Образец заполнения расчетно-платежной ведомости

Расчетно-платежную ведомость используют, чтобы отражать начисление и выплату зарплаты сотрудникам. Таким образом, данный документ одновременно выполняет функции и расчетной, и платежной ведомости, что дает возможность максимально оптимизировать документооборот.

Платежная ведомость

Также появляется возможность в случае необходимости оперативно сверять объем начислений, выплат и задолженностей компании перед сотрудниками. К минусам расчетно-платежной ведомости можно отнести отсутствие точной статистики отработанного времени.

В каких случаях оформляется

Случаи оформленияРасчетно-платежная ведомость лучше всего подходит небольшим фирмам с ограниченным штатом сотрудников. В частности, это касается индивидуальных предпринимателей, которые используют труд наемных сотрудников на своем предприятии. Более крупным компаниям следует заполнять расчетную и платежную ведомости отдельно.

Документ оформляется в том случае, если оплата труда производится путем выдачи сотрудникам наличности непосредственно из кассы компании. Если же заработная плата переводится на банковские счета или карты сотрудников фирмы, оформляется иная документация.

Сроки, в которые будут выплачены средства, фирма вправе установить самостоятельно, однако они не должны превышать период в 5 дней (рабочих).

Требования и нюансы

Так как расчетно-платежная ведомость является весьма важным документом, к ее оформлению и заполнению следует подходить со всей ответственностью. Оформлять расчетно-платежную ведомость имеет право главный бухгалтер предприятия или же непосредственно руководитель.

Все требования к расчетным и платежным документам организаций изложены в Указании Центрального Банка России от 1 июня 2014 года. Расчетно-платежная ведомость – не исключение.

На данный момент оформление ведомости можно производить в свободной форме, по образцу, разработанному непосредственно самим предприятием. При этом данный образец необходимо зафиксировать в учетной политике фирмы.

Существует еще более простой способ оформления расчетно-платежной ведомости, а именно – использование специально установленного бланка формы Т-49.

Требования и нюансыДо 2013 года эта форма, установленная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, была обязательной к применению. Очень многие фирмы пользуются ей до сих пор, не внося корректировок. Главной тому причиной является то, что бланк содержит всю необходимую информацию, понятен и прост в заполнении.

Заполнение бланка можно производить как в печатном виде, так и вручную. Первый вариант используется чаще, ввиду очевидной экономии времени. Однако в обоих случаях бланк не будет считаться действительным, если он не содержит оригиналы подписей следующих лиц:

  • ответственного сотрудника;
  • главы компании;
  • сотрудников компании, в пользу которых будет осуществляться выплата.

Расчетно-платежная ведомость – документ первичного бухгалтерского учета, поэтому в большинстве случаев ее оформлением и заполнением занимается специалист бухгалтерии предприятия. Основой для работы над расчетно-платежной ведомостью служит табель учета рабочего времени сотрудников. Его ведение чаще всего производит секретарь предприятия или же сотрудник кадрового отдела.

Данная ведомость – регулярный документ организации. Ее оформление производится ежемесячно, непосредственно перед выдачей заработной платы.

Перед выдачей наличных средств ведомость должна быть еще раз сверена с табелем учета рабочего времени сотрудников. Затем документ отправляется в бухгалтерию. Сотрудник бухгалтерии заполняет титульный лист и заносит необходимые данные в таблицу, а расписывается в нужной графе. После этого ведомость отправляется для утверждения руководителю организации, а затем передается в кассу предприятия.

После выдачи по ней наличных средств ведомость вновь возвращается в бухгалтерию для проверки главбухом содержащихся в ней сведений. Данные о ведомости фиксируются в специальном внутреннем журнале фирмы, а сам документ передается в архив. Хранение расчетно-платежной ведомости не отличается от хранения прочих документов предприятия, никакие специальные условия не обеспечиваются.

Исправление ошибок

Исправление ошибокНесмотря на то, что данный документ заполняется с максимальным вниманием, а вносимые данные тщательно проверяются и перепроверяются несколько раз, ошибки все же случаются. В этом случае, если документацию нельзя полностью переделать, необходимо зачеркнуть ошибочные данные, а сверху приписать новые.

Рядом с исправлением нужно оставить пометку «исправленному верить» и заново поставить все необходимые подписи. Для исправления ни в коем случае нельзя использовать штрих-корректор. При его использовании документ будет считаться недействительным.

Несмотря на возможность исправления, лучше всего совсем не допускать ошибок при составлении столь важной документации, зачастую связанной с крупными суммами наличных средств.

Пример заполнения

Первый раздел документа содержит в себе базовые сведения о предприятии:

  1. Наименование организации.
  2. Наименование отдела или другой структурной единицы, по которой производится начисление средств (если таковые имеются).
  3. Код предприятия по ОКПО – Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
  4. Дата оформления документа и его номер во внутреннем документообороте компании.

После этого в бумагу заносится:

  • сумма наличных средств, которые будут выданы (заработная плата);
  • сроки выдачи средств;
  • период, за который осуществляется выдача (от даты до даты).

Заполнение ведомостиЗатем документ подписывается главбухом и руководителем предприятия. После этого заполняется основная часть документа.

Основная часть документации оформляется в формате таблицы, в графы которой заносятся все необходимые данные:

  • первый столбик – порядковый номер сотрудника;
  • второй столбик – табельный номер работника, который указан в личной карте;
  • третий столбик – должность сотрудника по штатному расписанию;
  • четвертый столбик – тариф, в соответствии с которым работает сотрудник, т.е. оклад;
  • пятый-седьмой столбики – число отработанных дней согласно табелю учета рабочего времени.

В случае необходимости в документации также фиксируется число выходных дней, в которые сотруднику приходилось выходить на работу и которые, соответственно, оплачиваются по двойному стандарту.

Следующие графы содержат данные об объеме начисленной зарплаты:

  • восьмой столбик – начисления по тарифной ставке;
  • девятый столбик – объем премиальных выплат (только в случае наличия таковых по распоряжению начальства);
  • десятый столбик – начисления в соответствии с больничным листом;
  • одиннадцатый-тринадцатый столбики – прочие начисления;
  • четырнадцатый столбик – итоговый объем начисленных средств.

Иногда конкретные виды выплат отсутствуют. В этом случае в соответствующие поля ставятся прочерки.

Графы с 15 по 21 отведены различным удержаниям и вычетам:

  • пятнадцатый столбик – подоходный налог (13% от зарплаты);
  • шестнадцатый-восемнадцатый столбик – остальные виды удержаний;
  • девятнадцатый столбик – долг, который числится за компанией в пользу сотрудника (если таковой имеется);
  • двадцатый столбик – долг, числящийся за сотрудником (как правило, не заполняется);
  • двадцать первый столбик – окончательная сумма, которую предприятие должно выдать в качестве зарплаты.

В заключение, сотрудник, сведения о котором вносились в ведомость, расписывается в соответствующем поле.

После того как документ заполнен, внизу рассчитывается итоговая сумма всех выплат. Свои подписи оставляют кассир и главбух предприятия.

Образец расчетно-платежной ведомости

Таким образом, расчетно-платежная ведомость – важный регулярный документ любого предприятия. Основным ее плюсом является совмещение в себе расчетной и платежной ведомости и, как следствие, упрощенный документооборот.

Документы для скачивания (бесплатно)

При заполнении документа бухгалтер должен обращать внимание на любые мелочи. Впрочем, с переходом на оплату труда через банковские счета и карты, расчетно-платежная ведомость начала терять свою актуальность.

Как заполнить данный отчет — в инструкции, представленной ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных