Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

номенклатура дел образовательного учрежденияДля того, чтобы был отлажен механизм выполнения определенной деятельности, созданы условия для систематизации и учета данных — делопроизводство. Ведение документов в школе является необходимым процессом, который облегчит и упростит сбор, обработку и учет данных, как отдельных должностных лиц, так и различных по своей значимости дел.

Что это такое

номенклатура дел образовательного учрежденияСогласно законодательству Российской Федерации, все организации, в том числе в школы, обязаны сохранять в архивах документацию и вести учет. Помимо всего вышесказанного, эти организации должны вести учет за соблюдением своей деятельности. Документоведение укоренилось в повседневной жизни и требует особого внимания.

Функцией образовательного учреждения считается систематизация документации, образовавшиеся за определенный период времени. Таким образом, номенклатура дел — это сохранение архивной документации и последующее систематизация, чтобы облегчить функциональную нагрузку на образовательное учреждение. От этой деятельности существует широкий спектр плюсов, которые применяется на практике.

Плюсы номенклатуры дел:

  • классифицируют документы, которые накопились;
  • контролирует хранение собранной документации;
  • ускоряет обработку полученных сведений.

Номенклатура дел для школы выполняет функциональные обязанности базы данных, которые необходимы для реставрирования документов, вышедших из оборота многолетней давности.  За невыполнение обязанностей учёта, классификации и обработки данных предусмотрена ответственность.

Ответственность возлагается на руководителя учебного заведения.

Существует установленный шаблон, согласно которому каждое образовательное учреждение разрабатывает индивидуальную номенклатуру. Министерство образования обязано предоставить в виде письма шаблон, который будет использоваться учебным учреждением для ведения документации.

Как разрабатывается перечень

номенклатура дел образовательного учрежденияРазработка номенклатуры требует особого внимания. Чтобы приступить к разработке, требуется ознакомиться с содержанием. Также для дальнейшей деятельности требуется ознакомиться с составом, объёмом и, определённой установленной за годы, деятельностью учреждения.

Необходимая информация при составлении:

  • сведения о штатном расписании;
  • предоставление номенклатуры за прошедшие годы;
  • устав и приложения структурного подразделения;
  • разработанные рабочие планы;
  • предоставление отчетов.

Индивидуальное составление номенклатуры подразумевает под собой описание фактической информации об учебном учреждении. Если фактические сведения об организации не указывается в примерной номенклатуре, то их нужно предоставить в обязательном порядке. Зачастую, в примерной документации не указывается основные сведения внутри организации.

Обмен опыта между несколькими учебными учреждениями, подведение итогов о внутренних олимпиадах не указывается в примерных номенклатурах. В этих случаях, оставляют отдельные заголовки, которые указывают на не упомянутую информацию. Сроки хранения такой номенклатуры согласовываются согласовывают с государственными архивами.

Типовая номенклатура

Важно отметить, что школы обязаны предоставить индивидуальную отчётность. Касаемо примерной, то она несет лишь рекомендательный характер. В некоторых случаях, также разрабатывается типовая отчетность. Они  схожи между собой, однако, между ними есть некоторые отличия. Примерная номенклатура — рекомендуема к применению, а типовая является обязательным процессом регламентации своих действий. Типовой отчет очень удобен в тех случаях, когда организация имеет широкий спектр под-ведомств и разветвлена.

Форма и структура

номенклатура дел образовательного учрежденияФорма таких дел имеет определенную регламентированную структуру, разработанную законодательством. Такая регламентация подразумевает под собой четкую последовательность, которая составляется из 5 граф. Документооборот подразумевает под собой включение всех заголовков дел на протяжении года. Каждая графа сама по себе очень важна и несет определенную информационную нагрузку.

Структура:

  1. Первая графа необходима для указания индекса дел. Индекс состоит из группы цифр между которыми располагается дефис. В этих цифрах указан номер дела. Для того чтобы облегчить процесс проверки, архивные организации рекомендуют сохраняют схожие индексы для одинаковых и типичных дел.
  2. Вторая — необходима для расположения непосредственно заголовков дел. Она сортирует их в определённом порядке. Особо важные дела располагаются вверху. Следствием этого, спускаются по иерархии ниже менее важные. В таких заголовках не допускается использование обобщенных понятий. Такие, которые могут вызвать сложность при проверке, например: сложные синтаксические обороты или вводные слова.
  3. Третья — предназначена для указания количества дел, а также томов. Она должна быть заполнена в конце года.
  4. Четвертая — указывает на срок хранения.
  5. Примечание, предназначено для пятой графы. Особенностью является то что может заполняться на протяжении всего года и туда вносят новые юридические факты, считающиеся необходимыми для фиксации.

Структура индивидуального запечатления документального юридического факта зачастую строится под направление деятельности. Однако составление таких документов могут базироваться на основании других схем.

Установленные принципы форматов построения:

  • структурный (бухгалтерия канцелярия учетная запись);
  • номинальный — принцип, отталкивающиеся от должностей;
  • смешанный — сочетание нескольких принципов.

Все эти процессы достаточно сложные, однако их применение обязательно, поскольку это облегчит ведение отчетности и других не менее важных обязанностей.

Трудности заполнения графы для указания срока хранения

номенклатура дел образовательного учрежденияЗачастую, случаются проблемы с оформлением четвертой графы. Также проблематику могут составить представление номера и указания сроков хранения.

Если указать сроки определённого дела, то сложно создать правильную хронологию с сопоставлением личных дел работников. Важной особенностью является то, что дела сотрудников хранятся 75 лет, однако архивное хранение управляющего состава — без ограничения времени. Сложность возникает в том, что придётся создать 2 дела, в котором одно для того, чтоб рассматривать работников, а во втором — сотрудников.

Архивное ведомство указывает срок в том случае, если в заголовках дел нет определённого установленного срока хранения. Однако нужно помнить, что нельзя снижать сроки хранения, если таковые прописаны в примерной номенклатуре дел.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году

Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры.  Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.

номенклатура дел

У каждой организации, в том числе у школ, есть определенная сложившаяся многолетняя практика составления и ведения документов.

При составлении индивидуальной номенклатуры, дошкольная образовательная машина отталкивается от этих практических навыков. Для того чтобы составить примерную номенклатуру пользуются номинально-функциональным принципом. Отталкиваясь от особенностей составления индивидуальной номенклатуры дел, построение своей отчётности по номинально-функциональному принципу невозможно. Составление такого образца строится на функциональном и структурном принципе.

Структура и примерный образец

Для качественного оформления и устранения возможных ошибок используют образцы номенклатур, которые существуют в виде шаблона. Согласно полученному письму с Министерства образования, составляются образцы, которые впоследствии применяются на практике при составлении документов.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о номенклатуре дел.

Номенклатура составляется в форме таблиц, разделяющиеся на графы. В первой графе указывается название раздела, после чего обозначаются столбцы:

  • индекс;
  • заголовок;
  • количество дел;
  • сроки хранения определённого дел;
  • примечания.

Внизу указывается должность сотрудника, который занимается составлением номенклатуры и соответственно его подпись. Также существует ответственный за ведение архивов, который в следующей строке оставляет свою подпись.

Когда должна обновляться

номенклатура дел образовательного учрежденияДля качественного выполнения своих функциональных обязанностей во всех учебных учреждениях постоянно должна обновляться номенклатура. Период составления отчётности зачастую заканчивается по истечении года. Обязательным является составление выводов и итоговых записей о количестве проведенных в календарный год дел. Отдельные итоговые заметки оставляются по делам постоянного и временного хранения.

Для того, чтоб осуществлять проверку создают специальные архивные учреждения, в которые передают сведения, обработанные школой. Об этой операции заносится информационная справка, в которой указывается должность, а также расшифровка лица, делающего эту запись.

Каждая номенклатура должна проверяться уполномоченными лицами. Важно отметить то, что вступает в действие и законную силу с начала года. Структура составления и порядок проверки регламентируется на законодательном уровне.

Нормативная регламентация

Для того, чтобы деятельность дошкольных и школьных подразделений осуществлялась законно, существует нормативная регламентация:

  1. Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.
  2. Письмо Министерства образования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей». Была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Регулирование законодательством позволяет выполнять отчетность качественно и быстро, поскольку установлен единый образец от которого нужно отталкиваться.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных