Должностная инструкция секретаря делопроизводителя предприятия и школы, образец

Содержание статьи

Требования к должности
Составление инструкции
Хранение
Содержание документа
Делопроизводитель в школе
Сроки действия

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера. Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.

Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.

Требования к должности

В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:

Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
Грамотность.
Знание делового языка и офисного этикета.
Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.

Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.

Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.

Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.

Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей. Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы. Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.

Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:

Составление инструкции

Регламентирующие документы для создания инструкции – действующие справочники, классификаторы и методички.

На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.

При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.

Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.

Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.

Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.

При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.

Этот служебный документ делают в трех экземплярах:

один подшивается к личному делу,
второй передается начальнику отдела,
третий находится на руках у самого сотрудника.

Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.

О ведении журнала учета трудовых книжек можно узнать здесь.
А непосредственно подробности, как правильно заполнить трудовую книжку приведены в этой статье.
Чтобы легко и правильно заполнить табель учета рабочего времени, рекомендуем ознакомиться со следующим материалом.

Хранение

Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.

Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.

Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.

Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.

Содержание документа

Обязательные пункты, которые прописывают в должностной инструкции.

Общие положения включают:

Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
Квалификационные требования.
Условия назначения и освобождения с должности.
Перечисление необходимых знаний и умений.
Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).

Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.

Права. Этот раздел содержит такие сведения:

Продолжительность рабочего дня.
Список документов, которые секретарь может подписывать.
Род информации и документов для обязательного ознакомления.
Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.

Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.

В больших корпорациях зачастую действуют внутренние правила и деловая этика. При условии, что все требования отвечают государственным нормам, инструкцию можно расширить. Дополнения оформляются в виде приложения или вписываются в типовой образец.

К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.

Делопроизводитель в школе

Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.

Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.

В его обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и учета учащихся. Он регистрирует новых школьников и ставит отметки о выбывших учениках, создавая необходимые приказы и ведя журналы. Делопроизводитель в учебном заведении может проводить собрания с целью информировать родителей и детей о приказах и распоряжениях внутри школы. В его ведомстве также находится архив.

Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.

Сроки действия

Время, в течение которого данные документы являются действительными, ограничивается лишь несколькими факторами. Среди них:

Перевод сотрудника на другую должность.
Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
Реорганизация предприятия.
Возложение дополнительных обязанностей.
Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.

При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.

Видео: Правила составления инструкций для персонала

О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах:

Часть 1