Порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами является одной из составляющих как внешнего, так и внутреннего аудита. Сам участок учета не является обширным, но необходимо знать предмет и объект проверки, а также ее цель, метод, правильное использование которых поможет выявить «слабые места» участка.

Особенности процедуры и необходимость

Подотчетные лица – это работники предприятия, которые имеют возможность получать и использовать средства компании, полученные наличным и безналичным путем. Деньги могут выдаваться как в кассе (наиболее массовый и часто встречающийся вариант), так и в банке.

Что может включаться в расчеты такого плана:

1. Выдача средств на командировку как в пределах Российской Федерации, так и за ее пределами.
2. Приобретение хозяйственных материалов для обеспечения рабочего процесса.
3. Понесенные расходы в результате осуществления деятельности, например, транспортные, представительские.
4. Покупка мелкой бытовой техники, запасных частей и т.д.
5. Другие виды трат, не нарушающие норм закона.

И хотя на первый взгляд сектор кажется простым, в нем очень часто встречаются нарушения. Одновременно бухгалтер и кассир должны учесть много особенностей, соблюсти кассовую дисциплину, проверить подлинность предоставленных документов, отсутствие фактов мошенничества.

Аудитор должен проверить как сам авансовый отчет, так и все другие документы, являющиеся основанием для выдачи таких ресурсов.

Примерный спектр вопросов, который входит в компетенцию проверяющего:

1. Право самого человека на получение таких сумм. Лицо должно быть включено в список тех, кто на это имеет право.
2. Отсутствие задолженностей по ранее взятым обязательствам, все отчеты и подтверждающие трату чеки, накладные и т.д. должны быть сданы. Предоставляется оригинал, а не ксерокс.
3. Кассовая дисциплина: оформление всей первичной документации в соответствии с требованиями: сроки, оформление, алгоритм предоставления.
4. Сроки отчетности и сдачи таких средств. Подлинность документов.

Это главный, но не основной перечень вопросов. Он может значительно расширяться. Главное понять, что это лазейка для тех, кто может и имеет возможность проводить мошеннические схемы: разница в суммах покупки и выдачи, разница в количестве того, что было приобретено и потом оприходовано и т.д.

Именно поэтому аудит подотчетных сумм так важен и необходим на каждом предприятии, особенно там, где такой участок является популярным и пользующимся спросом: большое количество командировок и приобретение хозтоваров через сотрудников.

Нормативная база

Для того чтобы проводить контроль и проверку, необходимо ориентироваться в законодательстве и порядке того, как все должно быть организовано по нормативам. Отсутствие таких знаний не даст возможности проверить такой участок в полном объеме и правильно.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие такие взаимоотношения в учреждении:

1. ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. Постановление №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
4. Трудовой кодекс РФ, ст. 139.
5. Порядок ведения кассовых операций.
6. Другие положения, приказы, указы, регламентирующие процесс отправки людей в командировку и отнесение их понесенных затрат в размер подотчетных сумм.

Что относится к объектам проверки: План и программа

Каждый аудитор должен работать по Международным стандартам аудита, то есть не обойдется без составления плана и программы.

План и программа являются дополнением друг к другу. План содержит общие стратегические и тактические цели процедуры с указанием заданий и задач, выполнение которых поставлено перед специалистом. Сама программа – это более детальное руководство к действию, где указываются участки, исследуемые вопросы, исполнители, применяемые способы, методы.

Оба эти документа должны разрабатываться с учетом главных принципов аудиторской проверки:

1. Оптимальность. Применяемые способы, методы и общая методика должны обеспечивать оптимальное проведение процесса, с минимальными трудовыми и временными затратами и максимальной пользой.
2. Комплексность. Все должно изучаться в комплексе, то есть авансовый отчет должен проверяться не только на наличие подписей и сроков сдачи, а также на наличие подтверждающихся документов, кассовых ордеров и т.д.
3. Непрерывность. Весь процесс должен проводиться бесперебойно, с анализом участков учета, которые взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга.

В плане и программе обязательно должны быть прописаны объекты, которые принадлежать изучению, а также указаны источники информации, которые могут обеспечить такую процедуру.

Объекты:

1. Дебиторская задолженность учреждения, связанная с такой категорией лиц.
2. Кредиторская задолженность компании, которая есть у субъекта деятельности перед своими сотрудниками в разрезе таких расчетов.

Источники:

• приказ об учетной политике;
• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• выписки банков;
• приходные ордера;
• авансовые отчеты;
• приказы, распоряжения на командировку и журнал выбытия / прибытия работников;
• командировочные удостоверения;
• другие (при необходимости).

Виды методик

Виды методик такого сегмента учета могут быть такими же, как и при других направлениях:

• фактический контроль;
• документальная проверка;
• расчетные методы, аналитика.

Но в большинстве случаев используются документальны методы, проверяются документы. Также возможно применение метода расчетно-аналитического характера, когда проверяется правильность расчета суточных, понесенных расходов и т.д. Органолептические способы, то есть фактические, почти не используются.

Типовые ошибки

Каждый специалист уже знает спектр тех нарушений, которые обычно присутствуют в каждом сегменте. Такое направление тоже не является исключением.

Возможные нарушения в оформлении:

1. Неправильное оформление документов любой формы, в частности отсутствие части обязательных реквизитов.
2. Наличие исправлений. Обратить внимание на исправление сумм и сроков.
3. Отсутствие соответствующих знаков-прочерков в пустых ячейках.
4. Отсутствие каких-либо дат, особенно это касается командировок.
5. Нет подписей, штампов, печатей или они представлены не в виде «мокрой» печати, а в виде черно-белой.

Возможные ошибки в направлении кассовой дисциплины:

1. Наличие остатков у субъекта за ранее не отчетные суммы и выдача ему новой суммы.
2. Нарушение сроков возврата ресурсов.
3. Нарушение отнесения сумм НДС по приобретенным товарам к тому НДС, которое должно быть возмещено из бюджета.
4. Неправильно оформленная командировка, отсутствие приказа.
5. Неправильный размер расчета суточных.
6. Неправильное отражение хозяйственных операций в регистрах учета.
7. Другие.

Примеры

Понятное дело, что нельзя привести пример полной проверки такого участка, так как для этого необходимо представить много информации. И не всегда она будет нужной, так как все корректируется в индивидуальном порядке. Нарушения также могут быть разнообразными. Приведем один из возможных примеров.

Главный бухгалтер получила средства для командировки в кассе предприятия на основании предоставления удостоверения. Сумма получения – 3000. Оправдательные документы с билетами и чеком за гостиницу предоставлены на сумму 2900.

Отчет сдан по приезду на следующий день. Кассир претензий не имеет. Задолженность закрыта. Все списано на 71 счет.

Аудит:

1. Нет основания для выписки удостоверения. Должен быть приказ руководителя, которого нет, где указано с какого и по какое число планируется отъезд. На основании этого выписывается удостоверение.
2. Существует недостача средств в размере 100 рублей, она должна быть отнесена на недостачу и удержана из заработной платы. Для этого проведены проводки:

• отражена недостача: Дт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» Кт 70 «Расчеты с персоналом»;
• недостача удержана из зарплаты: Дт 70 «Расчеты с персоналом» Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам».

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами – узкопрофильное направление, имеющее типичные нарушения. Каждый опытный аудитор их уже знает и легко находит, но главное не стоит относиться к такой процедуре халатно, поскольку при массовом мошенничестве такие схемы могут приносить как для предприятия, так и отдельных субъектов не мало скрытых выгод.

В данном видео можно ознакомиться с дополнительной информацией по учету.