Правила оформления журнала учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжекВ соответствии с нормами трудового законодательства, все сведения о назначении на работу, увольнении с нее, поощрениях за достижения заносятся в трудовую книжку.

На каждом предприятии ведется строгий учет трудовых книжек сотрудников. Ответственный работник или кадровая служба заполняют их и хранят в отдельном помещении.

Кроме того, после поступления они регистрируются в журнале учета.

Что это такое?

Прошитая и пронумерованная тетрадь, скрепленная в соответствии с установленными правилами печатью и подписью руководителя, называется журналом учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

На ее страницах напечатаны утвержденные бланки, представляющие собой таблицу из 13-ти пунктов.

Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, разборчиво и аккуратно. Книгу ведут не один год, а продолжают регистрацию в течение нескольких лет, пока не будут заполнены все страницы. Только после этого ее заканчивают и передают в архив на длительное хранение.

На основании каких нормативных документов действует?

Нормативные документыПравила ведения, оформления, заполнения и хранения документа регулируются следующими нормами:

  1. Постановлением «О трудовых книжках» РФ № 225 от 16.04.2003;
  2. Постановлением министерства труда и социального развития «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10.10.2003.

В третьем приложении постановления №69 дана форма журнала. Выглядит она следующим образом.

Ответственность за ведение

Вносить записи может только назначенный руководителем предприятия сотрудник. Он должен быть усидчивым, внимательным, обладать понятным разборчивым почерком. Кроме того, он должен внимательно ознакомиться с инструкциями заполнения журнала. В учреждении с небольшим штатом работников такая обязанность может вменяться бухгалтеру или секретарю приказом по учреждению. Вести кадровую документацию может и сам руководитель. В крупных предприятиях ведением занимается кадровик или кадровая служба.

Если работник, отвечающий за ведение кадровой документации:Ответственные за ведение журнала

  • увольняется,
  • уходит на длительный больничный,
  • собирается в декретный отпуск,
  • находится в длительном отсутствии на рабочем месте по другой уважительной причине,

то возникает необходимость произвести передачу всех дел другому работнику и зафиксировать передачу в акте.

В нем указывают количество переданных бланков работающих сотрудников предприятия, уволившихся и не забравших документы, а также чистые бланки. После проведения передачи, издается приказ о назначении нового ответственного лица.

Требования к оформлению и процесс опломбирования

Книгу установленного образца можно приобрести в готовом виде или изготовить в типографии на заказ. Если книга распечатывается на принтере организации, то ей необходимо заказать твердый переплет. Мягкая обложка не рекомендуется, ведь журнал может вестись не один год. Кроме того, после окончания, следует длительный срок хранения, во время которого бумага может обветшать.
Также документ должен отвечать таким требованиям.

  1. Внешний вид. Размер должен соответствовать формату А4. На титульном листе располагают название организации.
  2. Форма. На каждой странице должен быть отпечатан бланк, состоящий из 13-ти пунктов. Внизу каждого листа проставляется порядковый номер до начала ведения. После журнал прошивают таким образом, чтобы свободные концы можно было завязать крепким узлом и закрепить бумажным листком внутри обложки при помощи клея.
  3. Ведение журналаЗаверение. На приклеенном листке пишется количество листов цифрами и прописью, фамилия, имя, отчество руководителя, дата скрепления журнала. Заверение документа подписью ответственного лица или кадровой службой недопустимо.
  4. Опломбирование. В соответствии с установленными правилами, необходимо опломбирование прошитого документа, допускается опечатывание сургучом. При этом пломба обязательно должна захватывать концы шнура, которым прошивали книгу. В случае нанесения сургучной печати, ее располагают таким образом, чтобы она захватывала концы шнура, часть листа с данными о количестве прошитых страниц и часть обложки.

Видеообзор требований и полезных советов к оформлению данного журнала приведен ниже:

Порядок заполнения

В журнале регистрируются все трудовые книжки сотрудников организации:

  • тех, кого приняли с уже имеющимся документом;
  • тех, кто пришел на первое место работы и получил новую трудовую;
  • тех, кому выдали вкладыш к трудовой.
Если работник подает с трудовой вкладыш, который регистрировали в другом учреждении, то в журнал не вносятся данные о нем. Регистрируют только книжку.

Данные вносятся гелевой или шариковой ручкой синего, черного или фиолетового цвета последовательно с первой по тринадцатую графу.

1. Регистрационный номер, нарастающий из года в год.

2 – 4. Дата о приеме, о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.

Образец заполнения журнала

Образец заполнения журнала учета трудовых книжек

5. В 5 графе записывают имя, отчество и фамилию работника полностью.

6. Серия и номер. При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.

7. Должность. Ее указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.

8. Подразделение, отдел или сектор учреждения. Для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.

9. Реквизиты документа о принятии на работу. При этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.

10. Подпись. Проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.

11. Стоимость. Графа заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.

12 -13. Дата и подпись. Графа заполняется при получении документа после увольнения работника.

Уволенный сотрудник обязан забрать свою книжку. Если он не делает этого сразу, то ответственное лицо обязано сообщить в письменном виде о необходимости явится. Работодатель может по согласию работника отослать документ по почте.

Последовательность и образец заполнения журнала учета трудовых книжек можно посмотреть на следующем видео:

Скачать бланк и образец заполнения журнала учета трудовых книжек.

Можно ли исправлять ошибки?

Допускать исправления или ошибки в регистрационных журналах нельзя. Но делая скидку на то, что вся информация вносится от руки и возможность заведения нового журнала после каждой ошибки исключена, неправильную информацию исправляют определенным образом.

Исправление ошибокЧто надо делать?

  1. Строку с неверной записью аккуратно перечеркивают. Рядом пишут так: «Исправленному верить». Ставится подпись лица, сделавшего исправление и дата.
  2. Ниже пишется правильная информация.

Исправление ошибок указанным образом проводится в соответствии с общепринятыми нормами заполнения журналов.

Сколько хранится журнал?

Срок хранения составляет 75 лет после передачи в архив.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных