Личная карточка по форме Т-2: образец заполнения

Личная карта сотрудника представляет собой документацию информационного образца, предоставляющую данные о новом сотруднике при принятии его на службу.

Образец личной карточки

При оформлении трудового договора за работодателем сохраняется обязательство по заполнению личной карточки в рамках унифицированного варианта Т-2. Эта кадровая документация является обязательной к заполнению и включает в себя все необходимые сведения о биографии работника и истории его труда.

Для чего нужна

Для чего нужна карточкаЗаконодательство предусматривает несколько основных ситуаций, в которых имеется необходимость в присутствии персональной карты:

  • ознакомление с записями, представленными в трудовой книжке;
  • учет военнообязанных граждан;
  • получение информации об уровне образования, профессии, стаже сотрудника;
  • учет семейного положения и состава семьи работника;
  • ознакомление со сведениями об адресе прописки, проживания;
  • внесение паспортных сведений;
  • обретение данных и деловой жизни сотрудника и его профессиональной истории.

В настоящее время предполагается автоматизация значительной части процессов, поэтому многие операции производятся в электронной форме. Минимальное количество раз, которое сотрудник расписывается в этой бумаге – 3:

  • за правильность данных в процессе трудоустройства;
  • в случае ознакомления с записью, связанной с приемом на работу;
  • при увольнении с рабочего места.
Впоследствии при переводе работника на новые должности в книгу вносятся определенные изменения, и человек каждый раз должен ставить свою подпись.

Законодательная база

Образец документации, который закреплен в рамках действующего законодательства, присутствует в форме Т-2, которая является унифицированной и имеет шаблон. Из документации, выраженной в этой форме, происходит составление общей картотеки фирмы.

При этом может происходить ее упорядочивание по алфавиту или структурным подразделениям, если компания имеет крупные масштабы деятельности. В рамках типовой формы представлены все необходимые сведения о сотруднике и деятельности, которую он совершает.

Ведение документа происходит на четырех страницах, из них первые две заполняются в процессе устройства на работу, а остальные – при его присутствии в штате фирмы. Закон обязывает работодателей вести этот учет.

Основные требования и пошаговый алгоритм

Есть несколько правил и последовательных мероприятий, которые необходимо учитывать в процессе проведения операций по заполнению карты.

  1. Название. Его указание осуществляется в полном виде. Сокращенная форма имеет место быть в случае, если оно имеет закрепление в юридических документах.
  2. Табельный номер. В него должно быть включено не более 6 цифр. Его присвоение происходит для каждого вновь принятого сотрудника, при этом значение не меняется до самого увольнения, даже если работник переходит с одной должности на другую в пределах организации.
  3. ИНН и номерное значение свидетельства по страхованию – его указывают в соответствии с определенными документами.
  4. Алфавит – данный столбец обязательно должен включать в себя первую фамильную букву сотрудника.
  5. Характер работы – этот пункт содержит сведения о том, какой характер работы наблюдается у сотрудника (может быть постоянным, временным, разъездным и так далее).
  6. Тип занятости. Работа может быть основной или по совместительству.
  7. Пол.
  8. ФИО.
  9. Дата рождения указывается на базе паспортного документа.
  10. Код по месту проживания.
  11. Гражданство (фактическая прописка).
  12. Языки, на которых может свободно общаться сотрудник. Здесь неприемлемы какие-либо сокращения.
  13. Уровень образования. Кодирование для этого показателя осуществляется на базе ОКИН и ОК.
  14. Дипломный показатель квалификации. «Бакалавр», «магистр», «специалист», «техник», «бухгалтер», «товаровед».
  15. Профессия. Указывается основная и вспомогательная должность.
  16. Рабочий стаж.
  17. Семейное положение.
  18. Семейный состав.
  19. Сведения из паспорта. Здесь речь идет о том, чтобы материалы были указаны в полноценном соответствии с паспортом.
Документы для скачивания (бесплатно)

Все эти строки и столбцы подлежать обязательному кодированию на основании общепринятой федеральной документации. Важно следовать ее нормам, чтобы при заполнении документа не возникало никаких проблем.

Документы, участвующие при заполнении

Документы для заполненияДля того чтобы ознакомиться с примером заполнения этого документа, рекомендуется скачать специальную форму. Ее заполнение может быть осуществлено в ручном режиме, хотя существует множество программных решений, способствующих автоматизации этой операции.

Целесообразнее всего вносить записи после того, как произошло издание приказного документа, связанного с приемом сотрудника на работу. Также важен факт дублирования соответствующей записи в рамках трудовой книги работника.

Для правильного и постепенного заполнения данной формы необходимо собрать определенный документационный перечень, который включает в себя следующие бумаги:

  • военный билет;
  • свидетельство приписного образца для лиц, которые являются военнообязанными гражданами;
  • удостоверение личности сотрудника;
  • бумаги, способствующие подтверждению уровня квалификации и специальных знаний;
  • приказный документ, связанный с приемом на работу;
  • резюме или биография, если таковая имеется;
  • свидетельство страхового плана;
  • трудовая книга;
  • соглашение по трудовым отношениям между сторонами.

В соответствии со спецификой работы сотрудника финансовое учреждение может запросить у него набор дополнительных сведений. В процессе внесения определенных данных опять же используются кодовые значения, взятые на базе общероссийских классификаторов:

  • ОКАТО – место проживания;
  • ОКИН – сведения о населении пункта;
  • ОКПДТР – перечень профессий и должностей, включая их разряды по тарификации;
  • ОКСО – набор специальностей, связанных с образованием работников.

Процедура, в соответствии с которой производится внесение данных, является весьма простой и понятной.

Порядок внесения изменений

Для каждой профессии составляется особая форма карточки, сопровождающаяся внесением различных сведений. За все время исполнения сотрудником должностных обязанностей могут возникнуть определенные изменения, которые должны обязательно вноситься в документ.

Стоит помнить, что каждое, даже незначительное изменение в бумаге должно сопровождаться подписью самого сотрудника. Это значит, что он ознакомлен и согласен с новым положением вещей.

Учет и хранение

Учет и хранение карточкиФормирование персональных карт сотрудников происходит в рамках алфавитного порядка, а хранение осуществляется по периодам увольнения.

Согласно действующим нормам законодательства, совокупный срок, в течение которого хранятся эти документы, составляет следующую величину:

  1. Для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственных архивов – 75 лет с момента увольнения.
  2. Для фирм, которые не являются такими источниками – аналогично – 75 лет.

Правила заполнения и кодирования

Есть несколько совокупных рекомендаций касательно заполнения данного документа:

  1. Внесение сведений происходит в порядке строгой очередности, который нужно учитывать во избежание погрешностей и ошибок.
  2. Кодирование осуществляется исключительно на базе классификаторов и документов, которые были предоставлены ранее.
  3. Если работник сомневается в какой-либо информации, ему следует проверить ее в соответствующих документах. То же самое касается работодателей.
  4. Важно обеспечить должный период хранения бумаг, чтобы они лежали в архиве в течение 75 лет с увольнения.

Кто составляет документ

Личная карта по кадровому учету заполняется со стороны гражданина, который поступает на службу. Делается это собственноручно в рамках одного экземпляра.

Важно избегать различных исправлений и ошибок. В качестве основных документов, помогающих справиться с этой задачей, выступают такие бумаги, как трудовая книга, военный билет, паспорт, образовательные и другие документы.

То, насколько правильно и достоверно внесены данные, проверяет сотрудник кадровой службы, то есть специалист по кадрам. Он же занимается сверкой соответствия записей. Работник соглашается с предоставленными данными посредством собственной подписи.

Дополнительная информация по заполнению документа есть на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных