Образец заполнения штатного расписания

Каждый субъект предпринимательской деятельности, использующий труд наемных работников, должен вести учет штатных единиц. Для этого оформляется соответствующий документ, который позволяет в любой момент получать информацию о перечне существующих в компании должностей, количестве занятых в рабочих процессах сотрудников и назначенной для каждого работника заработной плате.

Образец штатного расписания

Определение документа и нормативная база

Определение документа и нормативная базаШтатное расписание представляет собой внутренний документ субъекта предпринимательской деятельности. Он оформляется на основании изданного руководителем приказа и имеет либо унифицированную, либо свободную форму.

По внешнему виду штатное расписание напоминает таблицу, в графах которой отражены:

  • все подразделения организации;
  • действующие должности;
  • количество оформленных сотрудников;
  • установленная для каждого работника заработная плата, со всеми причитающимися надбавками.
Стоит отметить, что штатное расписание активно используется управленческим персоналом при планировании дальнейшей коммерческой деятельности. Также документ задействуется при определении свободных вакансий.

Несмотря на то, что Федеральное законодательство не обязывает всех субъектов предпринимательской деятельности оформлять этот документ, он в некоторых случаях выступает в качестве основания для проведения регулируемых государством мероприятий, например, сокращение штата.

В некоторых организациях необходимость в оформлении штатного расписания определяется коллективным договором, либо ссылкой, присутствующей в трудовом контракте, заключаемым с каждым физическим лицом.

Вопросы о правилах оформления штатных расписаний регулируется статьей 57 Трудового кодекса РФ. В этом законодательном акте указывается, что каждый субъект предпринимательской деятельности при заключении трудового контракта с физическим лицом должен указать в этом документе профессию, специальность и должность нового работника, которые соответствуют штатному расписанию организации.

В противном случае в трудовом соглашении должны быть четко прописаны обязанности и права нового сотрудника.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что документ является локальным, его могут затребовать при проведении проверок фискалы или сотрудники трудовой инспекции. Отсутствие штатного расписания будет рассматриваться в качестве нарушения Федерального законодательства об охране труда.

Разновидности расписания

Независимо от организационно-правовой формы, субъекты предпринимательской деятельности должны оформлять штатные расписания, если задействуют труд наемных работников. Формы данных документов могут отличаться в ООО, у ИП, бюджетных организаций.

Для ООО

ООО могут в своей работе задействовать унифицированные бланки, а также самостоятельно разработанные формы. Если руководство ООО принимает решение об использовании своего документа, то этот факт должен отражаться в учетной политике компании и закрепляться соответствующим локальными актами.

При разработке своей формы ООО рекомендуется руководствоваться Постановлением Госкомстата РФ №20 от 24.03.1999г. В документе должны присутствовать основные реквизиты, его обязаны подписать уполномоченные лица и утвердить руководитель.

Для бюджетной организации

Для бюджетной организацииДля бюджетных организаций наличие штатных расписаний является обязательным. Такой документ сразу требуют представители трудовой инспекции при проведении проверки. Его отсутствие рассматривается как нарушение регламента ФЗ №402 от 06.12.2011.

Ответственное за оформление бланка лицо будет привлечено к ответственности и оштрафовано на сумму до 5000 руб. Бюджетной организации придется заплатить штраф, размер которого может достигать 50000 руб.

Бюджетные организации оформляют унифицированную форму Т-3, которая была утверждена Госкомстатом. Далее их утверждают руководители, после чего они вводятся в действие соответствующими приказами.

Стоит отметить, что если у такого предприятия есть структурные подразделения, которые ведут различные виды экономической деятельности, то оформляется единое штатное расписание.

Для ИП

Статья 57 Трудового кодекса РФ определяет порядок оформления штатных расписаний для юридических лиц, и никак не затрагивает индивидуальных предпринимателей. Но, несмотря на это, к ИП сотрудники трудовой инспекции могут предъявить претензии относительно отсутствия такого документа.

В результате к индивидуальным предпринимателям будут применены финансовые санкции, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ за грубое нарушение трудового законодательства.

Индивидуальным предпринимателям, использующим в работе труд физических лиц, необходимо оформлять данный документ в следующих случаях:

  1. Заключены трудовые контракты более чем с тремя работниками.
  2. Для оформленных сотрудников определены обязанности, которые в полной мере соответствуют функциям конкретных профессий и должностей.
  3. Штат сотрудников нуждается в четком распределении обязанностей и строгом структурировании.
В соответствии с регламентом Федерального законодательства, ответственность за оформление и регистрацию штатных расписаний возлагается на работников отдела кадров. В небольших коммерческих организациях эти функции может выполнять лично руководитель, либо сотрудники бухгалтерии.

Управленческие задачи

Документ помогает руководителям коммерческих и бюджетных организаций, а также индивидуальным предпринимателям планировать затраты на оплату труда сотрудникам. Также с его помощью удается грамотно организовывать работу персонала, планировать новые рабочие места.

При необходимости форма используется организацией в качестве доказательной базы на судебных разбирательствах, если физическое лицо решило оспорить свое увольнение или сокращение, отказ в трудоустройстве.

Основные требования

При оформлении штатного расписания субъект предпринимательской деятельности должен учесть все требования Федерального законодательства:

  1. В документе должны отображаться все важные сведения.
  2. Форма бланка может быть унифицированной, а может разрабатываться компанией самостоятельно. При этом документ должен утверждаться приказом руководителя и регистрироваться в соответствующем учетном регистре.
  3. Срок действия штатного расписания определяется руководителем организации. Оно может оформляться как на год, так и на более длительный временной промежуток.
  4. Любые изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, изданного руководством.

Основные требования

Алгоритм действий

Утверждается штатное расписание в таком порядке:

  1. Изначально разрабатывается форма документа.
  2. Руководителем коммерческой организации или индивидуальным предпринимателем издается приказ.
  3. Если в трудовых договорах указывается формулировка «установить оклад в соответствии со штатным расписанием», то каждый работник ознакамливается с документом на основании ст. 68 ТК РФ. Также документ предъявляется для изучения сотрудникам, если в коллективном договоре отмечена данная необходимость.

Структура документа на 2018 год

Руководитель коммерческой организации или индивидуальный предприниматель может самостоятельно разработать форму штатного расписания, так как действовавшие ранее унифицированные бланки с 2013 года являются необязательными. За основу можно брать форму Т-3, который содержит все необходимые данные.

В самостоятельно разработанной форме должна присутствовать такая информация:

  1. Название субъекта предпринимательской деятельности.
  2. Реквизиты.
  3. Все существующие структурные подразделения (перечень).
  4. Коды подразделений.
  5. Классификации, специальности, должности.
  6. Количество штатных сотрудников.
  7. Должностные оклады, включая все положенные надбавки.
  8. Общий фонд оплаты труда.
  9. Порядковый номер документа.
  10. Период его действия.
  11. Дата составления.
  12. Раздел для примечаний.
  13. Номер и дата приказа, которым была утверждена форма.
  14. Подписи главного бухгалтера и начальника отдела кадров.
Документы для скачивания (бесплатно)

Порядок утверждения

Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Он составляется в свободной форме, но на документе должны присутствовать все обязательные реквизиты. Именно поэтому субъекты предпринимательской деятельности задействуют для этих целей фирменные бланки.

Приказ должен содержать такие данные:

  • номер;
  • дату составления;
  • город оформления.

Приказ об утверждении штатного расписания

Заполнение в специализированной программе

Многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели задействуют для ведения бухгалтерского и кадрового учета специальное программное обеспечение. В нем заложены все существующие на территории Российской Федерации бланки, в частности унифицированная форма штатного расписания.

При заполнении этого документа работнику компании не придется вводить вручную реквизиты, так как они автоматически отобразятся в соответствующих графах. Ему достаточно будет выбрать из списка ФИО сотрудников, указать их должности и оклады. После распечатки документ подписывается ответственным лицом и заверяется мокрой печатью.

Полная информация по штатному расписанию представлена в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных