Пояснительная записка по форме 6-НДФЛ

Ежеквартальные отчеты по выплатам подоходного налога, представляемые в ИФНЛ, нередко нуждаются в пояснениях. Поводы для подобных пояснительных писем могут быть различными. Рассмотрим, какие ситуации, связанные с новой формой отчетности, введенной в 2016 г., повлекут за собой обращение в налоговую инспекцию.

Пояснительная записка по нулевому 6-НДФЛ

Отчетность по налогу на доходы физических лиц становится необязательной, если заработная плата не начислялась и не выплачивалась за текущий отчетный период.  Ведь НК РФ (согласно  п.2 ст. 230) обязывает подачу соответственных сведений работодателем, который исчисляет и удерживает налог на доходы своих работников.

Отсутствие данных для исчисления налога  и, следовательно, для заполнения  расчета 6-НДФЛ вполне понятно и оправданно, если за отчетный период:составить пояснительную записку 6 ндфл образец

  • не началась трудовая деятельность;
  • деятельность прекращена в году, предшествующему отчетному;
  • организация исполняет сезонные работы, время для которых еще не наступило;
  • в штате организации числится только директор, работающий без вознаграждения;

Об этих и подобных обстоятельствах необходимо своевременно уведомить ИФНС: выслать пояснительную записку или сдать форму нулевой отчетности, чтобы не вызывать лишних вопросов и не подвергнуться штрафному наказанию.

Оформление

Для оформления пояснительной записки нужен фирменный бланк организации с указанием ее главных реквизитов: полное наименование, почтовый адрес, номера телефонов, электронная почта, ИНН. Обязательны регистрационный номер, дата, подпись руководителя, печать предприятия. Текст записки кратко излагает причины, по которым организация свободна от обязанности предоставления отчета 6-НДФЛ за отчетный период.

Пояснение может выглядеть так, как представлено на образце по ссылке ниже. Также по ссылке ниже можно ознакомиться с другими образцами составления пояснений.

Случаи подачи отчётности с нулевыми показателями

пояснение 6 ндфлВ течении года могут возникнуть ситуации, когда  при нулевых квартальных данных нельзя ограничиться подачей пояснительной записки по 6-НДФЛ, необходим именно отчет. Понятно, что если организация налог исчислила, но в отчетном периоде не выплатила (не был выплачен реальный доход работников),  то расчет по налогу нулевым уже не будет. В этом случае отчитываемся перед контролирующим органом в обязательном порядке.

Как выполнить квартальный расчет по налогу, если заработная плата начислялась и выплачивалась один раз в течение всего года?  Форма 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, отражая всю начисленную и выплаченную сумму налога с начала текущего года. Поэтому:

  • если выплаты производились только в 1 квартале, отчеты представляются ежеквартально.
  • выплаты имели место во 2 квартале, значит, вместо отчета за первые 3 месяца в налоговую отправляется пояснительная записка, а за полугодие, 9 месяцев и за год — отчет.
  • выплаты возникли в 3 квартале, следовательно, за 1квартал и полугодие нужен не отчет, а пояснительное письмо. А за следующие отчетные периоды необходимо представить отчеты.
  • появление доходов и соответственных выплат только в 4 квартале освобождает от квартальных отчетов, (но не от пояснительных записок в налоговую), обязательным будет годовой отчет.
ВАЖНО: Налоговая не вправе отказаться от отчета с нулевыми показателями, о чем говорится в письме ФНС РФ от 4 мая 2016 г. Отметим еще один момент, когда стоит отправить  в ИФНС не пояснение, а именно расчетный документ.

Тонкость заключается в том, что подача отчета с нулевыми данными иногда может оказаться уместной, если есть вероятность подготовки за этот период обновленной отчетности, содержащей сведения по выплате дохода. Тогда своевременно отправленный нулевой отчет можно будет дополнить уточненным, и он будет представлен как первичный. А это позволит уклониться от неизбежных штрафных санкций за непредставление отчета.

Многие считают не лишним застраховаться от возможной блокировки расчетного счета, отправляя в налоговую нулевые отчеты. Дело в том, что программа ИФНС не определяет причину непредставления отчета и блокирует счета автоматически.

Пояснительная записка в связи с ошибочным отчетом

Если налоговая инспекция обнаружила какие-либо несоответствия или противоречия в полученном отчете 6-НДФЛ, она потребует пояснений или внесения исправлений в расчетную форму. Необходимо будет представить исправленный отчет в течение 5 дней.

ВАЖНО: Ответ на требование инспекции имеет свои сроки, нарушение которых обернется начислением штрафных сумм.

Если налогоплательщик промедлил с объяснительным письмом более 5 дней, то его ожидает наказание в размере 5000 руб. Эта мера введена с 01.01.2017 г. ( ст. 129.01 НК). Проигнорировали повторный запрос налоговой – сумма может вырасти до 20000 руб.

Когда проверка производится автоматически и формально, у налоговой инспекции могут возникнуть различные вопросы к налогоплательщику, если в результате обнаружилось, что:

  • суммы начисленного, удержанного и перечисленного налога не совпадают;
  • доход сотрудника значительно снизился по сравнению с предыдущим периодом
  • расходятся показатели в форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ;
  • произведенные вычеты необоснованны.
ВАЖНО: Поскольку установленного стандарта пояснительного письма не существует и содержание излагается произвольно, важно, чтобы оно было убедительным и мотивированным.

Причины для направления пояснительного письма

Назовем три наиболее распространенных повода для возникновения запросов со стороны налоговой инспекции, которые потребуют направления пояснительного письма:

  1. Расхождение между суммами уплаченного и начисленного налога. Оно может возникнуть в результате ошибки в платежке или в самом расчете.
  2. Неправильно указано КПП или ОКТМО в отчетном документе. Это зачастую происходит, когда подразделение ошибочно проставляет коды головной организации на своей отчетности.
  3. Противоречия в датах расчета 6-НДФЛ (строки 100, 110,120).

Кроме того, камеральная проверка может обратить внимание на несоответствие между отчетностью предприятия (2-НДФЛ и 6-НДФЛ) и декларацией о доходах, предоставляемой самим работником – 3-НДФЛ.

Самостоятельное уточнение и исправление допущенных неточностей и технических ошибок до того, как они будут обнаружены инспектором, следовало бы взять за правило. В соответствии с Письмом ФНС от 12.08.2016 это оградит вас от штрафных санкций. Не медлите с пояснениями!

Конкретные примеры

образец составления пояснительной записки по 6 ндфлЧто только не случается в практике предоставления отчетности. Рассмотрим возможные конкретные случаи. Например,  форма 6-НДФЛ составлена безукоризненно и вовремя сдана. При этом, как указывают Контрольные соотношения для проверки этой формы, исчисленный налог (строка 070), уменьшенная на сумму возвращенного налога (строка 090),  не должен превышать  сумму уплаченного налога, показанного в Карточке расчетов с бюджетом. Если ваша отчетность показывает обратное, инспектор будет иметь основания считать, что удержанная сумма лишь частично поступила в бюджет.

Еще одна допустимая ситуация: при уплате налога в платежном поручении неверно проставлен код ОКТМО. В результате автоматическая проверка обнаружила недоимку. Тут возникает необходимость пояснительной записки в ИФНС.

При ее составлении необходимо указать реквизиты платежного поручения, точное и полное наименование получателя и цифровой код, сообщить, что предприятие отправило заявление на уточнение платежа, сославшись на соответственную статью НК. Указать, что состоявшийся платеж должен быть учтен в Карточке расчетов налогоплательщика с бюджетом. Обязательно надо подчеркнуть, что номер счета Федерального казначейства и реквизиты банка были верно внесены в платежку. Следовательно, платеж фактически осуществлен, что исключает необходимость внесения исправлений в Расчет НДФЛ.

Ответственность

Вспомним, какие же нарушения установленных правил рассматриваются налоговой как непредставление отчета?

  • сдача отчета позже установленного срока в отсутствие непреодолимых к тому препятствий;
  • включение в отчет ошибочных, недостоверных данных в том случае, если отчитывающаяся организация не исправила ошибку до ее обнаружения налоговой инспекцией;
  • ненадлежащий способ предоставления отчета на бумажном носителе, если число работников организации превышает 25.

Во всех этих случаях штрафные санкции, введенные с 01.01.2016, составят до 1 тыс. руб. за каждый месяц, считая от последней даты сдачи. Но если период просрочки составил более 10 дней, уже возможно применение такой меры как блокировка расчетного счета предприятия (согласно НК РФ ст.76 п.3.2). Кроме того, должностные лица также могут быть подвергнуты административному наказанию: штраф составит от 300 до 500 руб. на человека. С начала 2017 года нарушители могут понести еще более значительные убытки.

Обращение в ИФНС с пояснительной запиской может быть вызвано  запросом инспектора, или быть самостоятельным решением исполнителя отчетности. Своевременная подача такого документа исключает осложнения в отношениях с налоговым органом и позволит целиком сосредоточиться на текущей работе.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных