Как правильно заполнить трудовую книжку?

Трудовая книжкаТрудовую книжку, по праву, считают главным документом каждого работника, она содержит все сведения о трудовой деятельности и имеющемся стаже, а также о поощрениях. Лицо, которое отвечает за ведение и сохранность трудовых книжек на предприятии, должно строго следовать нормам действующего законодательства.

Если все будет заполнено в соответствии с установленными требованиями, то в дальнейшем у работника не возникнет проблем ни при подсчете стажа, необходимого для назначения пенсии, ни при приеме на следующее место работы.

Законодательное регулирование

Особенности заполнения (и ведения в целом) трудовых книжек на законодательном уровне закреплены Инструкцией № 69, которая была утверждена от 10.10.2003, а также Правилами, которые регламентируют порядок хранения и ведения трудовых. Первый документ утвержден постановлением Минтруда РФ, он детализирует условия заполнения непосредственно трудовых книжек, а также дубликатов и вкладышей. А второй – принят правительством РФ 16.04.2003 (№ 225).

Помимо этого, обязательность заполнения трудовых на работников, проработавших более 5 дней у конкретного работодателя, установлена Трудовым кодексом РФ (66 статья). Существуют и иные нормативные и подзаконные акты, которые дополнительно регулируют порядок и условия ведения и хранения этих документов.

Ответственные на предприятии за заполнение

Дубликат трудовойОтветственность за правильность заполнения и ведения трудовых книжек всех сотрудников возложена на работодателя, который, в свою очередь, распорядительным документом назначает специально уполномоченного для этого работника. Если же такое лицо на предприятии или в организации не назначено, то работодатель отвечает за хранение, учет и ведение лично.

При этом, стоит учитывать, что это правило распространяется на работодателя, у которого лицо числится в качестве основного сотрудника. В ситуации, когда человек работает по совместительству, трудовая книжка на него дополнительно не ведется. Но, по желанию лица, все сведения о работе по совместительству могут вноситься кадровиком по основному месту работы.

Крупные фирмы, как правило, имеют в своем штате кадровую службу, или отдел кадров, мелкие организации – специалиста, занимающегося всеми кадровыми вопросами, а индивидуальные предприниматели чаще всего лично занимаются заполнением.

Общие правила заполнения

Заполнение трудовой

Образец заполнения трудовой книжки

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, которые проработали более пяти дней (при условии, что данное место работы является основным).
Если человек устраивается на работу впервые, то работодателем вносятся все сведения о нем в трудовую, а ее владелец ставит в указанном месте подпись. При внесении такой информации о вновь принятом работнике лучше ориентироваться на паспорт или иной документ, который удостоверяет личность.

В случае, если лицо принимается на новое место работы, уволившись с предыдущего, то в трудовую вносится запись о приеме на должность.

Все записи выполняют шариковой, гелевой или же перьевой ручкой, чернила, при этом, должны быть световодостойкими. Допустимый цвет чернил – синий, черный или же фиолетовый.

Слова пишутся полностью, не допустимы различного рода сокращения. Даты должны быть выполнены арабскими цифрами, при этом месяц и число указывают в виде двузначных чисел, а год – в виде четырехзначного числа.

Запрещено зачеркивать те записи, которые были ранее внесены неправильно или признаны недействительными. Вместо этого в трудовой книжке указывают, что запись под указанным номером является недействительной. Сразу же после нее делают верную запись с указанием основания и даты (как правило, это распоряжение или приказ работодателя или уполномоченного им на это органа).

Что необходимо помнить при заполнении?

Для начала на титульном листе (это первая страница) в обязательном порядке указывают следующие данные работника:

  • В соответствующих графах личные данные – фамилия, затем имя, после чего отчество работника (нельзя делать сокращения и вместо имени и отчества указывать инициалы);
  • Информация о дате рождения – именно в таком порядке: число, месяц и год; личные данные вносят на основании паспорта (гражданина РФ или заграничного), военного билета, водительского удостоверения;
  • Информацию об имеющемся образовании (на основании соответствующего документа – диплома, удостоверения, или же аттестата);
  • Сведения о специальности (профессии).
Титульный лист трудовой

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

После того, как первый лист заполнен, работник удостоверяет правильность внесенных сведений своей личной подписью, затем подпись ставит и лицо, которое непосредственно отвечает за заполнение (ведение) трудовой.

В раздел «Сведения о работе» (а именно, в графу 3) вносят полное название предприятия. В случае, когда имеется сокращенное наименование, то его указывают тоже.

Затем в графу 1 проставляют номер записи, а во вторую графу – дату начала работы. В следующую графу (3) вносят данные о структурном подразделении, указывается конкретное название должности, профессии – такая информация должна соответствовать штатному расписанию. Четвертая графа содержит основание для внесения записи – это обычно приказ работодателя (или иной документ распорядительного характера), в обязательном порядке указывается его номер и дата составления.

Если лицо работает еще и по совместительству, то запись об этом делает уполномоченное лицо по основному месту работы. С этой целью работник предоставляет приказ о приеме его по совместительству.

В ситуации, когда название предприятия меняется, то соответствующая запись об этом должна быть сделана и в трудовой.

Перевод сотрудника на другую должность (кроме ситуаций, когда переименовывают должность в штатном расписании) отражается в разделе «О работе». В соответствующих графах указывают: номер записи по порядку, дату перевода, на какую должность работник переводится и основание (распоряжение (приказ), изданное работодателем, с указанием номера и даты издания).

Следует обратить внимание и на порядок внесения информации о награждениях. Для этого в третьей графе раздела «Сведения о поощрениях» указывают полное название организации-работодателя (при наличии, и сокращенное), а затем указывают номер записи (в графе 1), в следующей графе проставляют дату. Третья графа включает информацию о том, какой наградой награжден сотрудник, кем и за какие заслуги. В четвертой графе, соответственно, прописывается основание для награждения – приказ с указанием номера и даты.

Увольнение в трудовой

Внесение записей об увольнении

В трудовой книжке, как правило, фиксируются и сведения о прекращении трудовых отношений. Точно так же, как и при приеме на работу, в первой графе указывают номер записи, затем – дату увольнения, в третьей графе уточняется причина увольнения (обязательно указывают ссылку на применяемую статью Трудового кодекса). В последней графе прописывают реквизиты (номер и дату) приказа, на основании которого правоотношения между работодателем и работником были прекращены.

Дополнительными сведениями считается информация о присвоении работнику другого разряда, категории или получении профессии. Такая информация вносится в раздел о работе.

Если должность работника была переименована в штатном расписании, то это должно найти отражение и в трудовой книжке.

Как правило, дополнительные сведения вносятся в раздел о работе уполномоченным на это лицом. Все записи должны производиться своевременно, без исправлений, зачеркиваний и помарок.

Учет рабочего времени Про правила заполнения табеля учета рабочего времени можно прочитать здесь.
Про то, как правильно оплачивается больничный лист можно прочитать в следующей статье.

В случае окончания листов

В случае, когда трудовая книжка закончилась, и места для внесения соответствующих сведений о работе и награждениях нет, то новую — заводить не нужно. Для того, чтобы сделать следующую запись, следует оформить вкладыш.

Данный документ вшивают в трудовую, и в ней производят соответствующую отметку (ставится штамп). Такой вкладыш, по сути, является продолжением трудовой книжки, и в дальнейшем заполняется аналогично. При этом, нумерация записей продолжается. В ситуации, если личные данные работника подлежат изменению, то они отражаются и в трудовой книжке, и непосредственно во вкладыше.

Как исправить ошибку?

Исправления в трудовой

Образец внесения исправлений в трудовой книжке

Кадровому работнику необходимо запомнить, что ни в коем случае не допускается зачеркивание записей, которые были сделаны ошибочно. Чтобы исправить ошибку, нельзя пользоваться теркой, лезвием, корректирующей жидкостью и иными приспособлениями.

Необходимо просто внести запись о том, что предыдущая запись признается недействительной. С этой целью в первой графе указывают номер записи, во второй – дату ее внесения, в третьей – прописывают, что запись под конкретным номером считать недействительной. После этого работник кадровой службы делает верную запись с указанием основания (приказа с датой и номером).

При этом, стоит отметить, что зачеркивание не допускается в разделах, где содержится информация о трудовой деятельности и награждениях. А вот если ошибка была допущена на титульном листе, то зачеркнуть неверные сведения можно. В данной ситуации необходимо указать данные уполномоченного лица (должность, фамилия и инициалы), которое произвело исправление, поставить подпись и заверить ее печатью.

Стоит отметить, что ошибками считают также сокращения и написание даты в неверном формате. Эти ошибки исправляют в общем порядке, признавая запись недействительной.

Внесение изменений

Заполнение трудовых книжекЕсли необходимо изменить личные данные, которые содержатся на титульном листе, то сведения, которые на сегодня не соответствуют действительности, следует зачеркнуть одной чертой, а сверху указываются новые. При этом, если лицо меняет фамилию, то на внутренней стороне обложки указывают основание для таких изменений (чаще всего это свидетельство о браке с указанием номера и даты).

Такая запись в обязательном порядке удостоверяется подписью и печатью работника кадровой службы.

Ведение документа индивидуальными предпринимателем

Действующим законодательством установлено, что индивидуальные предприниматели, по сути, являются работодателями. А поскольку предприниматель не может являться одновременно и работником, то запись в его трудовой книжке ни им самим, ни уполномоченным на это лицом не делается.

На индивидуального предпринимателя, который выступает в роли работодателя, возложена обязанность вести трудовые книжки в общем порядке.

Что делать, если необходим дубликат?

Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих ситуациях:

  • Если сотрудник потерял трудовую, или она по каким-либо причинам оказалась испорчена;
  • Если в трудовой значительное количество исправлений, то по письменному обращению работника может быть оформлен дубликат.

Для этого берут новую трудовую книжку и в самом верху справа пишут «Дубликат», после чего документ заполняют, начиная с титульного листа, как обычную трудовую при поступлении на первое место работы.

Для оформления дубликата установлен 15-дневный срок.

Особенности хранения и учета

Ведение трудовых книжекНа законодательном уровне установлена необходимость ведения книги, в которой отображено движение трудовых и вкладышей, а также приходно-расходной книги, в которой отражается для их учета. Листы в этих документах прошивают, нумеруют и скрепляют печатью.

При получении трудовой при увольнении работник расписывается об этом в книге движения трудовых. До этого момента отвечает за их хранение и учет уполномоченное на это руководителем предприятия лицо.

Хранят трудовые книжки в сейфе (лучше всего в несгораемом), или ином помещении, которое может обеспечить их сохранность. Передаются эти документы от одного ответственного лица к другому на основании акта приема-передачи, в котором указывают количество передаваемых трудовых книжек.

Видео: Порядок ведения

Правила оформления трудовых книжек с примерами и подробным описанием рассказаны в следующем видеоуроке.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных