Бланк и образец накладной

Накладная представляет документ, включающий данные о проведении операций, связанных с приемом-отпуском товарных позиции со склада фирмы. Посредством применения происходит подтверждение факта, что компания выполнила обязательства по договорам купли-продажи.

Документ выступает в качестве базы для списания выданной товарной позиции со склада продавца и последующего ее поступления на приход в рамках склада покупателя. В львиной доле ситуаций накладная применяется компаниями, осуществляющими торговую деятельность, производство, услуги и работы.

Для чего используют

Есть несколько направлений, в которых используется документ:

• покупка торговыми компаниями товарных позиций в целях последующей продажи;
• заключение договорных соглашений, связанных с куплей-реализацией оборудования, сырьевых ресурсов, материалов;
• приобретение материалов исполнителями.

В соответствии с нормами действующего законодательства РФ, составление накладной регламентируется специальными положениями федерального законодательства о бухгалтерском учете. Исходя из них, организации обязуются применять унифицированные бланки, к примеру, по форме ТОРГ-12.

Допускается и применение документов, которые разработаны фирмой в самостоятельном порядке. Главное, чтобы они включали в себя определенные реквизиты.

Форма накладной

В силу ФЗ №402 все моменты хозяйственной деятельности организации оформляются посредством первичной учетной документации, которая утверждается руководителем.

Представляет эту процедуру бухгалтер, ответственный за ведение отчетности. При этом фирме допустимо использовать унифицированные шаблоны и самостоятельно разработанные документы.

Так, в рамках Постановления государственного комитета статистики, имеется утверждение Альбома унифицированных форм первичных документов, среди них фигурирует накладная по форме ТОРГ-12. Она используется в целях оформления реализации ТМЦ в адрес сторонней фирмы.

С практической точки зрения в целях оформления продажи ТМЦ используется форма ТОРГ-12. Формирование и хранение документа осуществляется в классическом бумажном варианте или в электронном виде, в зависимости от предпочтений организации.

Кто составляет и на каком этапе отгрузки

Лицо, составляющее накладную, устанавливается законодательно и в рамках норм и правил организации.

1. Непосредственно покупатель. В этом случае договор не составляется, поскольку соглашение о перевозке не заключается. Расходные направления по перевозке регламентируются в рамках путевого листа.
2. Продавец без отдельной оплаты перевозки покупателем. В данном случае стоимость перевозки отдельно не выводится. Издержки на перевозку также подтверждаются в рамках путевого листа.
3. Продавец при условии, что транспортирование оплачивается покупателем. Стоимость в соглашении выделяется отдельным пунктом. В качестве перевозчика в документе продавец указывает себя. Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Один из них остается у продавца, другой – у покупателя.
4. Перевозчик, которого нанимает покупатель. Чтобы перевозчик мог получить товарные позиции, находящиеся у продавца, ему необходимо заручиться доверенностью, составленной покупателем.
5. Перевозчик, которого нанял продавец. Товарная накладная в данном случае – гарант реальности и действительности сделки по купле-продажи.

Традиционно накладная применяется в процессе получения товарных позиций со склада поставщика. Документ сразу же поступает к покупателю от поставщика и оформляется на базе материалов, полученных из счета, счета-фактуры, накладной М-15. В бланке классической накладной присутствуют следующие поля, обязательные к заполнению:

• номер и дата, в которую происходило составление;
• название сторон – отправителя и получателя груза;
• бумага, на базе которой отпускается товар (соглашение, договор);
• названия товарных позиций, измерения, количество, стоимость;
• должности, росписи и фамилии лиц, разрешающих отпуск, осуществляющих его, а также получателей;
• печати сторон.

[docs]

Составление осуществляется в двух экземплярах. Один из них остается у поставщика и выступает в качестве основания для списания ТМЦ. Второй – передается покупателю, получателю груза и является основой для оприходования и формирования вычетов.

Порядок оформления

Оформление накладной включает несколько этапов и действий, которые стоит принять во внимание.

Подписание

Первичная документация подлежит подписанию со стороны руководителя и главного бухгалтера, а также уполномоченных лиц. Их перечень утверждается со стороны руководителя после согласования с главным бухгалтером.

Так, руководитель наделяется правом передачи полномочия на подписание накладной, а также оформлением этого права посредством доверенности или специального приказа. При этом в форме может быть представлено целых пять подписей:

• три со стороны лица, продающего товар, в частности – от руководителя, бухгалтера и ответственного сотрудника: в ряде ситуаций подписывается документ одним человеком, обычно это «оператор», который на базе полученных сведений формирует документ, этот порядок следует закреплять в приказе или в должностной инструкции;
• одна со стороны покупателя, несущего ответственность за мероприятия по приему товарной позиции: когда происходит заполнение графы «груз получил грузополучатель», ставится подпись представителя этой стороны – лица, действующего на основании доверенности или устава;
• одна со стороны любого материально-ответственного сотрудника, принимающего груз, ставится в пункте «груз принял», здесь же проставляются материалы о доверенности, связанной с перевозкой ТМЦ.

Две последние подписи на практике может поставить одно и то же лицо, если оно владеет соответствующей доверенностью и правом подписи первичной документации.

Заполнение

Чтобы заполнить документ грамотно, необходимо принять во внимание несколько правил и нюансов:

1. В графе «отправитель груза» необходимо делать отметку согласно учредительной документации. Ставится полное или сокращенное название, сведения о юридическом, фактическом адресе, телефонном номере, реквизитах банковского характера.
2. Если отгрузка производится не со стороны поставщика, а его структурного подразделения, необходимо указать адрес его настоящего пребывания.
3. Строки «ОКПО», «вид деятельности ОКПД» подразумевают указание для организаций, составляющих ТН, т. е. для продавца товарно-материальных единиц.
4. Указание в пункте «грузополучатель» осуществляется в соответствии с учредительными бумагами. Речь идет о полном или кратком наименовании, почтовом адресе, номере телефона, реквизитах.
5. Около строки стоит «по ОКПО», этот момент необходимо обязательно заполнить, предоставив максимально подробные и детальные сведения.
6. В строках «поставщик» и «плательщик» принято отображать идентичные сведения с графами «отправитель» и «получатель» соответственно.
7. На практике бывают ситуации, что плательщик и получатель – это две разные организации. Тогда указание информации осуществляется согласно учредительной документации.
8. Есть пункт «основание», который подразумевает указание сведений о номере и дате договора. Если доставка осуществляется не в самостоятельном порядке, а с привлечением посредника, графа «транспортная накладная» не может оставаться незаполненной. Надо указать ее номерное значение и дату составления.
9. Непосредственно перед сводной табличкой бланка в графе «номер документа» и «дата» отмечается порядковый номер, дата соответственно.
10. В процессе составления сводной таблички необходимо принять во внимание тот факт, что ее данные должны соответствовать сведениям из бланка счета-фактуры.

Внесение данных в таблицу

В процессе заполнения стоит принимать во внимание несколько моментов:

• в столбике 5 бланковой части указывается кодовое значение единицы измерения;
• в столбце 6 идет отметка о виде тары (в сокращенном варианте), используемой для перевозки товара;
• в столбце 9 происходит указание массы каждой товарной позицией, во внимание берется и масса тары (необходимо указывать единицы).

Впоследствии с помощью прописи необходимо указать следующие моменты:

• «всего мест» – на пересечении «всего по накладной» и столбца 8;
• «масса груза» – на своде «всего по накладной» и столбика 9;
• «всего отпущено» – объединение строчки «всего по товарной накладной» и столбца 15.

От поставщика подписание документа должно осуществляться всеми лицами, разрешившими отпуск груза, а также главбухом. Важную роль играет заверение документа посредством печати. Даты, проставленные сторонами, должны совпадать с датами составления документа.

Ведение электронной накладной

Основная форма, а также порядок ведения электронной накладной практически не имеет отличия от бумажных аналогов. Исключение заключается в том, что электронная версия составляется в одном экземпляре, включающем в себя два файла.

Один из них создается со стороны продавца, а формирование второго происходит в процессе отправки документа (т. е. со стороны покупателя).

Для подписания электронной накладной вместо подписи, поставленной в ручном режиме, используется электронная, причем для продавца и покупателя она является одинаковой.

В строчке «отпуск разрешил» и «отпуск произвел», а также «главный бухгалтер», «груз получил», «груз принял» отмечаются данные, связанные с фамилией, инициалами соответствующих лиц. А в строчке «по доверенности №» отмечаются сведения о доверенности уполномоченного лица. Юридическая сила документа, сформированного в электронном варианте, является такой же, как и у бумажной версии. Больше никаких существенных различий и особенностей оформления не имеется.

Таким образом, накладная – важный документ, используемый предприятиями, реализующими и приобретающими товары, перевозящими грузы. Ее оформление происходит по унифицированной или отдельно разработанной на предприятии форме. Подписывают документ все стороны, причем на нем по итогу должно стоять по несколько подписей от всех ответственных лиц.

По какой форме должна быть накладная? Ответ на вопрос – на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются