Инструкции, образцы новости для бухгалтеров, кадровиков, юристов и руководителей ООО и ИП
 

Образец заполнения УПД (универсального передаточного документа)

Разработкой универсального передаточного документа (УПД) занималась Федеральная налоговая служба. Для тех ситуаций, когда необходимо было формировать и счет-фактуру и бухгалтерские первичные документы, теперь появился единый бланк, позволяющий сократить оборот документов.

УПД

Данный вопрос очень актуален для ведения любой бухгалтерии. Это очевидно, так как бухгалтер по мере выполнения своей работы составляет огромное количество первичных документов. А это влечет за собой затраты времени и снижение эффективности.

Однако цель любой организации – увеличить эффективность и уменьшить количество макулатуры. Поэтому УПД становится хорошим инструментом для достижения желаемого результата.  Эта статья нацелена на рассмотрение возможностей практического применения УПД.

ФНС постановило, что вопрос использования УПД оставляется на усмотрение самой организации и является лишь правом, а не обязанностью. Принять решение о применении этого документа бухгалтерия может в любое время. Такая возможность открылась благодаря отмене использования счета-фактуры и “первички” в обязательном порядке.

Нельзя не упомянуть, что ФНС утвердила большой спектр производимых процедур, предусматривающих применение УПД. Области, в которых предполагается его использование, подробно описаны на официальных интернет-ресурсах ФНС nalog.ru.

Для чего необходим

Необходимость в заполненииДаже в самом названии – универсальный передаточный документ – сообщается о применении документа с целью подтверждения передачи каких-либо ценностей (товаров, работ, услуг). Нельзя утверждать, что эта форма необходима исключительно для внутреннего документооборота организации.

Здесь как раз-таки подчеркивается его применение в сфере выполнения хозяйственной деятельности, совершаемой несколькими сторонами договорных отношений. В УПД одна сторона сделки определяется в качестве того, кто выполняет передачу товара (работ, услуг), а другая получает их.

Бухгалтерия использует УПД для проведения учета, списывания расходов по налогообложению прибыли, заявок по налоговым вычетам по НДС. Это представляется достаточно разумным решением. Основанием для такого вывода служит то, что формирование первичных документов осуществляется как при ведении бухгалтерского учета, так и налогового.

Может казаться, что УПД не представляет интереса участникам сделки в тех случаях, когда продавцом или поставщиком услуг не производится уплата налогов НДС, в связи с тем, что покупатель не имеет прав на вычет.

Но здесь же покупатель попадает в положение, в то время как продавцы двух категорий (плательщики и неплательщики) станут предоставлять различные по виду документы, а это породит сложности во время ввода сведений в систему бухгалтерии.

Бланк

Универсальный передаточный документ незатейлив, он сформирован по образцу уже существующих форм документов, используемых бухгалтерией. Счет-фактура, по сути, вставлена в новый бланк документа и выделена в рамку, при этом смысл не изменился.

[docs]

Остальные разделы нового бланка взяты из структуры товарной накладной, а также есть раздел, содержащий реквизиты, какие ранее встречались в бланках налоговых деклараций. Все это в очередной раз подтверждает «склеенность» документа.

Правила заполнения

Рассмотрим отдельные части документа. Главным образом УПД состоит из титульного, основного и заключительного раздела.

Титульная часть

Содержит детальную информацию о сторонах, участвующих в хозяйственной операции: наименования, их адрес, ИНН/КПП, контактные данные, валюта операции, данные о платежно-расчетном документе(при авансовом расчете).

Если процедура производится организациями, которые не являются налогоплательщиками, то УПД с надписью «счет-фактура» на титульной части, не обязывает стороны к выплате НДС.

Основная часть

Она позаимствовала многое в структуре счета-фактуры. Здесь необходимо зафиксировать данные о кодах товаров (работ, услуг), наименованиях товара (работ, услуг), единицах измерения, количестве, цене за единицу, стоимости товара, налоговых ставках, суммах налога,  стране происхождения, номерах таможенной декларации.

Здесь также как в счете-фактуре должны быть заполнены данные об уполномоченных лицах, выступающих подписантами. Обычно ими бывают глава предприятия, главный бухгалтер или другие имеющие доверенность сотрудники.

Заключительный раздел

Заключительная частьЭта часть своей структурой напоминает товарную накладную, являющуюся первичным документом. По этой причине УПД обретает функции первичного документа. Здесь представлены данные об основании для передачи/получения, сведения о перемещении и товаре, информация о сдаче и приме товара, как адресанта, так и адресата. Перечисляются сотрудники, которые несут ответственность за выполнение хозяйственной процедуры.

Мы рекомендуем для полного понимания структуры документа провести ознакомление с  тем, как устроена новый бланк универсального передаточного документа.

В Постановлении Правительства РФ №1137 определены Правила оформления счета-фактуры, а именно п.6 указывает на необходимость передачи одного экземпляра стороне покупателя в бумажном виде, а другой должен остаться у продавца. Одновременно с этим УПД, сформированный по образцу счета-фактуры и первички, предполагает присутствие подписи покупателя на всех экземплярах. Это не исключает возможности передачи стороне покупателя всех экземпляров УПД.

ФНС дала комментарий по этому поводу. Если предприятие отказалось от использования электронных версий документов, то отгрузочные действия и выставление счета-фактуры будет подтверждено с помощью существующих документов, используемых организацией в своей работе и которыми была зафиксирована информация об отгрузке товара совершенной лицом несущим материальную ответственность (складские, учетные документы в комплекте с транспортной накладной, учетные документы путевых листов).

Эту роль также выполняют документы, которые способны подтвердить наличие обоих экземпляров УПД у покупателя (реестры, расписки, описи вложений и т.д.).

Корректировка документа при обнаружении ошибки

Статус УПД повлияет на то, какой метод исправления ошибки будет использован. Документ может иметь характеристики совмещенного документа: и счета-фактуры и в тоже время первички (статус 1). Другой случай это, когда УПД выступает лишь в роли первичного документа (статус 2).

Читайте также:   Списываем бланки строгой отчетности

Ошибки бывают разных типов, иногда ошибка не позволяет принять НДС для вычета. В такой ситуации потребуется создать УПД заново. Для этого следует указать в строке порядковый номер и дату, когда был исправлен документ. Новый документ должен значится под статусом 1.

Ошибка другого вида наоборот позволяет принять НДС для вычета. При этих обстоятельствах заново создается УПД, с указанием статуса 2, на это никак не влияет значение изначального статуса документа.

Точно также, как и в первом случае, зафиксируйте в строке порядковый номер и дату, когда он был исправлен. Не нужно фиксировать УПД в учетных журналах по полученным и выставленным счетам-фактурам.

Если ошибка обнаружена в показателях, которые относятся к “первичкам”, не влияют на сведения по счету-фактуре, произведите корректировку согласно правил указанных в Законе №402-ФЗ от 06.12.11 создав новый УПД, с присвоением статуса 2 или исправления первичного УПД.

Сложности заполнения

Сложности заполнения УПДЕсть вероятность, что встретятся незнакомые реквизиты. ФНС заблаговременно пояснила, как справляться с некоторыми трудностями. Какая информация должна быть отражена в новых графах, а также на что обратить внимание во время заполнения привычных полей.

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе, содержащиеся в строках 3 и 4, могут быть дополнены данными об ИНН и КПП.

Реквизит, который сообщает код товара (работ, услуг) не обязателен для заполнения (графа Б). Если возникают трудности с этой графой, то можно оставить ее незаполненной, при  условии, что суть сделки будет ясна из 1-й графы.

Если вы приняли решение все же указать эти реквизиты, то там же можно внести данные об артикуле товара. Если предметом оформления служит выполненная работа или услуга, можно указать код в согласии с ОКВЭД и ОКУН. В дальнейшем это делает удобным подсчет доходов при совмещении нескольких налоговых режимов.

В 10-й строке содержатся данные о должности сотрудника, на которого возложена ответственность за выполнение процедуры, ФИО с его подписью. При этом нужно учитывать, что оформление УПД, находящемся  в статусе 1, после ввода табличных данных, требуется поставить подпись руководителя, главного бухгалтера или лиц, имеющих доверенность. В тоже самое время, нет надобности дублировать подписи ответственных лиц, если они занимаются также и отпуском товаров.

В хозяйственной деятельности принято, чтобы дата отгрузки и заполнения документа совпадали. По правилам первичный документ формируется в день, когда совершена операция. Все же случается, что процедура отгрузки товара совершается позднее даты составления документа.

Такие обстоятельства требуют использования 11-й строки, она отображает фактическую дату совершения отгрузки. Даже если задержки не произошло, во избежание ошибок, лучше вносить сведения в 11-строку. Действуя по такому принципу, не будет расхождений в указанных данных и создастся почва для решения споров.

Сложности заполненияВ 12-й строке можно зафиксировать информацию об отгрузке. Перечисление документов, которые прикладываются к УПД. Подробные отчеты о выполняемых работах и услугах сыграют хорошую службу, так как ФНС иногда требует детальные данные.

В 14-й строке должно фигурировать наименование организации выполнившей формирование документа, либо сам продавец, либо организация, выполняющая бухгалтерские операции по договору. Информация в строке может отсутствовать,  при наличии печатного оттиска с названием организации, заполнившим документ. И наоборот, в печати нет потребности, если заполнена графа.

Сторона покупателя тоже порой сталкивается с некоторыми сложностями при заполнении своей части УПД.

В 15-й строке указывается должность сотрудника, который получил груз или принял результат выполненных работ (услуг), после чего нужно заполнить фамилию с инициалами и заверить их подписью.

16-я строка должна сдержать сведения о фактической дате, когда был получен товар или принята проделанная работа (услуги) покупателем. Хотя заполнение данной строки не носит обязательного характера, налоговой службой рекомендовано его использование. Во избежание дополнительных трудностей убедитесь, что прописанная здесь дата согласуется с данными в строках 1 и 11.

17-я строка для дополнительных данных о получении может содержать информацию об имеющихся или отсутствующих претензиях. Если есть какие-либо замечания, можно заполнить информацию о фиксирующих этот явление данных, перечислив связанные с этим документы в этой строке.

В 18-й строке обозначается должность сотрудника, который уполномочен покупателем нести ответственность за оформление процедуры.  Здесь же будут фигурировать его фамилия и инициалы, заверенные подписью.  Нет необходимости заверять имя, если этот же сотрудник уже зафиксирован в 15-й строке, выступая ответственным лицом за прием товара.

19-я строка включает в себя сведения о том, кто является составителем документа. Это значит, что здесь заполняется название предприятия, заполнившего документ, выполняя функцию покупателя. Таким составителем может выступать другая фирма, выполняющая бухгалтерские операции на основании договора с покупателем.

Допускается пропуск этой строки во время заполнения, если организация поставила печать. И наоборот, в печати нет необходимости, если заполнена графа.

Вебинар относительно УПД в 1С Бухгалтерия представлен ниже.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector