Получение электронной подписи от имени юридического лица

Доверенность на ЭЦП5Обмен документами между организациями и заказчиками, органами контроля и надзора в большинстве случаев происходит в электронной форме. Осуществляется он посредством каналов связи. Вот поэтому стало важно узаконить и обезопасить все информационные процессы. Одним из способов шифрования информации является применение электронного аналога рукописного заверения подлинности документа.

Определение и виды ЭЦП

Электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) – это основной атрибут документа. Она применяется, чтобы не допустить фальсификации и искажения документа.

Уникальное устройство криптографической защиты обладает неоспоримыми преимуществами:

  • гарантирует секретность передаваемых файлов;
  • определяет исполнителя документа;
  • сохраняет информацию в первоначальном виде.

Перечень основных ее функций:

  • заключать договоры и сделки становится намного проще;
  • появляется возможность сотрудничества удаленно;
  • обмен информацией между исполнителями становится более эффективным и оперативным.

С помощью электронного варианта росписи можно решить ряд задач:

  • удаленно сдать отчеты в органы финансового контроля через государственные сайты и во внебюджетные фонды через электронные системы;
  • обратиться за государственной услугой в органы исполнительной власти;
  • проконтролировать процесс и результат решения интересующего вопроса в режиме реального времени;
  • принимать участие в электронных торгах, аукционах;
  • получать необходимые справки и выписки, не покидая места работы. Для этого будет достаточно завести личный кабинет.

Все правовые вопросы по регулированию оформления и дальнейшей работы с ЭЦП прописаны в Федеральном законе от 06.04.2011 г. № 63 «Об электронной подписи».

Основные виды электронных подписей:

  • простая электронно-цифровая подпись (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронно-цифровая подпись (НЭП);
  • усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись (КЭП).

Простая подпись генерируется при помощи использования простейших кодов и паролей. Она не позволяет гарантировать 100-% защиту от взлома и подделки, и не является совершенным средством защиты.

Неквалифицированная электронная подпись считается гораздо более совершенным и сложным средством. Благодаря сочетанию надежных программных кодов ее практически невозможно подделать. На деле, она представляет собой обычный флеш-носитель, на котором записано специальное ПО для формирования закрытого и открытого типа ключей. Основные характеристики программного обеспечения:

  • содержит файл открытого ключа, который находится непосредственно в сертификате;
  • содержит данные о дате и лице, подписавшем документ.

Такую подпись можно оформить и получить в специальном Удостоверяющем центре, имеющим действующую аккредитацию.

Еще более совершенным аналогом является усиленная квалифицированная ЭЦП.

С 1 июля 2018 года, согласно изменениям, внесенным в закон о закупках No 44-ФЗ от 05.04.2013 г., участники электронных торгов осуществляют всю документальную экономическую работу при помощи усиленной квалифицированной подписи. Ее отличительной особенностью является полное соответствие требованиям закона 63-ФЗ. Сертификацией ключей занимается Федеральная служба безопасности РФ.

Сфера применения

Простая ЭЦП пригодится владельцу если необходимо:

  • сделать внутренний и внешний документооборот на предприятии более эффективным;
  • оформить обращение на оказание государственных и муниципальных услуг удаленно;
  • работать в программах, предоставляемых обслуживающим банком, без посещения финучреждения;
  • подать в суды общей юрисдикции, арбитражный и Верховный суд РФ исковые заявления, ходатайства, жалобы и другие документы. Данная возможность реализована законодательством с 1 января 2017 года.

Доверенность на ЭЦП3Усиленная неквалифицированная подпись применяется во всех вышеперечисленных случаях, а также была допустима для работы на электронных торгах по нормам закона 44-ФЗ вплоть до 01.07.2018 года.

С помощью квалифицированной ЭЦП можно подать заявления на портале государственных услуг и отследить дальнейший ход работы. Можно подписывать и отправлять бухгалтерскую отчетность, запросы, акты сверок в Пенсионный фонд, налоговую службу, фонд социального страхования, вести документооборот через удаленные системы (например, СБИС).

Важно отметить что, начиная с 01.07.2018 г., работа на сайтах закупок в качестве поставщика на шести федеральных торговых площадках возможна только с использованием квалифицированной подписи.

Порядок получения

Алгоритм получения ЭЦП для юридических лиц выглядит примерно так:

  • определить, где и зачем планируется ее использовать;
  • выбрать удостоверяющий центр (УЦ);
  • на сайте УЦ скачать и заполнить бланк подачи заявки;
  • оплатить стоимость услуг (для различных УЦ цена может варьироваться);
  • собрать пакет документов для предъявления в центре выдачи;
  • лично или по доверенности получить файл генерации ключа;
  • сгенерировать полученный ключ ЭЦП с помощью специального программного обеспечения.

Выдачей ЭЦП занимаются специальные Удостоверяющие центры. Они должны иметь действующую аккредитацию, иначе результат их работы будет признан недействительным. Актуальный список аккредитованных организаций можно найти на сайте Министерства связи Российской Федерации (среди них есть, например, ООО «Удостоверяющий центр Тензор»). Реестр организаций расположен в пункт «Аккредитация УЦ» в разделе «Важно» официального сайте министерства.

Стандартный пакет документов, который необходимо предоставить для генерации включает в себя:

  • заявление на создание личной электронной подписи (обычно имеет унифицированную форму и определено внутренним регламентом);
  • файл запроса, заранее сгенерированный на компьютере владельца;
  • согласие на обработку личных данных;
  • заверенные копии личных документов (паспорт, СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета);
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • карточка организации. В ней указывается полный адрес предприятия, телефон, банковские реквизиты, прописывается система налогообложения (общая, спец. режимы), коды статистики;
  • приказ о назначении руководителя на должность – если ключ изготавливается на его имя.

Если оформление производится на другое лицо, необходимо предоставить доверенность от его имени.

Документы для скачивания (бесплатно)

Все документы должны быть заверены. Для этого на собранных копиях проставляется: штамп «Копия верна» (либо прописывается собственноручно), дата заверения, должность заверителя, расшифровка подписи, «мокрый» оттиск печати организации.

Заверение документов с помощью факсимиле не допускается!

Доверенность на право получения

Оформить ЭЦП можно не только на руководителя. Получить ее имеет право любой сотрудник компании — главный бухгалтер, закупщик. Важно, чтобы работник был наделен полномочиями на ведение хозяйственной, правовой и иной деятельности от имени организации. Лиц уполномоченных на работу и получение может быть несколько. На каждого из них необходимо будет оформить личную ЭЦП.

Доверенность на ЭЦП4В статье 10 закона ФЗ-63 «Об электронной подписи» сказано, что передавать право пользования запрещено. Владелец должен обеспечить конфиденциальность информации, заключающейся в ключе электронной защиты. Поэтому пользоваться ЭЦП может только владелец. Без права передачи другому лицу даже на некоторое время.

Для оформления электронной подписи на сотрудника понадобится предоставить доверенность в УЦ. Единого шаблона доверенности не существует. Самое главное — документ не должен противоречить действующим нормам Гражданского кодекса Российской Федерации. Юридическим лицам заверять нотариально доверенность не обязательно, достаточно заполнить ее вручную или напечатать на бумажном носителе, заверив печатью.

Доверенность подписывает руководитель организации. Она может выдаваться любому лицу, вне зависимости, является он работником организации или нет. Более того, сторонним юридическим лицам также есть возможность выдачи доверенности.

Организация должна оформить доверенность на фирменном бланке, изложив на нем обязательный набор реквизитов:

  • данные организации (полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес юридический и фактический);
  • место и дата выдачи доверенности, указание срока ее действия;
  • ФИО доверителя, его должность, паспортные данные;
  • ФИО получателя ЭЦП, его должность, паспортные данные.

Срок действия доверенности без нотариального заверения, обычно, составляет один год и, как правило, оговаривается в учетной политике организации.

Для физических лиц действует обязанность нотариального заверения.

Доверенность предоставляет полномочия на осуществление следующих действий:

  • передавать в центр комплект установленных документов для регистрации заявления и создания сертификата ключа;
  • по завершении процедуры генерации получать в центре сертификаты ключей проверки ЭЦП, средства криптографической защиты информации, электронную подпись;
  • получать инструкцию по правилам работы с ЭЦП;
  • если возникнет необходимость, предоставлять в УЦ заявку на аннулирование ключа сертификата;
  • подписывать документы и установленные бланки на получение, аннулирование, временный отзыв;
  • знакомиться с содержанием заявлений, запросов на изготовление, включая секретные коды и пароли, которые передаются или получаются в центре выдачи.

Порядок заказа и получения электронной подписи для подачи отчетности через сервисы ФНС описан ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных