Требования к печати организации и индивидуального предпринимателя в 2022 году

Что должно быть на печати ООО:

• фирменное наименование;
• адрес места нахождения;
• ИНН и ОГРН;
• логотип;
• организационно-правовая форма.

Печати использовались с самых древних времен еще до появления письменности, их делали из камня, кости, ценных пород древесины. Например, в Древнем Китае их изготавливали как настоящие произведения искусства, а в средневековой Европе они часто были в виде перстней. Сейчас оттиск служит в чисто деловых целях. Это устройство, которое проставляет оттиск на бумагу с полным названием фирмы, местом ее нахождения и другими данными. Ставятся они как реквизит для заверения подлинности подписи, причем только на подписанных документах.

Они бывают:

• гербовые;
• основные для предприятия, ИП, адвокатов, врачей;
• для обособленных подразделений;
• дополнительные, для разных направлений деятельности.

Использование и правило составления печати с изображением герба РФ определено законом «О государственном гербе РФ», ее правомочны проставлять на документах только государственные и наделенные государственно-властными полномочиями организации. Для негербовых штампов единого нормативного акта по их изготовлению и применению не принято. Сведения о применяемых оттисках должны обязательно содержаться в уставе.

Требования в 2022 году

Значительных изменений использование в 2022 году не претерпело, данные для печати ООО и ИП не изменились. На основании № 82-ФЗ от 06.04.2015, организации уже с 2015 года вправе не применять в деятельности печать, если она отсутствует, но при условии, что это прописано в их уставе. В конце 2016 года Министерство труда опубликовало ряд приказов:

• № 648н от 15.11.2016;
• № 589 от 31.10.2016;
• № 588н от 31.10.2016 (утратил силу).

Они прояснили спорные моменты и добавили новые нюансы. В некоторых вопросах теперь требуются дополнительные документы. Например, фирмам, у которых уставом не предусмотрен штамп, при составлении справки о заработке для исчисления пособий сотруднику необходимо приложить документы, подтверждающие права должностных лиц, подписавших справку, копию паспорта физического лица или свидетельство о государственной регистрации ИП. Также при запросе в ФСС о подлинности уже выданной справки сотруднику с прошлого места работы вместе с запросом предоставляют аналогичные документы на право его подписания. А главное, решен самый спорный момент — наличие оттиска при заполнении трудовых книжек. Раньше Минтруд определял обязательность его проставления, даже если организация отказалась от печати в своей деятельности. Сейчас проставлять штамп нужно только тем обществам, которые его используют. Остальные нормы и правила в 2022 году не изменились.

Содержание и образцы печати

Законы об АО и ООО определяют, какие реквизиты печатаются на печати: полное название, организационно-правовая форма, город или населенный пункт фактического нахождения. Наименование указывается обязательно на русском языке и, по желанию, на любом другом. Больше в законе ничего не прописано про обязательные реквизиты в печати организации, поэтому дополнительно фирма вправе добавить ОГРН, ИНН, КПП, эмблему или товарный знак, но обязательно зарегистрированный.

Кроме того, что законодательно оговорены обязательные реквизиты, остальные параметры (размеры, эскизы) не определены, поэтому при их изготовлении штемпельные мастерские обычно основываются на правила изготовления печати по ГОСТу, применяемые к гербовым оттискам. На дополнительных штампах указывают, для какой службы или документов предназначены: «отдел кадров», «архив», «для счетов-фактур», «для товарных накладных», печать юрфирмы и т. д. Форму для них допустимо выбрать не только круглую.

Применяют следующие виды печатей для ООО:

• основная для официальных документов;
• для отдела кадров;
• штемпель-«уголок» с фирменным наименованием и адресом и пр.

Регистрация и применение

Раньше была необходимость регистрировать штамп при создании общества, утверждать эскиз. Сейчас такого не требуется, никакими законодательными актами порядок регистрации не определен, поэтому фирме не требуется получать разрешение или уведомлять государственные органы о введении в действие своей печати. Но к ее использованию не стоит относиться посредственно, поскольку это один из важных деловых атрибутов фирмы, тем более государство рекомендует разработать инструкцию по применению согласно ГОСТу ведения документооборота и архивного дела.

В инструкцию включают:

• перечень печатей — наличие основной и дополнительной, количество экземпляров;
• места хранения;
• список должностей, ответственных за хранение и имеющих право на использование;
• правила использования;
• перечисление документов, в которых необходимо проставление основных и дополнительных печатей.

Передаваться и храниться они должны под расписку в журнале учета, при неиспользовании — запираться в специальные ящики.

Деятельность ООО без печати и ее отмена

В апреле 2015 года вышел № 82-ФЗ, который вносил в законы, касающиеся печати ООО и АО, формулировку «при ее наличии», т. е. трансформировал обязанность использовать ее в право. С этого времени каждая организация сама для себя определяет необходимость применения печати, законом оговорены документы, в которых проставление ее все же обязательно. Это ПКО, РКО, бланки строгой отчетности и т. д. Во всех остальных документах на сегодняшний день оттиск допустимо не ставить, но только если это зафиксировано в уставе общества. Печать проставляется на усмотрение предприятия в бухгалтерской и налоговой отчетности, первичных документах, доверенностях, трудовых книжках и других бланках.

В целом отмена является преимуществом для бизнеса и стимулирует все больший отказ от бумажных носителей. С развитием технологий легче выбирать современные способы идентификации, переходить на электронный документооборот. Так, в налоговой отчетности все чаще проставляется ЭЦП, а в судейской практике оттиск квалифицируется уже как дополнительный реквизит, а не обязательный. Тем более с 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов, главное, чтобы они были зафиксированы в учетной политике.

Изготовление и способы защиты

Итак, когда общество решает использовать печать, изготовить ее довольно просто. Этим занимаются штемпельные мастерские. Цена небольшая и зависит от степеней защиты. Изготавливать клише с изображением герба вправе только сертифицированные организации. Обычно самое простое клише и оснастка делаются 1-3 часа, но если организация ответственно подходит к своей безопасности, стоит задуматься о ее защите. Экономия в этом случае обойдется дорого.

Вот что нужно для макета печати ООО и ее изготовления:

• устав;
• свидетельство о государственной регистрации или лист записи ЕГРЮЛ;
• доверенность на представителя;
• для АО — решение собрания акционеров;
• если в оттиске планируется использовать товарный знак, то свидетельство о его регистрации;
• заявление с прописанной причиной изготовления.

Многие фирмы-изготовители идут навстречу своим клиентам и существенно уменьшают перечень требуемых документов. Способы защиты:

• микротекст — печать текста 0,5-0,8 мм;
• «Макраме» — гильоширная или тангирная сетки. Это сложный рисунок тонкими пересекающимися линиями менее 0,1 мм толщиной;
• специальное искажение шрифта — имитация дефекта некоторых букв;
• растровое поле — общепринятый способ, используемый в гербовых печатях;
• полутоновые изображения;
• «Цербер» — УФ-метки, невидимые при обычном освещении.

Защищенные такими способами клише сложно подделать фотополимерной технологией, которой обычно пользуются мошенники. Для лучшей защиты организации соблюдайте правила:

• использовать несколько штампов, при необходимости сделать дополнительные;
• периодически менять образец;
• не употреблять клише из фотополимера;
• совмещать несколько способов защиты при изготовлении, обращаться только к сертифицированным фирмам-изготовителям;
• соблюдать инструкцию по применению;
• назначить лицо, ответственное за хранение.

Уничтожение и замена

В случаях, когда штамп стал не нужен, его нельзя просто выбросить. Оттиск необходимо уничтожить физически, причем сделать это допустимо двумя способами:

1. Самостоятельно. По факту уничтожения комиссионно составляется акт, в котором прописывается дата, адрес, присутствующие и причина уничтожения. Также в акт заносят образец старого оттиска, способ приведения в негодность и вывод о невозможности употребления. После чего акт подписывается всеми членами комиссии и хранится постоянно.
2. Обращение в штемпельную мастерскую. Составляются акт о передаче и заявление, предоставляются вместе с доверенностью на уничтожение, копией паспорта руководителя и лица, уничтожающего печать. Документы, подтверждающие действие сторонней организацией, хранятся постоянно.

Уничтожению подлежат штампы при их замене на новые или при ликвидации общества. Замену проводят по нескольким причинам:

• переименование фирмы, изменение ее данных;
• механический износ;
• плановая замена;
• утеря или кража.

Во всех случаях новое клише изготавливают только после уничтожения старого, а если эскиз не менялся, на новом проставляется знак «Д» — дубликат.

Недопустимые нарушения

Нужно помнить, что при использовании оттисков нельзя:

• изображать герб в оттиске, если это не определено законом «О государственном гербе РФ»;
• указывать полное и краткое наименование, чтобы исключить путаницу;
• включать в клише незарегистрированные товарные знаки предприятия;
• пользоваться старыми штампами при изменении данных;
• нарушать инструкцию по применению.

Если соблюдать эти правила, то проблем со штемпелем не возникнет. Ну а работать с ним или без него — решать самой организации. Как правильно заправить штамп, вы узнаете из видео.

Об авторе

Александра Челозерцева

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела.

Свежие публикации

• 2022.02.17ЖурналыОформляем журнал обслуживания оборудования
• 2022.02.04Договорные отношенияРазовая сделка без договора: возможна ли и как оформить
• 2022.02.03ДоговорыКак составить положение о договорной работе
• 2022.02.03Предпринимательская деятельностьПлан проверки прокуратуры на 2022 год