Порядок ведения книги покупок и продаж

Книга покупок представляет собой совокупность документов, которые подтверждают оплату НДС при осуществлении покупок и платежей за предоставленные услуги. Данная книга ведется для того, чтобы определить сумму уплаченных налогов, которые впоследствии могут быть компенсированы, согласно налоговому законодательству.

Книга продаж по своей сути точно такой же финансовый регистр, однако в нее входят документы, которые касаются прибыли предприятия, а именно счета-фактуры, которые повлекут за собой обязанность по исчислению НДС. Данная книга позволяет определить успешность деятельности фирмы в конкретном месяце и динамику основных итоговых показателей ее функционирования.

Исходя из той информации, которая указывается в книге покупок и продаж, можно сделать вывод о том, что она предназначена для ведения налогового учета и пользования возможностью применения налогового вычета.

Нормативная база

Для того чтобы книга покупок и продаж была оформлена надлежащим образом, необходимо знать достаточно большое количество правил, которые регламентируются современным законодательством. Постараемся более подробно разобраться в правовом аспекте этого вопроса и рассмотрим основные нормативно-правовые акты:

1. Согласно Федеральному закону №137, квартал является налоговым периодом, именно поэтому книга должна составляться ежеквартально.
2. По завершению налогового периода рассчитывается сумма НДС, подлежащего к уплате в бюджет (п.1 ст. 55 НК РФ).
3. НДС должен быть уплачен в бюджет строго до 20 числа после окончания налогового периода, отчетность предоставляется в те же сроки (ст. 174 НК РФ).
4. Если книга ведется в электронной форме, необходимо ориентироваться на Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года №ММВ-7-6/138.

При работе с подобными реестрами стоит также уделять внимание таким документам, как:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (ст. 169, 174, 88, 76);
• Федеральный закон №382 от 29 ноября 2014 года.

Кто ведет

Все ли организации, направляющие свою деятельность на получение прибыли, должны заполнять книгу продаж и покупок? Попробуем в этом разобраться с помощью таблицы, указывающей перечень лиц, для которых ведение этого регистра является обязательным.

Из чего состоит документ

В случае, если вышеперечисленные лица заполнять книгу не будут вообще или будут ее заполнять, но не в полном объеме, это может повлечь за собой серьезные штрафы, которые выставит налоговая служба при проверке.

На титульном листе книги отображается минимальное количество данных, а именно:

• название компании;
• ИНН;
• сроки ведения документа.

На следующей странице располагается книга покупок, представляющая собой регистр в виде таблицы, заполненной следующими данными:

• номер документа, дата его составления;
• номер счетов-фактур;
• дата оплаты и принятия товара на учет;
• наименование продавца, его реквизиты;
• страна изготовления товара;
• ставка налога на добавленную стоимость;
• сумма, потраченная на товар с учетом НДС и без него;
• сумма, уплаченная в качестве НДС;
• подпись уполномоченного лица.

Немаловажной частью книги продаж и покупок являются данные, которые касаются, в основном, продаж:

• номера счетов-фактур, дата их выставления;
• название и реквизиты контрагента;
• дата проведения оплаты;
• сумма, уплаченная за покупку товара с учетом и без учета НДС;
• ставка налога;
• сумма, уплаченная в качестве НДС;
• подпись.

Оформление

Согласно действующему законодательству, книга может быть оформлена в бумажном или электронном виде, какая именно форма будет использоваться, налогоплательщик решает самостоятельно.

Если книга оформляется в бумажном виде, то после окончания квартала она должна отвечать следующим требованиям:

• иметь подпись уполномоченного лица;
• страницы должны быть пронумерованы вручную;
• книга должна быть прошнурована и подшита;
• содержать печать организации или ИП.

Для книги, оформленной в электронном виде, главным требованием является наличие усиленной электронной подписи с цифровой защитой.

Типичные ошибки

Для того чтобы не бояться проверки налоговых служб, необходимо вести бухгалтерию со всей ответственностью и внимательностью. Однако ошибки при оформлении книги продаж и покупок встречаются достаточно часто. Рассмотрим самые распространенные из них:

1. Технические ошибки ввода. На сегодняшний день электронные счета-фактуры не являются востребованными, а это значит, что контрагенты между собой обмениваются бумажными документами, которые заполняются вручную. Ручное заполнение документов сопровождается наличием ошибок, которые, как правило, допускаются при вводе ИНН и номера документа. Несмотря на то, что формат документа может быть не нарушен, ошибки данных он будет содержать, а это значит, что при камеральной проверке налогоплательщику может быть предъявлено требование разъяснить причины таких расхождений.
2. Неверное отражение данных в регистрах. Данные ошибки связаны с тем, что нормативная база в отношении заполнения данных проработана недостаточно, именно поэтому у тех, кто ведет бухгалтерию, могут возникнуть проблемы с заполнением данных. Самая распространенная в этом отношении ошибка – указание кодов видов операций. Это связано, прежде всего, с тем, что действующие на сегодняшний день нормативно-правовые акты не отражают полного списка операций, которые могут проводиться организациями.
3. Ошибочное отображение операций, связанных с экспортом и импортом при применении посреднических схем. Эта ошибка связана с тем, что некоторые посредники не владеют навыком корректной работы со сводными счетами-фактурами или неверно отражают данные в журналах.

Каким образом налогоплательщики могут избежать ошибок при заполнении книги покупок и продаж? Ответ прост: необходимо контролировать данные в течение всего налогового периода и периодически сверять информацию, которая указана, с той, которая имеется у контрагентов.

Рекомендуется также больше внимания уделять электронному документообороту, поскольку он позволяет минимизировать риск возникновения технических ошибок ввода данных.

Если при заполнении книги все же были допущены ошибки, поправки вносить нужно в обязательном порядке, при этом есть два способа, которые позволят это сделать.

1. Если квартал уже окончен: ошибочная запись отражается с отрицательными знаком, регистрируется новая запись с правильными значениями.
2. Если ошибка была в прошедшем квартале и декларация уже сдана, необходимо: выполнить действия, описанные выше, но в дополнительном листе книги, подготовить уточненную декларацию и сдать ее в соответствующую инстанцию.

Каждая фирма старается оптимизировать свои расходы при осуществлении своей деятельности и использует для этого все возможности, в том числе, применяя налоговые вычеты.  Именно с этой целью организация должна вести непрерывный и достоверный налоговый учет.

Оформление книги продаж и покупок позволяет оценить эффективность работы конкретной компании и прогнозировать сумму НДС, которую она сможет возместить в конкретном налоговом периоде. В связи с этим необходимо тщательно следить за изменениями в законодательстве и постоянно контролировать правильность указанных в книге данных. Это позволит избежать дополнительных расходов и вопросов со стороны налоговых органов.

Как сформировать данные книги в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются