Альбом унифицированных кадровых форм для бизнеса

Кадровые формы 5Любой хозяйствующий субъект ведет первичную документацию для регламентации трудовых отношений с сотрудниками. Ежедневно кадровой службе приходится решать, какие бланки использовать при введении новых штатных должностей, заключении трудового договора и т.д. Если документооборот не систематизирован, то в деятельности фирмы происходят сбои. Поэтому стоит разобраться, какие унифицированные образцы нужно применять и можно ли разработать индивидуальные под свои потребности.

Что такое унифицированные формы кадровых документов и насколько они обязательны?

Утвержденные законодательством формы кадровых документов – это система типовых бланков, созданных для того, чтобы вести обязательную учетную документацию по кадровой деятельности компании.

Первоначально единые образцы были обязательны для любых предприятий согласно бухгалтерскому законодательству. Сегодня ТК РФ не предъявляет специальных требований к кадровой документации.

До конца 2012 года действовало Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которое обязывало организации всех типов собственности применять унифицированную документацию.

С 1 января 2013 года начал работать новый порядок бухгалтерского учета. Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономическим субъектам предоставили право разрабатывать учетные формы на свое усмотрение. Закрепить вновь созданные формы нужно в одном из локальных актов компании (приказе, распоряжении, порядке о документообороте).

Роструд в своих письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 разъяснил, что предприятия негосударственных видов собственности вправе применять на практике бланки первичных учетных документов, составленные ими самостоятельно, при условии включения обязательных реквизитов.

Также, нужно применять ту типовую документацию, которая утверждена уполномоченными органами согласно другим нормативным актам (например, кассовые документы).

Как использовать?

Вопрос об использовании унифицированных бланков решается руководителем фирмы совместно с работниками, отвечающими за бухгалтерский и кадровый учет.

Процедура утверждения типовой кадровой документации проходит в несколько этапов:

  • уточняется, вводились ли поправки в делопроизводство;
  • делается выбор, использовать унифицированные формы или создавать под свои нужды;
  • разрабатываются новые бланки или корректируются прежние;
  • приказом руководства вводятся в действие новые образцы.

Без изменений

Законодатель разрешил и дальше использовать альбомы первичных учетных документов. Это удобно, ведь в бланках уже есть все требуемые реквизиты.

У предприятий, использующих типовые образцы, нет проблем с автоматизацией делопроизводства. Кадровые программы по умолчанию вносят информацию в стандартные бланки. Кроме того, в случае проверки компетентными органами, к ним возникает меньше претензий.

Типовые бланки целесообразно зафиксировать в специальном разделе приказа об учетной политике (документооборот) или указываются в качестве приложения к ней. Допустимо также сделать это в отдельном приказе об утверждении альбома кадровой документации в организации.

С корректировкой под собственные потребности предприятия

Для разработки собственных форм потребуются специальные знания и обширный опыт. Вместе с тем компания изначально стандартизирует кадровые ситуации под свои потребности.

Кадровые формы4Если в фирме делопроизводство автоматизировано, то потребуется настроить систему под новые бланки. В случае возникновения трудового спора нужно будет всесторонне обосновать свою позицию, т.к. законодательство не содержит конкретные рамки к тому, как должны выглядеть самостоятельно созданные образцы.

В большинстве случаев организации незначительно модернизируют типовые бланки с учетом своей специфики. Обычно, удаляются коды, номера и ссылки на Госкомстат. Добавляется поле, содержащее расшифровку подписи.

Изменения вводятся в действие приказом. Обязательные сроки для подписания не предусмотрены. Поэтому его дата не всегда приходится на конец года, особенно в частных компаниях.

Разработка и утверждение собственных форм кадровых документов

Самостоятельно созданные бланки, обычно, утверждаются в составе учетной политики. За эту работу отвечает бухгалтерия, которая тесно сотрудничает с отделом кадров.

В соответствии с ч. 2 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ в первичные бланки включаются следующие реквизиты:

  • название;
  • дата подписания;
  • наименование предприятия;
  • описание кадровой ситуации;
  • натуральная или денежная оценка, единица измерения, если ситуация относится к хозяйственным операциям;
  • должности ответственных сотрудников;
  • подписи и ФИО ответственных лиц.

Помимо рамочных требований следует учитывать положения других законов и актов. Например, нормы о воинском учете предписывают вносить в кадровые документы специальные сведения, касающиеся этой области.

Для упрощения работы по разработке бланков рекомендуется заготовить типовые тексты и списки, содержащие стандартные фразы и выражения. Излагать информацию лучше коротко и ясно, чтобы не допускать сомнительного толкования.

Несмотря на то, что законодатель разрешил самостоятельно разрабатывать внутренние локальные акты, касающиеся кадровой работы, есть типовые образцы, введенные в практику другими нормами. Они применяются в утвержденном виде без права вносить поправки.

К ним относятся командировочное удостоверение № Т-10, табели учета рабочего времени №№ Т-12, Т-13. Нельзя также вносить поправки в книгу учета движения трудовых книжек.

Обязательные формы для организаций

Все организации ведут базовый набор кадровых документов. Большинство из них названо в Трудовом кодексе РФ. Это касается:

  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • личных карточек работников Т-2;
  • трудовых книжек;
  • трудового договора (контракта);
  • штатного расписания Т-3;
  • графика отпусков Т-7;
  • приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, отпусках Т-1, Т-5, Т-8, Т-6;
  • инструкций по охране труда;
  • другие.

Рабочее время и расчеты с сотрудниками оформляются с помощью:

  • табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13;
  • расчетной, платежной и расчетно-платежной ведомости Т-51, Т-53 и Т-49;
  • лицевых счетов Т-54 и Т-54а;
  • других форм.
Весь состав локальных актов определяют с учетом индивидуальных особенностей практической деятельности фирмы и требований законодателя и фиксируют в приказе либо в качестве приложения к учетной политике организации о документообороте.

Обязательные для ИП

Предприниматели придерживаются мнения, что им не обязательно вести кадровый учет. Для них действует упрощенный порядок, однако не стоит надеяться, что делопроизводство в области трудовых отношений отменят. Поэтому важно разобраться, какие документы нужно заполнять обязательно.

Полный список бумаг определить сложно. Это связано со спецификой деятельности каждого ИП. Не важно, какая система налогообложения применяется.

В общем случае предприниматель пользуется:Кадровые формы3

  • трудовыми книжками;
  • штатным расписанием;
  • трудовым договором (контрактом);
  • графиком отпусков;
  • личными карточками сотрудников;
  • приказами по основной деятельности;
  • приказами по личному составу;
  • табелями учета рабочего времени;
  • другими формами.

Предприниматели могут пользоваться унифицированными образцами, доработав их под себя.

Документы для скачивания (бесплатно)

Ответственность за отсутствие кадрового учета или ошибки

Если трудовые отношения документируются с нарушениями, за это предусмотрена ответственность. Сотрудников, фирмы и ИП наказывают по УК РФ и КоАП РФ. Также их привлекают к другим видам ответственности (ст. 419 ТК РФ).

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ наказывают, если:

  • нет кадровых бумаг, касающихся стажа, учитываемого при начислении пенсии;
  • не ведутся формы, прямо названные ТК РФ.

На компанию или ИП налагают штраф от 1 000 до 50 000 руб. Должностное лицо попадает под дисквалификацию.

Если документы ведутся с ошибками, это тоже считается нарушением ТК РФ. В некоторых ситуациях дополнительно применяют материальную ответственность, если из-за ошибок сотрудник утратил возможность оформить новый трудовой договор с другим нанимателем.

Нарушение порядка обращения архивных бумаг так же влечет наказание. Это касается личных карточек, трудовых книжек и т.д. (ст. 13.20 КоАП РФ). Штраф накладывается в диапазоне от 100 до 500 руб.

За ведением делопроизводства с учетом норм закона следят Госархив РФ и трудовая инспекция, которые назначают плановые проверки.

Таким образом, обязательность наличия унифицированных форм в организации или у предпринимателя прямо установлена законом. За отсутствие кадрового учета предусмотрена ответственность. Хозяйствующие субъекты вправе выбирать, использовать альбомы первичных учетных документов, утвержденных Госкомстатом, или разрабатывать свои образцы.

О том, как воспользоваться своим правом на создание собственных бланков, рассказано ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных