Содержание статьи
Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.
Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.
Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна?
Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.
Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.
Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам. На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов. Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.
В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.
Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:
- учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
- систематизации деловых бумаг разного уровня;
- процессу индексации отдельных документов и папок;
- составлению описей для архивов разного уровня.
Виды номенклатуры
Правила Госархива (пункты 3.4.4 и 3.4.5) выделяют следующие номенклатуры:
- типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
- примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
- индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.
Порядок утверждения
Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.
Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.
В бюджетных учреждениях
В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.
Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.
На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.
В госструктурах
Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:
- оформление документа на бланке организации;
- получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
- рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
- получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
- утверждение руководством предприятия.
В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.
В частных компаниях
В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.
Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:
- компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
- доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.
В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.
Как составить приказ?
Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.
Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.
В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:
- продольный – с центрованным расположением реквизитов;
- угловой с расположением реквизитов по центру;
- угловой с фланговым расположением.
В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:
- Название (наименование) организации.
- Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
- Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
- Место издания (название города).
- На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
- Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
- Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
- Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
- В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
- В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
- Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.
[docs]
Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение
Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов. Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов. Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.
Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.
При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.
По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.
За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:
- за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
- за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.
За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:
- штрафы от 100 тыс. рублей;
- исправительные, принудительные работы;
- лишение свободы до 2-х лет.
Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.
О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2019.01.23Налог на имущество организацийОплата налога на имущество физических лиц через Сбербанк Онлайн
- 2019.01.22Каталог франшизУсловия и цена открытия ресторана по франшизе Макдональдс в России в 2020 году
- 2019.01.22Кредитование малого бизнесаОсобенности и «подводные камни» банковской карты с овердрафтом
- 2019.01.22ПСНПравила заполнения и образец заявления на патент для ИП на 2020 год