Оформление нового штатного расписания на 2019 год

Штатное 2019-5Штатное расписание выстраивает в компании чёткий и удобный регламент, вписывая каждую должность в единую стройную структуру и выделяя каждому специалисту собственное место в большой системе. Данный документ регулирует и систематизирует кадровую систему. В статье рассмотрены функции этого документа, его структура и понятийный аппарат, а также возможность регулярного утверждения и внесения изменений.

Нормативная база

Штатное расписание — это локальный корпоративный документ, назначение которого заключается в организации и распоряжении сотрудниками и назначении объёмов денежных выплат в соответствии с занимаемыми должностями, классами и квалификациями. Законодатели не закрепили обязанность составления «штатки» всеми субъектами хозяйствования. Однако в статье 57 ТК РФ есть однозначная рекомендация ссылаться на этот документ при составлении трудового соглашения.

Фактическое назначение документа в том, что он предоставляет юридическую защиту в спорных ситуациях, если требуется обоснование увольнения сотрудника из-за отсутствия его должности в списке. Таким образом, он автоматически защищает предприятие от судебных разбирательств.

Порядок утверждения штатного расписания

Концепция и пошаговый алгоритм следующие:

  1. Формируется кадровый резерв.
  2. Анализируется стратегический потенциал предприятия.
  3. Оформляется основная часть документа (в табличной форме).
  4. Издаётся приказ, в результате чего документ утверждается юридически (всё это указано в статье 8 ТК РФ о локальных актах, содержащих нормы трудового права).

Документ заполняется в следующем порядке:

  1. Следуя порядку значения для предприятия, прописываются наименования структурных подразделений.
  2. Расписание сначала проговаривается с руководством подразделений, а затем с сотрудниками (если требуется их согласие на переводы или переименования должностей).
  3. Оформляется приказ, официально утверждающий данный акт. При этом в специальную графу «утверждено» вписывается текущая дата, а также номер приказа.
  4. Все сотрудники, привлеченные к изучению нового штатного, ставят подписи (кадровики, работники бухгалтерии, руководители подразделений).

Постановление Госкомстата № 1 от 5.01.2004 года регламентирует форму № Т-3. Однако по состоянию на конец 2018 года она не является обязательной. Каждая организация имеет право использовать собственный шаблон, если он отвечает стандартам делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Кто ответственен за составление?

Несмотря на то, что формально составление штатного входит в сферу деятельности экономиста по труду, на практике подобной работой занимается бухгалтерия. Однако в большинстве организаций руководитель самолично назначает ответственных за его формирование и ведение. Если данное бремя падает на сотрудника, не обязанного выполнять такую работу по условиям контракта, то в таком случае должен быть оформлен дополнительный приказ.

Структура и обязательные реквизиты документа

Документ состоит из десяти столбцов и имеет простую структуру:

  1. Название подразделений. Речь идёт о структурных подразделах организации: филиалах, отделениях и представительствах.
  2. Код. Это фактически продолжение предыдущего пункта, только в этой графе подразделение нумеруется в общей системе присвоения внутренних идентификаторов.
  3. Список должностей, разрядов, классов и квалификации. Названия должностям могут быть присвоены по усмотрению работодателя, но лучше использовать специальный классификатор профессий и должностей, утверждённый Минтруда РФ. Должности нужно записывать в полном виде, нельзя сокращать.
  4. Количество штатных единиц. Указывается, сколько рабочих единиц на данный момент на предприятии доступно на конкретную специальность. В случае с неполным трудоустройством, единицы прописываются в виде десятых или сотых долей (0,5 или 0,75, например).
  5. Тарифная ставка (в рублевом эквиваленте). Данная строка заполняется, только если учреждение работает по системе фиксированной оплаты труда с постоянным окладом. В строку вписывается размер регулярных выплат, без учёта различных компенсаций, надбавок и социалки по колдоговору.
  6. Размер надбавки (в рублях). В эти три графы включаются размеры надбавок как со стороны государства (за «вредность», за работу на опасном производстве), так и со стороны руководства предприятия (за достижение высоких показателей).
  7. Всего в месяц. Фактически это суммирование всех граф с пятой по восьмую в одной. Здесь перечисляются оклады и надбавки по всем специальностям, а также итоговые расходы компании на оплату труда персонала.
  8. Примечания. Уточняющая информация. Графа, в большинстве случаев, остаётся невостребованной.
При работе над формой, отдельные разделы при необходимости могут пропускаться.

Обязательные реквизиты расписания:

  • «Название организации» — полностью переписывается из учредительной документации;
  • «Код по ОКПО» — код указывается в выписке отделения Росстата;
  • «№ документа» — при первом составлении прописывается номер 1, в последующие разы проставляется в порядке сквозной нумерации;
  • «Дата составления» — текущая дата;
  • «Утверждено» — в графу вписываются данные приказа (номер и дата);
  • «На период» — на какой срок действительно, и с какого числа;
  • «Количество штатных единиц» — численное измерение потребности в специалистах одного вида в целых единицах или дробных показателях.

В самом конце от начальника отдела кадров и главного бухгалтера ставятся подписи и их расшифровки.

Приказ об утверждении

Ввод в эксплуатацию производится приказом от руководства, либо полномочного лица. Приказ составляется в произвольной форме. Он должен содержать информацию о начале действия «штатки» (точную дату), а также количество действующих единиц в штате.

Сроки составления и утверждения

Законодательство не устанавливает временных рамок для утверждения. Работодатель сам решает, когда его предприятию следует утвердить расписание. При очередном положительном изменении кадрового состава, когда вводятся новые кадровые единицы, дополненный список может спокойно утверждаться хоть за сутки до его ввода в эксплуатацию.

С другой стороны, если штат наоборот, сокращается, то начать составлять урезанный документ лучше пораньше. Статья 180 ТК РФ говорит о том, что начальство обязано уведомлять работников о будущем увольнении за 2 месяца. Значит, сокращенное штатное должно быть разработано также не меньше чем за 60 дней.

Нужно ли утверждать его каждый год?

Каждый руководитель предприятия самостоятельно решает, на какой срок он продлевает штатное. По факту, утверждение производится до первых серьёзных дополнений. Если за текущий год крупных изменений внесено не было, то причин утверждать новый документ в следующем году также нет.

На какой срок оно утверждается?

Как и любой плановый документ, расписание имеет смысл переоформлять каждый год для более правильного ведения отчётности и учета вакантных мест. Но при этом, если нет необходимости его менять, оно может работать и несколько лет подряд.

Если в приказе об утверждении штатного нет срока его действия, то документ классифицируется как бессрочный.

Как часто можно вносить изменения?

Внесение изменений в локальные нормативные акты компании — это важнейшая часть работы с этой категорией документов. Может быть проведена полная замена документа, а может просто быть издан приказ о корректировке изменений. Подобные распоряжения можно составлять неограниченное число раз.

За какой срок нужно утвердить расписание до его вступления в силу?

В документе указывается не только размер штата работников, но также и время, когда он должен быть введён в эксплуатацию. Как уже упоминалось, если единицы сокращаются, то на предварительное ознакомление персонала выделяется не менее двух месяцев.

Использование унифицированных и собственных форм

За руководством учреждений остаётся право пользоваться как регламентированной Госкомстатом формой № Т-3, так и самостоятельно разрабатывать и утверждать подходящие шаблоны, которые затем закрепляются во внутренних актах. Данное право прописывается в Трудовом Кодексе РФ, ст. 8 ТК РФ. Однако при разработке собственного шаблона важно строго соответствовать стандарту (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Какие категории сотрудников не отражаются в расписании?

Штатное 2019-2Может возникнуть затруднение, связанное с отражением сведений об отдельных категориях трудящихся на предприятии, заключивших гражданско-правовой договор. К таковым относятся, так называемые, внештатные работники, работники по совместительству, а также работники на неполный рабочий день.

Трудовой кодекс, а именно статья 11 ТК РФ, не распространяет трудовое право на специалистов, приглашенных по ГПД, а, следовательно, и в расписание они, как временные сотрудники, не включаются.

Остальные категории наемного персонала находятся под полной защитой ТК РФ и их должности попадают в общий список «штатки». Другой вопрос, как эта занятость отражается в трудовой специалиста. Однако в штатном расписании эти нюансы не выделяются.

Правила отражения форм и величины оплаты труда

Окладная система. При отражении должности с месячным окладом документ заполняется в обычном порядке, в соответствии с постановлениями об оплате и премировании работников.

Неполная ставка. В приказе указываются условия труда и его оплаты (тот факт, что оплачивается в соответствии с отработанным временем):

  1. «Количество штатных единиц»: должность сотрудника, работающего на неполной ставке, прописывается соответственно – 0,5 при занятости на полставки.
  2. «Тарифная ставка»: вписывается полная сумма оклада, полагающегося по должности.
  3. В итоговой графе отражают фактические затраты на зарплату (половину оклада, например).

Сдельная оплата труда. Так как в перечне должностей прописывается заработок работников в течение месяца, а при сдельщине деньги выплачиваются в зависимости от объёмов выполненной работы, то и вписать месячный оклад при таком режиме работы невозможно. Поэтому такой тип оплаты отражается другим способом:

  1. В графе № 5 (тарифная ставка) просто ставится прочерк.
  2. В № 10 (Примечание) указывается: «Сдельная оплата», а также вставляется ссылка на любой локальный акт, регламентирующий тарифы для расчета зарплаты («Положение об оплате труда работников»).

Правила и рекомендации практикующих специалистов можно найти ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных