с учетом надбавок;
  • общего фонда оплаты труда.

Штатное расписаниеДокумент вступает в силу только после утверждения руководителем. Его обычно требуют фискалы и инспектора трудовой инспекции при проведении проверок. Отсутствие штатного расписания будет рассматриваться в качестве нарушения трудового законодательства.

Начиная с января 2013 года, субъектам предпринимательской деятельности разрешено самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания. Но, не смотря на это, большинство коммерческих организаций продолжают задействовать утвержденный Постановлением Росстата №1 от 05.01.2004 бланк Т-3. Это обусловлено тем, что унифицированная форма очень удобна в заполнении и содержит все необходимые сведения.

Функции штатного расписания заключаются в следующем:

  1. Определение структуры предприятия.
  2. Определение размера фонда оплаты труда.
  3. Определение штатной численности сотрудников.
  4. Отслеживание свободных вакансий.
На основании штатного расписания субъекты предпринимательской деятельности нанимают и увольняют физических лиц. Также этот документ выступает в качестве доказательной базы при проведении судебных разбирательств с работниками. Его коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют при оформлении трудовых договоров с персоналом.

Нормативно-правовые акты

Документ утвержден Постановлением Росстата №1 от 05.01.2004. Начиная с января 2013 года, унифицированная форма не обязательна к применению. Субъектам предпринимательской деятельности позволено самостоятельно разрабатывать бланки этого документа.

Нормативно-правовые акты

Но при этом они в обязательном порядке должны утверждаться приказом руководства и отражаться в учетной политике. Также стоит отметить, что о штатном расписании упоминается и в Трудовом кодексе РФ, в статье 57. В этом законодательном акте форма определяется в качестве организационно-распорядительного документа.

Ответственный за составление

Штатное расписание может оформляться любым уполномоченным сотрудником:

  • экономистом;
  • бухгалтером;
  • работником отдела кадров;
  • руководителем коммерческой организации;
  • индивидуальным предпринимателем.
Выбор уполномоченного лица, ответственного за составление документа, напрямую зависит от размера компании, количества персонала и объемов производства. Стоит отметить, что оформленный бланк в обязательном порядке должен утверждаться приказом начальника, а также фиксироваться в соответствующем учетном регистре.

Какие сведения содержит унифицированная форма

В унифицированной форме штатного расписания должна содержаться такая информация:

  1. Перечисляются все структурные подразделения компании.
  2. Указываются задействованные в работе организации профессии, специальности и должности. При этом стоит отметить, что обязательно следует отмечать и уровень квалификации сотрудников.
  3. Пишется общее количество штатных работников.
  4. Указывается информация о заработной плате каждого сотрудника, а также причитающиеся надбавки.
  5. Указывается общий фонд заработной платы не только по каждому работнику, но и по организации в целом.

Как правильно составить

Составлять документ уполномоченные руководством организации лица должны в следующем порядке:

  1. Как правильно составитьНазвание. Нужно указывать полное наименование субъекта предпринимательской деятельности, которое присутствует в учредительной документации. В том случае, когда в ней отражено и полное и сокращенное наименование, то можно указать одно из них. В обязательном порядке указывается, на какой срок оформлено штатное расписание.
  2. Дата и номер. Каждой форме присваивается порядковый номер. Что касается даты, то уполномоченные лица должны учесть один нюанс. В документе необходимо отразить дату его составления, а также число, которого форма будет введена в действие.
  3. Приказ. В форме Т-3 предусмотрена графа, в которой необходимо указать номер и дату приказа руководителя, которым она была утверждена.
  4. Наименования структурных подразделений. Все названия должны указываться на русском языке. Если документ оформляется в государственном учреждении, то уполномоченное лицо должно соблюдать все установленные нормативы.
  5. Коды структурных подразделений.
  6. Должности. В этом разделе необходимо указывать разряды, должности и специальности, которые подтверждены трудовыми книжками, личными картами, трудовыми договорами. Категории, специальности и разряды указываются в соответствии с Квалификационным справочником и с ОКП. Стоит отметить, что должна соблюдаться при перечне должностей определенная иерархия. Первым указывается руководящий состав, после этого заместители, далее специалисты и потом уже все рядовые сотрудники.
  7. Количество штатных единиц. В соответствующих графах уполномоченное лицо должно отразить необходимое для работы организации количество работников. При этом стоит отметить, что фактическая численность сотрудников не указывается. Коммерческие компании и индивидуальные предприниматели по своим потребностям определяют данные значения. В бюджетных организациях расчет штатных единиц осуществляется особым образом.
  8. Тарифная сетка. В этом разделе отражается оклад для каждой должности. При этом тарифная ставка должна превышать величину минимальной заработной платы. Запрещается указывать оклад в диапазоне сумм, например, 20000-30000 руб.
  9. Надбавки. Этот раздел необходимо заполнять на основании определенных субъектом предпринимательской деятельности систем премирования, законодательно установленных норм относительно режима труда и наличия вредных условий. Суммы надбавок могут проставляться как в российских рублях, так и в процентах.
  10. Общий фонд оплаты труда. Суммируются все суммы, указанные в колонках 5, 6, 7, 8.
  11. Примечания. Этот раздел заполняется в том случае, когда нужно отразить какие-либо важные нюансы.
  12. Итоговая графа. В ней отражаются суммы всех показателей: фонд оплаты труда, надбавки, оклады, штатные единицы.
Документы для скачивания (бесплатно)

Код структурного подразделения и подобные сведения

Ответственное лицо при составлении штатного расписания должно начать заполнять документ с наименований и кодов структурных подразделений. Их следует вписывать в табличную часть в порядке подчиненности. Если у организации есть представительства и филиалы, все равно составляется единый документ.

В графу №3 необходимо вписывать профессии, специальности и должности, без сокращений, в именительном падеже. Их для сотрудников определяет руководитель. Если работа физических лиц связана с тяжелыми условиями или попадает под действие льгот, то в данном случае уполномоченное лицо должно руководствоваться:

  1. Общероссийским классификатором, утвержденным Постановлением Госстандарта РФ №367 от 26.12.1994. В нем представлен перечень тарифных разрядов, должностей служащих, профессий рабочих.
  2. Общероссийским классификатором (ОКЗ) занятий, утвержденным Приказом Росстандарта №2020-ст от 12.12.2014.
  3. Справочником должностей специалистов, руководителей и прочих служащих, утвержденным Постановлением Минтруда РФ №7 от 21.08.1998.
  4. Профессиональными стандартами (ст. 195 Трудового кодекса РФ).
  5. Едиными квалификационно-тарифными справочниками профессий и работ по отраслям.
В том случае, когда руководитель принимает физическое лицо в штат не на специальность, профессию или должность, а для выполнения определенного вида работ, то этот момент должен отражаться в форме Т-3.

Подписи и печати

Документ после составления должны подписать ответственные лица:

  1. Главный бухгалтер.
  2. Начальник отдела кадров

Если форму составляет индивидуальный предприниматель, то ее он подписывает лично. В соответствии с регламентом Федерального законодательства штатное расписание не должно заверяться мокрой печатью коммерческой организации или ИП (если он ее использует в работе).

Многие субъекты предпринимательской деятельности ставят свои печать на таких бланках.

Формирование штатного расписания в 1С подробно представлено в данной инструкции.

Сроки хранения и возможные штрафы

Срок хранения такого документа определяется Федеральным законодательством, действующим на территории России. Субъекты предпринимательской деятельности должны обеспечивать сохранность штатным расписаниям на постоянной основе.

Переданные другой организации документы должны храниться на протяжении трех лет с момента окончания их срока действия. Стоит отметить, что срок действия заполненной формы Т-3 составляет год и более (этот вопрос регулируется руководителем).

За любые допущенные нарушения при оформлении и хранении документа КоАП РФ предусматриваются финансовые взыскания:

  1. Индивидуальные предприниматели – до 5000 руб.
  2. Должностные лица – до 5000 руб.
  3. Коммерческие организации – до 50000 руб.

На лицо, которое виновно в допущенных нарушениях трудового законодательства, составляется протокол об административном правонарушении. После этого выписывается штраф, размер которого определяется в индивидуальном порядке, но его сумма не может превышать 5000 рублей. Также финансовое взыскание применяется и к организации.

Типовой образец

Субъекты предпринимательской деятельности, использующие труд наемных работников, могут при оформлении штатного расписания взять за основу типовой образец Т-3.

Фрагмент штатного расписания

Нюансы оформления

При оформлении унифицированной формы Т-3 уполномоченные лица должны учитывать следующие нюансы:

  1. В унифицированной форме не предусмотрено место для мокрой печати субъекта предпринимательской деятельности.
  2. Срок действия документа не устанавливается Федеральным законодательством, поэтому данный вопрос решается руководством организации или ИП.
  3. Работодатель обязан ознакомить персонал с принятым документом при условии, что этот момент закреплен в коллективном договоре, в локальном нормативном акте, в трудовом соглашении.
  4. В штатное расписание могут вноситься корректировки на основании приказа руководства. Также для отражения всех изменений может оформляться новая форма Т-3.
  5. Документ должен формироваться либо с начала осуществления хозяйственной деятельности субъекта, либо с начала отчетного года.
  6. После утверждения форма должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в соответствующем журнале.
  7. Каждый официально оформленный сотрудник имеет право обратиться в отдел кадров и запросить выписку из штатного расписания. Этот порядок регламентируется статьей 62 Трудового Кодекса, действующего на территории Российской Федерации. Выписка должна быть оформлена по всем правилам и содержать конкретные данные. Ее также могут запросить и представители контролирующих органов, передав руководству организации соответствующим образом оформленный запрос.
  8. При составлении формы уполномоченное лицо должно особое внимание уделить разделу №5. В этой графе необходимо указывать фиксированный размер заработной платы за месяц. Но, некоторые субъекты предпринимательской деятельности практикуют сдельную оплату труда, поэтому при оформлении штатных расписаний у них возникают затруднения. В той ситуации, когда в коммерческой организации или у индивидуального предпринимателя работникам не установлены конкретные оклады, то в графе №4 ставится прочерк, а в графе №10 нужно написать «сдельно-премиальная оплата труда». Также специалисты рекомендуют здесь же приводить ссылку на нормативно-правовой акт, который регулирует данный вопрос. По такому же принципу заполняются графы формы Т-3, если работникам субъект предпринимательской деятельности установил почасовую тарифную ставку.
  9. При сокращении численности сотрудников или всего штата, изменении окладов, необходимо вносить изменения в штатное расписание. Стоит отметить, что дата ввода в действие всех инноваций не может наступить ранее, нежели чем через два месяца после издания руководством соответствующего приказа. Это обусловлено тем, что субъект предпринимательской деятельности в соответствии с регламентом Федерального законодательства обязан предупреждать о таких изменениях штатный персонал за два месяца (статья 180 Трудового кодекса РФ).

Приказ об утверждении и внесение изменений

Утверждается составленное уполномоченным сотрудником штатное расписание приказом руководителя, в котором должна присутствовать такая информация:

  • порядковый номер;
  • дата составления;
  • город оформления;
  • в теле приказа необходимо указать «Утвердить штатное расписание № … от …. числа с численным составом в количестве … единиц, с месячным фондом оплаты труда …. рублей».

Любые изменения, которые будут вноситься в документ, должны утверждаться приказами руководства, например:

  1. Принято решение о создании нового подразделения (например, филиала или представительства).
  2. Изменился состав персонала.
  3. Принято решение о повышении окладов или об изменении размера надбавок.
  4. Вводятся новые специальности (профессии) или исключаются старые должности.

Приказ об утверждении штатного расписания

Стоит отметить, что при внесении изменений может составляться новый документ. Все проведенные корректировки должны отражаться в персональной документации сотрудников, например, в трудовых книжках, личных карточках.

Если изменения коснулись оклада, надбавки или премии, то работники должны быть уведомлены о данном событии за два месяца. После этого на основании приказов вносятся коррективы в трудовые договора.

Как сделать штатное расписание — на данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных