Как правильно внести и пронумеровать записи во вкладыше в трудовую?

В трудовой книжке зафиксирована практически вся профессиональная жизнь работника. Ошибки при её заполнении способны привести к потере страхового или специального стажа, который в некоторых случаях имеет важное значение.

Если подобное случится, человеку придётся потратить на восстановление документов время и значительные усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо хорошо знать правила заполнения документа и, по возможности, самостоятельно контролировать правильность записей.

Что это такое и когда нужно применять?

Когда профессиональная жизнь проходит активно и разнообразно, рано или поздно трудовая книжка (ТК) может закончиться. В неё могут вноситься не только записи о приёме или увольнении с работы, но и следующие:

1. Внутренние переводы.
2. Внешние переводы.
3. Поощрения, которые положено заносить в персональный документ работника.
4. Другие записи.

Когда место в книжице заканчивается, возникает вопрос о том, что делать с этим в дальнейшем. Законодательство не предусматривает ведение второго или третьего тома документа. Для данной ситуации предусмотрено использование специального вложения. Он является бланком строгой отчётности, имеющим серию и номер, а также высокий уровень защиты от подделок.

Правила для внесения записей регламентируются инструкцией по заполнению персональных форм учета стажа, которая была введена Постановлением от Минтруда №69. Оно было утверждено 10 октября 2001 года. Этот документ называется «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш?

Когда окончилась книжка, работнику не нужно ничего с этим делать. Процедура оформления осуществляется на предприятии, куда он пришёл работать. Во время приема в коллектив он, в частности, сдаёт свой документ в отдел кадров. Подготовка и подписание пакета документов происходит с его минимальным участием.

Пошаговая инструкция состоит в следующем:

1. Предприятие закупает бланки у специализированной типографии, если это необходимо.
2. Стоимость вкладыша вычитается из зарплаты сотрудника. Предварительно его об этом необходимо уведомить.
3. Хотя строгих правил не существует, вложение, обычно, вставляют между последней страницей и обложкой.
4. Вкладыш необходимо подшить. Для этого шилом проделывают несколько дырок вдоль сгиба. Через них продевают нитку таким образом, чтобы связать её концы наглухо внутри документа. Дырки шилом некоторые делают непосредственно на сгибе, а другие — параллельно ему на пару миллиметров правее.
5. Подклеивать или пломбировать нить, которой прошивался документ, не требуется.
6. После того, как он будет закреплён, заполняется лицевая часть.
7. На первой странице трудовой ставится ясно различимая запись о наличии вложения с указанием его серии и номера.

Любые ошибки при оформлении недопустимы. В этом случае старый экземпляр удаляется и вместо него вставляется новый.

После вклеивания нового бланка заполнение проводится таким же образом, как и раньше.

Заполнение лицевой части

На самой первой странице вкладыша предусмотрено заполнение данных о работнике.

Здесь необходимо внести следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество;
• указать имеющееся образование;
• есть специальная графа для указания профессии или специальности;
• пишется дата рождения сотрудника;
• предусмотрена строка для указания даты заполнения;
• в нижней части страницы ставится подпись владельца документа.

В нижней части ставят печать предприятия и подпись лица, которое является ответственным за проведение заполнения.

Нужна ли пометка в основной трудовой о наличии вкладыша?

Поскольку такой бланк является документом строгой отчетности, он имеет серию и номер, а также на нем предусмотрена защита от возможных подделок.

После того, как дополнительное вложение будет подшито и заполнено без ошибок, на начальной странице трудовой наносится отчётливо различимая запись о серии и номере выданного бланка. Формулируют её обычно, начиная с фразы: «Выдан вкладыш». Затем пишут номер, серию и дату заполнения.

Эту запись разрешается делать как вручную, так и с использованием штампа.

Нумерация записей

В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является основным способом для того, чтобы удостоверить страховой и профессиональный стаж. В ТК РФ нет упоминания о том, что у одного человека могут быть два и более формуляра с записями о местах работы.

Законодательство не предусматривает ведение второй или последующих трудовых книжек после исчерпания предыдущих. Для увеличения места в документе настоятельно рекомендовано использование вкладыша.

Если предположить, что и после этого место в документе закончится, то разрешается подшить следующий бланк. Их общее количество для одного работника законом не ограничивается.

Распространенные ошибки

Несмотря на то, что вклеивание нового приложения не выглядит сложным, на практике могут допускаться ошибки, связанные с неправильным оформлением:

1. Некоторые считают, что обложку необходимо удалить перед тем, как бланк будет подшит. На самом деле его нужно подшивать в том виде, в котором он был получен.
2. Нужно помнить, что неподшитый вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Для его использования он должен быть правильно прикреплён к трудовой книжке.
3. Дата заполнения на новом бланке относится к моменту оформления вкладыша, а не к основной книжке.
4. Возможна ситуация, когда личные данные у сотрудника изменились с того момента, когда оформлялись первые записи. Наиболее часто встречается ситуация, когда у работника другая фамилия. При приеме на работу данные должны быть правильными на момент заполнения бланка. Если они изменились, указывать необходимо те, которые верны в настоящий момент.
5. Некоторые, чтобы получить дополнительное место для записей, вручную исправляют надпись «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» и продолжают на этом месте вносить дальнейшие записи. Так делать не разрешается. В этой ситуации необходимо добавить вкладыш.
6. Не допускается подшивать вместо него новую трудовую книжку. Также нельзя подклеивать отдельные новые листы.

Основные моменты и нюансы заполнения, ведения и учета вкладышей

Хотя часто новый бланк подшивают в конце трудовой, для выбора места нет законодательных ограничений. Некоторые считают, что удобнее прикреплять вложения перед первой страницей сведений о награждениях или в середине трудовой.

При заполнении могут быть допущены ошибки. Если это произойдёт, нужно не вносить исправления, а взять новый вкладыш и заново оформить его. Поэтому удобнее, сначала производить заполнение, а потом подшивать в его книжку.

Возможна ситуация, когда внесен номер последней записи, а места для текста не хватает. В этом случае её можно продолжать на вкладыше таким образом, как будто это просто следующая страница формуляра.

Если уже после оформления документа у сотрудника поменялась фамилия, то исправить её будет необходимо и в самой книжке, и в добавленном вкладыше.

Иногда может возникнуть ситуация, когда, при поступлении в коллектив, печать на новый бланк проставлена не была. Даже если сотрудник уже работает в другом месте и узнаёт об этом, он все же должен вернуться к прежнему нанимателю и проставить оттиск. Однако на новой работе этого делать нельзя. Для оформления нужно обратиться именно к тому работодателю, который занимался подшивкой вложения.

Существует специальная книга для учёта движения трудовых книжек. При её отсутствии на предприятие может быть наложен штраф (в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ). Она относится к учёту поступления трудовых книжек и их выдачи уволенным сотрудникам. В шестой графе этой книги указывают не только серию и номер самой книжицы, но и данные вкладыша.

Чистые формуляры должны закупаться предприятием. Недопустимо, когда сотрудник предлагает свой чистый бланк.

В данном случае ошибочную надпись не зачёркивают и не пытаются вытереть. Её оставляют в ошибочном виде. Далее, под следующем номером, указывают, что предыдущую считать недействительной. После вписывается правильная информация.

Заключение

Хотя оформлением бумаг занимается фирма-работодатель, работник должен сам контролировать основные моменты ведения своих персональных данных. Если при внесении записей допускаются ошибки, впоследствии это может привести к некоторым проблемам из-за того, что часть стажа учтена не будет.

Как практически подшить дополнительные страницы к основному документу о наличии профессионального стажа, расскажет автор следующего сюжета.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2019.01.23Налог на имущество организацийОплата налога на имущество физических лиц через Сбербанк Онлайн
• 2019.01.22Каталог франшизУсловия и цена открытия ресторана по франшизе Макдональдс в России в 2020 году
• 2019.01.22Кредитование малого бизнесаОсобенности и «подводные камни» банковской карты с овердрафтом
• 2019.01.22ПСНПравила заполнения и образец заявления на патент для ИП на 2020 год